Фактическая численность работников

Такое понятие, как «фактическая численность сотрудников» не определено на законодательном уровне, как и методика подсчета. Но при этом данный показатель необходим для внутренних целей (например, для анализа деятельности), а также при формировании отчетности для контролирующих органов. Поэтому разберемся, что такое фактическая численность, для чего она нужна и как рассчитать эту величину.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что значит фактическая численность работников
2. Фактическая явочная численность работников
3. Фактическая списочная численность работников
4. Штатная и фактическая численность: разница

Что значит фактическая численность работников

В связи с тем, что законодатель не раскрывает данное понятие, работодатели самостоятельно определяют его значение. Принципы подсчета численности могут меняться в зависимости от целей. На практике существует два подхода, позволяющих определить показатель:

1. Учитывается весь персонал, который вышел на работу в день, когда определяется численный состав. Причем речь идет не только о тех, с кем заключены трудовые договоры, но также об исполнителях по ГПД, внешних совместителях, откомандированных и прочее. В данном случае важен факт присутствия на рабочем месте в определенный день или конкретную смену.
2. Фактическую численность приравнивают к списочной. При такой методике подсчета учитываются не только сотрудники с трудовыми договорами, вышедшие на работу, но и отсутствующие по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и прочее).

Но какой бы вариант подсчета фактической численности ни был выбран, в нее не включают вакантные должности. Поэтому штатное расписание не поможет провести расчет.

Фактическая явочная численность работников

Как понятно из названия, явочная численность определяется по сотрудникам, которые были на работе в определенный момент (смену, день). По данному показателю можно отслеживать ежедневную динамику посещаемости рабочих мест.

В явочной численности не учитываются следующие работники:

• ушедшие на больничный;
• декретницы;
• получившие отпуск (очередной, дополнительный, по уходу и прочее);
• взявшие отгул или отпуск за свой счет;
• ушедшие на простой и прочее.

При этом сотрудников, которые уехали в командировку, следует учесть, так как по факту они работают. Просто по поручению руководителя откомандированные выполняют свои обязанности в другом месте.

Если в компании трудятся внешние совместители, можете включать их в расчет явочной численности персонала. Это объясняется тем, что вам важно установить количество реально работающих сотрудников в конкретный момент (промежуток) времени. Конечно, если эти совместители фактически присутствовали на рабочем месте.

Как правило, данный показатель рассчитывается для решения следующих задач:

• определение эффективности использования трудовых ресурсов компании;
• анализ эффективности управления персоналом;
• обоснование расходов на фонд заработной платы;
• нормирование труда;
• определение трудоемкости;
• оптимизация штатной структуры компании.

Также явочная численность важна для сферы продаж и иных отраслей, где первостепенное значение имеет присутствие сотрудника на рабочем месте.

Сведения для расчетов искомого показателя берите из табелей учета отработанного времени Т-12 и Т-13 (бланки утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Несмотря на то что обязательное использование унифицированных форм отменено еще в 2013 году, большинство работодателей продолжают ими пользоваться. Это объясняется тем, что указанные формы позволяют решать следующие задачи:

• вести учет фактически отработанного каждым сотрудником времени;
• начислять заработную плату;
• рассчитывать отработанное время;
• контролировать соблюдение рабочего режима;
• составлять отчетность для контролирующих органов.

Чтобы рассчитать явочную численность, запросите у руководителей подразделений табеля. Далее путем простого суммирования подсчитайте количество сотрудников, присутствующих на рабочем месте в определенный день.

Фактическая списочная численность работников

Когда речь идет о фактической списочной численности персонала, учитывают работников, с которыми установлены трудовые отношения. Фактическое присутствие на работе в конкретный день в данном случае значения не имеет. Разобраться, как определяется общая списочная численность, помогут указания по заполнению формы статистического наблюдения № П-4. Данные указания, вступающие в силу 1 февраля 2026 года, утвердил Росстат своим Приказом от 17.11.2025 № 638.

Как правило, по фактической списочной численности рассчитывают затраты на персонал. Рассматривают при этом показатели за несколько месяцев в динамике (например, за квартал).

Обращаем ваше внимание: на основе списочной численности определяется среднесписочная. Она необходима для заполнения указанной формы статнаблюдения.

Как уже выяснили, в списочную численность необходимо включать весь персонал: тех, кто трудится на рабочем месте, и тех, кто по определенным обстоятельствам отсутствует. Как сказано в пункте 17 указаний, учитываются сотрудники, принятые работодателем по трудовому договору для постоянной, временной или сезонной работы на один и более дней. Также не следует забывать о собственниках бизнеса, труд которых оплачивается.

Учитывая все изложенное, в списочной численности считайте следующих работников:

• находящихся на рабочем месте, в том числе тех, кто не трудится из-за простоя;
• не явившихся на работу по болезни, что подтверждается больничным (заболевших сотрудников считайте весь период болезни до выхода на работу или выбытия по инвалидности);
• которые выполняют государственное или общественное задание;
• уехавших в командировку, если на всем ее протяжении вы им начисляете заработную плату (не забывайте о сотрудниках, которые выехали за пределы страны в служебных целях);
• находящихся в основном или дополнительном отпуске, даже если он оформлен с последующим увольнением;
• декретниц, мам, получивших отпуск по уходу или в связи с усыновлением ребенка;
• прогуливающих работу;
• получивших освобождение от работы для прохождения диспансеризации, медицинского осмотра, сдачи крови и ее компонентов;
• оформивших отпуск за свой счет, независимо от его продолжительности;
• беременных женщин, ожидающих новой должности, которых работодатель отстранил от работы в связи с наличием неблагоприятных факторов;
• находящихся под стражей по решению суда.

Также в пункте 17 указаний имеется список сотрудников, которые не учитываются в списочной численности, это:

• принятые по совместительству из других организаций;
• оказывающие услуги по договору ГПХ. Если вы заключили такой договор с сотрудником, который числится в списочном составе, учитывайте его один раз по основному месту работы;
• работающие в организации по договору о предоставлении рабочей силы, подписанному с государственным учреждением. Например, при наличии участка исправительного центра у вас может работать человек, приговоренный к принудительным работам в рамках уголовного процесса (ч. 3.1 ст. 60.1 УИК РФ);
• направленные на работу в другую организацию, если в вашей такой сотрудник не получает заработной платы;
• переехавшие на работу за рубеж;
• направленные вашей организацией на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию из средств работодателя;
• проходящие обучение по ученическому договору с работодателем и получающие стипендию весь срок ученичества;
• подавшие заявление об увольнении и переставшие выходить на работу до наступления его даты или переставшие работать без предупреждения работодателя. В списочной численности такие сотрудники не учитываются с первого дня невыхода;
• владельцы бизнеса, не получающие заработную плату;
• члены кооператива, не заключившие трудовой договор с организацией.

Посчитать списочную численность можно по данным, отраженным в табелях учета рабочего времени. Также потребуется информация из приказов о приеме, переводе, увольнении.

Если в организации имеются сотрудники, которые работают неполный рабочий день, учитывайте их в списочной численности пропорционально отработанному времени. При этом берите во внимание продолжительность рабочего дня, указанную в трудовом договоре или штатном расписании. Исключение в данном случае составляют сотрудники, переведенные на неполный рабочий день по инициативе работодателя. Они учитываются, как целые единицы (п. 16.1 указаний).

Если вам требуется средняя численность реально занятых работников за определенный период (допустим, за квартал), сделайте следующее:

1. Сложите списочную численность по персоналу за каждый месяц работы.
2. Разделите полученный результат на три или иное количество месяцев, за которое рассчитываете показатель.

Штатная и фактическая численность: разница

Понятие штатной численности также не раскрывается в законодательных актах. Но как показывает практика, в нее включают все должности, предусмотренные штатным расписанием: занятые и вакантные. В этом и заключается основное различие рассматриваемых понятий: в фактической численности вакантные должности не учитываются.

То есть можно сказать, что штатная численность – это плановая численность. А так как наличие вакансий – это проблема, которая затрагивает практически каждого работодателя, делаем вывод о том, что фактическая численность практически никогда не совпадет со штатной. Как правило, первая всегда меньше второй.

Но может сложиться и обратная ситуация: численность по факту превышает количество должностей по штатному расписанию. С такими обстоятельствами сталкиваются работодатели, принимающие людей на определенный период. Например, на время длительного больничного, декрета или отпуска по уходу за ребенком.

По факту временные сотрудники принимаются на должности, которые уже заняты основными работниками. То есть в штатном расписании должность одна, а принято на нее по трудовому договору два человека: один на постоянной основе, другой на определенное время.