В 2026 году нужно применять новые формы персонифицированного учета, в частности: АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, СЗВ-К. В статье расскажем, как их заполнить по новым правилам.
Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла
Содержание
СФР обновил ряд форм персонифицированного учета: что изменилось в 2026 году
С тридцатого декабря 2025 года вступил в силу Приказ СФР от 17.11.2025 № 1461. Им утверждены новые формы персонифицированного учета, порядок их заполнения и форматы сведений.
Речь идет, в частности, о формах:
• АДВ-1 (анкета зарегистрированного лица);
• АДВ-2 (заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете);
• АДВ-3 (заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета);
• СЗВ-К (сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования).
Отметим, что в приказе № 1461 отсутствует форма АДВ-6-1 (опись документов, передаваемых страхователем в СФР).
Утверждение новых форм и форматов связано с тем, что с 01.07.2025 СФР переводит сдачу отчетности из электронного документооборота компаний (ЭДОК) на Единую централизованную платформу в социальной сфере (ГИС ЕЦП). Для успешной подачи в СФР указанных выше документов необходимо обратиться за обновлением бухгалтерских и кадровых программ. С подробными сведениями можно ознакомиться на сайте фонда (https://sfr.gov.ru/employers/general_information/eflow).
После перехода на ГИС ЕЦП при подписании форм усиленной квалифицированной электронной подписью физлица-работника обязательно наличие машиночитаемой доверенности. Ее формат утвержден Приказом СФР от 27.05.2024 № 848.
АДВ-1
Если у трудоустроенного лица нет СНИЛС, его необходимо получить. Для этого нужно заполнить анкету по форме АДВ-1 и направить ее в территориальный орган СФР. Сотрудник может сделать это самостоятельно или через работодателя (пп. 1 п. 1 ст. 6 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 8 порядка заполнения форм, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2025 № 1461).
Работодатель обязан подать анкету не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с ним гражданско-правового договора. Правильность указанных сведений заверяется личной подписью сотрудника (п. 10 инструкции, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н).
В соответствующих строках формы АДВ-1 нужно указать:
• фамилию, имя, отчество сотрудника в именительном падеже;
• его пол, проставив букву «М» или «Ж»;
• дату рождения в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ», например, «25» мая 1998 г.;
• место рождения – в именительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность. В строке «населенный пункт» прописывается только название населенного пункта, тип населенного пункта, то есть слова «город», «село» прописывать не нужно. В строке «район» следует указать название района без указания слова «район» или сокращения этого слова. В строке «регион (область, край, республика, …)» приводится полное название. При этом слова «область», «край» указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, автономные области указываются общепринятыми сокращениями.
• гражданство – в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. В этой графе российские граждане проставляют значение «Россия» или «Российская Федерация». Иностранный гражданин указывает название страны, гражданином которой он является, лицо, не имеющее гражданства, пишет «Лицо без гражданства»;
• адрес постоянного места жительства – в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• адрес пребывания – если он отличается от адреса постоянного места жительства, а также при отсутствии постоянной прописки;
• городской или мобильный номер телефона;
• реквизиты документа, удостоверяющего личность. В соответствующих строках указывается вид документа, например, паспорт России, его серия и номер, дата выдачи в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ». А также прописывается название органа, выдавшего паспорт;
• ИНН (при наличии);
• дату заполнения документа в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ».
Строки с реквизитами акта гражданского состояния о рождении заполнять не требуется.
АДВ-2
Форма АДВ-2 подается в территориальный орган СФР в случае необходимости изменения сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица. Например, ее необходимо заполнить, если женщина вышла замуж и сменила фамилию.
Подать документ сотрудник может самостоятельно или через работодателя. Правильность указанных в форме сведений заверяется личной подписью работника (пп. 2 п. 2 ст. 6, пп. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 закона № 27-ФЗ, п. 9 приказа № 1461, пп. 19, 20 приказа № 256н).
В соответствующих строках формы АДВ-2 нужно указать:
• СНИЛС работника;
• его прежнюю фамилию, имя, отчество;
• новые анкетные данные. По общему правилу нужно заполнить графы, посвященные изменившимся сведениям. Например, привести новую фамилию в случае ее смены. Если имя и отчество остались прежними – соответствующие сроки остаются пустыми. При изменении места рождения нужно расписать все составляющие данного реквизита;
• реквизиты документа, удостоверяющего личность. В соответствующих строках указывается вид документа, например, паспорт России, его серия и номер, дата выдачи в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ». А также прописывается название органа, выдавшего паспорт;
• ИНН (при наличии);
• дату заполнения документа в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ».
АДВ-3
Форма АДВ-3 подается в территориальный орган СФР, если документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета утрачен или непригоден для дальнейшего использования. Таким документом может быть:
• страховое свидетельство, которое выдавалось до 01.04.2019 (ст. 7 Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ);
• уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ).
В форме АДВ-3 нужно указать:
• СНИЛС, который был ранее присвоен;
• фамилию, имя, отчество сотрудника в именительном падеже;
• пол работника – путем проставления буквы «М» или «Ж»;
• дату рождения в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ»;
• место рождения – в именительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• гражданство;
• адрес постоянного места жительства – в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• адрес пребывания – если он отличается от адреса постоянного места жительства, а также при отсутствии постоянной прописки;
• городской или мобильный номер телефона;
• реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• ИНН (при наличии);
• дату заполнения документа в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ».
СНИЛС в этом случае не изменится. Сотруднику через работодателя выдадут уведомление АДИ-РЕГ, подтверждающее его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, с указанным в нем СНИЛС (пп. 1, 7 ст. 6, абз. 2, 6 ч. 1 ст. 14, ч. 2 ст. 16 закона № 27-ФЗ).
СЗВ-К
В форме СЗВ-К отражают сведения о трудовом стаже сотрудника за период до его регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. В документе приводят данные о трудовом стаже (п. 12 приказа № 1461):
• за период по 31 декабря 2022 года включительно – для сотрудников, которые трудятся у работодателей, осуществляющих свою деятельность на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей. Работодатель должен заполнить документ в отношении всех занятых у него граждан и сдать его не позднее 31 декабря 2026 года (ч. 3 ст. 10 Федерального закона от 17.02.2023 № 17-ФЗ);
• за период по 31 декабря 2014 года включительно — для сотрудников, которые трудятся у работодателей, осуществляющих свою деятельность в Республике Крым и городе Севастополе. В случаях, указанных в статье 4 Федерального закона от 21.07.2014 № 208-ФЗ, в документ включаются сведения о стаже по 31 декабря 2015 года. Документ также заполняется в отношении всех сотрудников. Его необходимо было подать до 31.12.2021 (ч. 1 ст. 6.1 Федерального закона от 21.07.2014 № 208-ФЗ);
• за период до 1 января 2002 года – в отношении других работников. Предоставляется по запросу СФР.
Сведения вносятся в форму СЗВ-К на основании трудовой книжки и других документов, представленных работником для подтверждения трудового стажа. В отношении периодов работы в компании, составляющей форму СЗВ-К, заносятся данные на основании приказов и других документов этой организации.
Если трудовой книжки нет или в ней отсутствуют записи об отдельных периодах работы либо приведены неправильные, неточные сведения, подтверждением могут служить (п. 11 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015):
• трудовые договоры, оформленные по правилам, которые действовали на момент начала трудовых отношений;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.
При заполнении СЗВ-К:
• в раздел «Тип сведений» нужно отметить символом «Х» одно из значений: «Исходная», «Корректирующая» «Отменяющая». Исходная форма подается работодателем в отношении сотрудника первый раз. Если представленная исходная форма была возвращена фондом из-за содержащихся в ней ошибок, взамен нее нужно направить также исходную форму. Корректирующая форма подается с целью изменения ранее поданных сведений о сотруднике. Если в исходной форме были указаны сведения, которые не соответствуют действительности, в корректирующей форме нужно заполнить все разделы, а не только исправляемые. Информация корректирующей формы полностью заменяет информацию исходной формы. Отменяющая форма подается, чтобы полностью отменить сведения о сотруднике, которые были поданы ранее. В этой форме заполняются строки: «Страховой номер индивидуального лицевого счета», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения»;
• в раздел «Сведения о страхователе» вносят регистрационный номер работодателя в СФР, его ИНН, КПП и краткое название;
• в раздел «Сведения о застрахованном лице» прописываются данные сотрудника: его СНИЛС, фамилия, имя, отчество — в именительном падеже; дата рождения в формате: «ДД наименование месяца ГГГГ». Также в этом разделе нужно указать территориальные условия проживания на 31.12.2001 в соответствии с классификатором, который приведен в приложении к приказу № 1461 (РКС, МКС или оставить поле пустым). В отношении работников, проживавших в РКС и МКС, нужно указать установленный размер районного коэффициента в виде числа с дробной частью через запятую после значения кода. Если сведения подаются в отношении лиц, работающих на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, в Республике Крым и городе Севастополе, в соответствующей строке нужно проставить знак «Х».
В раздел «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности» сведения вносятся в хронологическом порядке. Нужно привести название компании-работодателя и проставить код вида осуществляемой в ней деятельности. Например, РАБОТА, СЛУЖБА, УХОД-ДЕТИ, СВО и так далее.
Затем в таблице указывают сведения о таком виде деятельности, в частности проставляется:
• порядковый номер записи;
• начало периода в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
• конец периода в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Графы «Территориальные условия», «Особые условия», «Исчисляемый страховой (трудовой) стаж», «Выслуга лет» заполняются в отношении отдельных категорий работников.
Строка «Профессия или должность» заполняется в соответствии с документом, подтверждающим данный период деятельности.
В строке «Со сведениями о трудовом стаже ознакомлен» сотрудник должен поставить личную подпись.
Копию сведений, представленных в СФР, нужно выдать работнику, если он попросит это сделать (ч. 2 ст. 15 закона № 27-ФЗ).
Вы можете оставить первый комментарий