Затянулись переговоры, не успели завершить работу или вовсе заболели прямо в командировке? Это частые случаи. Служебная поездка не всегда укладывается в запланированные сроки. В таких случаях у руководителей и их работников часто возникает вопрос: можно ли продлить командировку и как сделать это правильно, чтобы расходы были признаны, а у работодателя не возникло проблем с проверяющими. Давайте разбираться в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Можно ли продлить срок командировки?
- Возможно ли продление служебной командировки без согласия сотрудника?
- Возможные причины продления командировки
- Как правильно продлить командировку сотруднику: оформление
- Приказ о продлении командировки: примеры формулировок, бланк, образец
- Служебная записка на продление командировки: как составить, пример
- Согласие работника на продление командировки: требования к оформлению
- Заявление на продление командировки: нужно ли оформлять и когда может понадобится
- Как продлить командировку в 1С 8.3 ЗУП?
Можно ли продлить срок командировки?
Трудовое законодательство не запрещает продлевать срок командировки, если для этого есть обоснованные причины.
Командировка — это выполнение служебного поручения вне места постоянной работы. Следовательно, ее срок может быть изменен, если цель командировки не достигнута в установленное время.
Прямого термина «продление командировки» в законе нет. Порядок вытекает из следующих норм:
• ст. 166 ТК РФ — понятие служебной командировки;
• ст. 167- 168 ТК РФ — гарантии и компенсации при командировках;
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501;
• локальные нормативные акты работодателя (положение о командировках).
Из этих норм следует, что срок командировки определяется работодателем и может быть изменен по его решению.
Возможно ли продление служебной командировки без согласия сотрудника?
В данном случае действует одно общее правило. Командировка — это форма исполнения трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ). Значит, работодатель вправе определять ее срок, в том числе изменять его, если сохраняется служебная необходимость.
Продление командировки возможно и без отдельного письменного согласия сотрудника, если цель командировки остается прежней, продление связано с работой, не нарушаются трудовые гарантии.
Согласие работника не нужно, если одновременно соблюдены все условия.
1. Продление обусловлено производственной необходимостью (не завершены переговоры, работы).
2. Функции работника не меняются. Он продолжает выполнять то же служебное задание.
3. Продление не затрагивает охраняемые законом ограничения. Работник не относится к категории, которую нельзя направлять в командировки без согласия.
4. Соблюдаются гарантии и компенсации Суточные, проживание, проезд оплачиваются в полном объеме (ст. 168 ТК РФ).
В этом случае работодатель издает приказ о продлении, и командировка продолжается на законных основаниях.
Есть ситуации, в которых продлить командировку без согласия нельзя. Это относится к случаям, когда работник причисляется к особым защищенным категориям граждан (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ). Среди них:
• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• одинокие родители, опекуны (без матери) с детьми до 14 лет;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, ухаживающие за больными членами семьи;
• инвалидов.
Таких работников необходимо направлять в служебные поездки с их письменного согласия. Продление командировок допускается также исключительно по согласию. Если порядок нарушен, работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Также рекомендуем во избежание споров получить согласие работников на продление в случае если меняются ранее оговоренные условия труда. Например, когда продление срока командировки напрямую влияет на режим рабочего времени или отдыха, существенно увеличивает срок отсутствия. Это может быть в последующем расценено судебными инстанциями как изменение условий трудового договора.
Если сотрудник обоснованно отказывается от продления служебной поездки, это не может считаться дисциплинарным проступком (например, прогулом). В таком случае нельзя применить взыскание, предусмотренное ТК РФ. В Данном случае работодатель должен завершить командировку и направить в нее другого сотрудника либо найти компромиссное решение и оформить иной вариант выполнения работ.
Обоснованный отказ работника придется доказать. Работник должен представить подтверждающие документы уважительных причин, которые препятствуют исполнению служебных обязанностей. Это может быть как медсправка о состоянии здоровья, так и различные семейные обстоятельства, например смерть близкого родственника.
Без наличия уважительных причин отказ будет считаться необоснованным. Это подтверждает пример из судебной практики (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 07.12.2017 по делу № 33-9066/2017).
Чтобы минимизировать возможные риски рекомендуем работодателю зафиксировать причину продления (служебная записка, письмо), издать соответствующий приказ, в нем прописать четкие новые даты. Также убедитесь, что работник не относится к защищенной категории и обеспечьте все компенсации.
Возможные причины продления командировки
Причины должны быть служебными и обоснованными. На практике чаще всего встречаются следующие основания:
Производственная необходимость:
• не завершены переговоры;
• не подписаны документы;
• не выполнен должный объем работ.
Обстоятельства, не зависящие от работника:
• отмена или перенос встреч со стороны контрагентов;
• задержка поставок или оборудования;
• перенос сроков мероприятий.
Транспортные причины:
• отсутствие билетов;
• в связи с задержкой рейса.
Форс-мажорные обстоятельства:
• неблагоприятные погодные условия;
• чрезвычайные ситуации;
• болезнь работника в месте служебной поездки.
Продление не может быть оформлено по личным причинам работника, если они не связаны с выполнением служебного задания.
Как правильно продлить командировку сотруднику: оформление
Решение о продлении командировки принимает руководитель организации либо
уполномоченное лицо (если это предусмотрено локальными актами).
Основанием служит служебная записка, сообщение работника (по телефону, почте, мессенджеру), информация от принимающей стороны.
Разберем пошаговый алгоритм оформления продления командировки.
1. Обоснование продления
Работник может сообщить работодателю причину и предполагаемый новый срок. Инициатива продления может исходить и от работодателя, также с обращением может выступить и организация – принимающая работника сторона.
Форма сообщения не установлена. Лучше, чтобы оно имело письменный вид.
Например, служебная записка, электронное письмо или сообщение, которое можно распечатать и приложить к документам.
2. Определение нового срока командировки
Определяет работодатель с учетом объема и сложности работы (п. 4 Положения о служебных командировках).
3. Издание приказа о продлении командировки.
Это ключевой документ. В приказе укажите следующие сведения:
— ФИО работника;
— реквизиты первоначального приказа о командировке;
— причину продления;
— новые даты командировки;
— место командировки (если не меняется — указывается прежнее);
— основание (служебная записка, сообщение).
Приказ может быть оформлен отдельным документом (самостоятельным новым приказом), либо как изменение к первоначальному приказу о направлении в служебную командировку.
4. Ознакомление работника
Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись, либо иным способом, если он находится в командировке (с последующим подтверждением).
5. Корректировка расчетов
После продления командировки обеспечьте необходимые выплаты. Выплатите суточные за фактическое количество дней, возместите дополнительные расходы на проживание и проезд, при необходимости оформите дополнительный аванс.
Все расходы должны быть подтверждены документами.
Приказ о продлении командировки: примеры формулировок, бланк, образец
Форма приказа законодательно не установлена. Составьте его в свободной письменной форме. Продление в устной форме не допускается. Оформите документ до окончания первоначального срока командировки. Оформление приказа задним числом не допускается. Это может вызвать вопросы от проверяющих органов в рамках проверки.
Обязательные реквизиты:
• наименование организации;
• номер и дата приказа;
• ФИО и должность командированного;
• прежний и новый срок командировки;
• причина продления;
• указание на сохранение условий оплаты;
• основание;
• подпись руководителя.
Если локальным актом организации утверждена форма документа, используйте ее.
Вот некоторые формулировки, которые можете использовать в приказе в зависимости от различных случаев.
Продление в связи с производственной необходимостью
«В связи с производственной необходимостью», «В связи с необходимостью завершения переговоров с контрагентом», «В связи с продлением сроков выставки».
Продление из-за задержки контрагента
«В связи с переносом сроков проведения совещания по инициативе принимающей стороны (указать наименование организации)».
Продление из-за большого объема работ
«В связи с увеличением объема работ, не завершенных в установленный срок».
Продление по причине транспортных обстоятельств
«В связи с отсутствием транспортного сообщения в установленную дату возвращения».
Продление по инициативе работодателя
«По решению работодателя в целях надлежащего выполнения служебного задания».
Бланк для заполнения приказа можете скачать здесь.
Далее можете ознакомиться с примером заполненного приказа.
Общество с ограниченной ответственностью «БЕТА»
ПРИКАЗ
о продлении срока служебной командировки № 54-Н
15 мая 2025 г.
г. Москва
В связи с производственной необходимостью и необходимостью завершения
переговоров с ООО «Промысел» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Продлить срок служебной командировки Апостолову И.И., ведущему менеджеру отдела продаж, направленному в г. Санкт-Петербург, с 13 мая 2025 г. по 15 мая 2025 г., до 18 мая 2025 г. включительно.
2. Считать условия оплаты труда, а также порядок возмещения командировочных
расходов на период продления командировки неизменными и осуществлять их в соответствии со ст. 167–168 Трудового кодекса Российской Федерации и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки.
3. Отделу бухгалтерии произвести соответствующие расчеты.
Основание: служебная записка Апостолова И.И. от 14.05.2025 № 11.
Генеральный директор /Павлов П.П./
Служебная записка на продление командировки: как составить, пример
Служебная записка о продлении командировки — это внутренний документ, которым работник или руководитель подразделения, в котором он работает, обосновывает необходимость изменения срока командировки и инициирует издание приказа.
Юридически это документ является именно основанием, а не самим распорядительным актом.
Законодательство не устанавливает обязательность составления служебной записки. Однако рекомендуем ее составлять в качестве основания для последующего издания приказа. Вместо служебной записки работник также может составить заявление.
Оформите записку, если возникла производственная необходимость остаться в месте командировки дольше, контрагент перенес встречу или переговоры, увеличился объем работ, не завершено служебное задание, возникли объективные обстоятельства (логистика, режим работы принимающей стороны).
Составьте записку до окончания первоначального срока командировки. В таком случае приказ о продление можно будет составить вовремя, а не задним числом.
Составляйте в свободной письменной форме. Бланк записки на законодательном уровне не утвержден. Придерживайтесь делового стиля без упоминания личных причин.
Включите в документ следующие сведения:
Адресат (руководитель организации или уполномоченное лицо);
Автор (ФИО, должность);
Наименование документа («Служебная записка»)
Суть вопроса (укажите факт нахождения в командировке, текущий срок, причину продления, предлагаемый новый срок).
Просьбу о продлении командировки.
Дату и подпись.
Далее пример заполненной служебной записки от работника и от руководителя структурного подразделения.
Начальнику отдела продаж
Афанасьеву П.П.
от ведущего менеджера
отдела продаж
Бабаева И.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В настоящее время я нахожусь в служебной командировке в г. Москве в период с 12 апреля 2025 г. по 15 апреля 2025 г. на основании приказа от 10.04.2025 № 23-к.
В связи с необходимостью завершения переговоров с ООО «Финплюс», перенесенных по инициативе принимающей стороны, служебное задание не может быть выполнено в установленный срок. В связи с этим считаю целесообразным продление командировки на 3 рабочих дня.
Дата: 14.04.2025 Подпись: ____________ Бабаев И.И.
Руководителю ООО «Промысел»
Опалову П.Р.
от начальника отдела продаж
Афанасьева П.П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В настоящее время ведущий менеджер отдела продаж Бабаев И.И. находится служебной командировке в г. Москве в период с 12 апреля 2025 г. по 15 апреля 2025 г. на основании приказа от 10.04.2025 № 23-к.
В связи с необходимостью завершения переговоров с ООО «Финплюс», перенесенных по инициативе принимающей стороны, служебное задание не может быть им выполнено в установленный срок. В связи с этим прошу продлить срок служебной командировки на 3 рабочих дня.
Дата: 14.04.2025 Подпись: ____________ Афанасьев П.П.
В приказе о продлении командировки записка указывается как основание, например: «Основание: служебная записка Иванова И.И. от 14.04.2025 № 12».
Согласие работника на продление командировки: требования к оформлению
Согласие на продление командировки – это волеизъявление самого работника. По общему правилу оно не требуется. Исключение – защищенные ТК РФ категории работников, о которых говорилось ранее.
Если продлевается их командировка потребуется получение письменного согласия, подтверждение отсутствия медицинских противопоказаний (при необходимости).
В остальных случаях оформлять согласие не обязательно. На практике оно может потребоваться когда меняется место работы, изменяется трудовая функция, ухудшаются условия оплаты или компенсаций, есть риск спора, работник возражает устно.
Если согласие оформляется, оно должно быть письменным и добровольным. Успейте получить его до издания приказа или одновременно с ним.
Согласие может быть выражено в форме отдельного документа, резолюции «Согласен» на служебной записке.
Заявление на продление командировки: нужно ли оформлять и когда может понадобится
Такое заявление по ТК РФ не является обязательным документом. Срок командировки определяется работодателем, а его изменение оформляется распорядительным актом — приказом. Следовательно, само по себе продление командировки не требует волеизъявления работника и не предполагает обязательного заявления с его стороны.
На практике заявление может понадобиться в ряде случаев. В первую очередь – когда нужно получить согласие работника. Это касается защищенных категорий работников (женщина с ребенком до трех лет, одинокий родитель, опекун, работник с инвалидностью).
Заявление и служебная записка — это разные по правовой природе документы. Служебная записка — это внутренний служебный документ, который используется для обоснования управленческого решения. Ее задача — объяснить работодателю, почему командировку необходимо продлить. В ней как правило не содержится согласия или просьбы о продлении.
Заявление является формой выражения воли работника. В нем он не докладывает обстоятельства, а прямо сообщает о своем согласии или обращается с просьбой.
На практике же часто составляется один из документов, в котором описываются и факты и сама просьба о продлении.
Форма заявления в Законе также не содержится. Составьте его в свободной письменной форме, обязательно включив все реквизиты, как и в служебной записке.
Как продлить командировку в 1С 8.3 ЗУП?
1С «Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3» — это программа для кадрового учета заработной платы и персонала.
В ней, в том числе фиксируются приемы, переводы, увольнения, отпуска, командировки, отсутствия, рассчитывается средний заработок, формируются табели, начисляется зарплата.
Если продление командировки не отражено в 1С, то для системы сотрудник в эти дни либо работает, либо отсутствует без причины. В результате возникают ошибки различные ошибки (формируется неправильный табель, неверный расчет среднего заработка).
Есть два способа отражения продления командировки в программе.
1. Если первоначальная командировка уже закрыта и учтена в расчетах.
Создайте новый документ. Для этого перейдите: Кадры — Командировки – Создать.
В новом документе укажите необходимые сведения, а также дату начала — день, следующий за датой окончания первоначальной командировки и дату окончания. Укажите обоснование (например, приказ). Проведите документ. В результате в табеле дни будут отражены как командировка, средний заработок рассчитан корректно.
2. Изменение существующего документа (когда командировка еще не закрыта, расчет зарплаты не выполнен).
Откройте ранее созданный документ «Командировка». Измените дату окончания на новую. Перепроведите документ. Проверьте перерасчет среднего заработка.
Вы можете оставить первый комментарий