Как сдать отчет ЕФС-1 электронно бесплатно

С 2026 года ЕФС-1 остается одной из главных форм отчетности для работодателей. Через нее компании и ИП передают в Социальный фонд сведения о кадровых изменениях, стаже работников и страховых взносах. Несмотря на то, что сама форма уже стала привычной, вопросы о ее сдаче по-прежнему возникают. Особенно у малого бизнеса и предпринимателей, которые только начинают работать с сотрудниками. В статье разберем, кто обязан сдавать ЕФС-1 в электронном виде, а кто может использовать бумагу, в каких случаях отчет вообще нужно подавать и в какие сроки, а также разберем последние изменения, которые коснулись ЕФС-1.

Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Кто обязан сдавать ЕФС-1 электронно, а кто может выбрать бумагу?
2. Какие разделы ЕФС-1 и в какие сроки нужно подавать
3. Где сдать ЕФС-1 бесплатно: обзор доступных сервисов
4. Пошаговая инструкция: сдаем ЕФС-1 через Личный кабинет страхователя на сайте СФР
5. Что изменилось в порядке сдачи с 2026 года
6. Частые ошибки и риски при бесплатной сдаче

Кто обязан сдавать ЕФС-1 электронно, а кто может выбрать бумагу?

ЕФС-1 — это единая форма сведений для Социального фонда России. С 2023 года она объединила сразу несколько прежних отчетов:

— СЗВ-ТД;

— СЗВ-СТАЖ;

— 4-ФСС;

— ДСВ-3.

Через ЕФС-1 работодатели сообщают, в том числе, о приеме и увольнении сотрудников, кадровых переводах, договорах ГПХ, страховом стаже, взносах на травматизм, специальных условиях труда.

По общему правилу отчет обязаны подавать все организации и индивидуальные предприниматели (ИП), у которых есть наемные сотрудники или исполнители по договорам ГПХ (ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Так, форма ЕФС-1 сдается на всех, с кем у вас оформлены официальные отношения:

• по трудовым договорам: все работники, включая совместителей.
• по договорам ГПХ: исполнители по договорам ГПХ на выполнение работ или оказание услуг, а также по авторским или лицензионным договорам.

Не сдают ЕФС-1:

— ИП без сотрудников;

— самозанятые без работников;

— физлица, которые не являются работодателями.

Отчетность в электронном виде обязаны подавать работодатели, только если в штате 11 и более застрахованных работников (на вознаграждения начисляются страховые взносы) (п. 2 ст. 8 ФЗ № 27-ФЗ).

Если численность работников – застрахованных лиц составляет 10 человек и меньше, работодатель может сам выбрать формат сдачи (электронный или бумажный).

На практике даже если закон разрешает бумажную форму, многие работодатели постепенно переходят на электронную сдачу добровольно.

Это связано с удобством, экономией времени, цифровизацией процессов (быстрее отправка, меньше поездок, легче исправлять ошибки, можно сдавать отчетность дистанционно).

С 30 декабря 2025 года действует обновленная форма ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.2025 №1462), а ее электронный формат утвержден отдельным Приказом СФР от 17.11.2025 №1463.

Какие разделы ЕФС-1 и в какие сроки нужно подавать

Отчет состоит из титульного листа и нескольких разделов, которые подаются отдельно в зависимости от кадрового события. Срок сдачи будет зависеть от того какой раздел подаете. Разберем какие разделы есть в ЕФС-1 и когда их сдавать.

1. Подраздел 1.1 раздела 1 Сведения о трудовой деятельности. Аналог СЗВ – ТД.

Сюда попадают такие кадровые события, как, например, прием на работу, увольнение, приостановление/возобновление трудового договора, заключение ГПХ, перевод.

Срок сдачи — на следующий рабочий день после наступления события, а именно издания приказа или распоряжения (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

При переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ о переводе.

Если в отчетном периоде не было никаких кадровых событий, подавать какие-либо сведения не нужно.

2. Подраздел 1.2 раздела 1 Сведения о страховом стаже.

(аналог СЗВ — СТАЖ). Подается по работникам с особыми условиями стажа, при назначении пенсии и ежегодной отчетности.

Срок сдачи — ежегодно до 25 января следующего года.

При назначении пенсии — в течение 3 календарных дней по запросу СФР или работника.

3. Подраздел 2 раздела 1 Сведения об особых условиях труда.

Заполняется вместе с подразделом 1.2.

Сроки сдачи те же, что и у подраздела 1.2:

— ежегодно до 25 января;

— в течение 3 дней при запросе на назначение пенсии.

4. Подраздел 1.3 раздела 1 Сведения о зарплате работников госучреждений.

Сдают только государственные и муниципальные учреждения.

Срок сдачи — ежемесячно до 25-го числа следующего месяца (п. 9 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ).

5. Подраздел 3 раздела 1 Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Сроки сдачи:

ежеквартально — до 25-го числа месяца после квартала:

I квартал — до 25 апреля;

полугодие — до 25 июля;

9 месяцев — до 25 октября;

календарный год — до 25 января.

6. Раздел 2 Взносы на травматизм.

Подаются теми работодателями, чьи сотрудники подлежат обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Срок сдачи – ежеквартально до 25-го числа месяца после отчетного квартала.

При совпадении срока сдачи с выходным или нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Где сдать ЕФС-1 бесплатно: обзор доступных сервисов

Сегодня бесплатно сдать ЕФС-1 действительно можно. У каждого варианта есть свои особенности: где-то ограничен функционал, сложнее настройка, а где-то придется самостоятельно разбираться с XML-файлами и электронными подписями.

Разберем основные сервисы, через которые можно бесплатно подготовить и отправить ЕФС-1 в 2026 году.

1. Личный кабинет страхователя СФР — официальный бесплатный способ.

Именно этот сервис СФР рекомендует для самостоятельной сдачи ЕФС-1.

Через кабинет можно:

— заполнить ЕФС-1 вручную;

— загрузить XML-файл;

— подписать отчет УКЭП;

— отправить отчет в СФР;

— получить протокол приема;

— отслеживать статусы отчетности.

Для работы с сервисом потребуется подтверждение через Госуслуги (подтвержденная учетная запись), усиленная квалифицированная электронная подпись для ЕФС-1, КриптоПро и браузерный плагин (если используете облачную КЭП, то дополнительное ПО может не потребоваться), машиночитаемая доверенность СФР, если документ подается не руководителем.

Единая централизованная цифровая платформа СФР – сервис ведомства, в который попадет ваша отчетность. Главная задача платформы – сократить бумажный документооборот, перейти на электронный документооборот СФР и тем самым ускорить обработку сведений.

2. Бесплатные тестовые периоды операторов ЭДО.

Многие операторы электронной отчетности дают временный бесплатный доступ.

Например, Контур.Экстерн, СБИС. Минусы такой услуги, что бесплатность – это временный фактор, затем необходимо подключить платный тариф.

3. Программа для заполнения ЕФС-1 бесплатно — SPU_ORB.

Программа помогает формировать ЕФС-1, проверять данные, создавать XML-файлы, печатать формы.

Как это работает

Схема работы с ней обычно такая:

— устанавливаете SPU_ORB;

— формируете отчет;

— выгружаете XML;

— загружаете файл в личный кабинет СФР;

— подписываете и отправляете.

Программа помогает именно заполнить отчетность, но не отправлять ее бесплатно.

4. Банковские сервисы для бизнеса.

Некоторые банки встроили отчетность в свои бухгалтерские сервисы. Например, Т-Банк, Точка. Часть функций может предоставляться бесплатно в рамках тарифа расчетного счета.

Пошаговая инструкция: сдаем ЕФС-1 через Личный кабинет страхователя на сайте СФР

Личный кабинет страхователя СФР — это бесплатный сервис, через который можно отправлять ЕФС-1 онлайн без операторов ЭДО и без покупки отдельной программы. Способ особенно популярен у небольших компаний и ИП, которые хотят сдавать отчетность самостоятельно.

Для удобства разработали инструкцию «Как подготовить, подписать и отправить отчет ЕФС-1 через сайт СФР в 2026 году».

Перед началом убедитесь, что у вас есть:

— подтвержденная учетная запись организации на Госуслугах;

— усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);

— установленный КриптоПро и браузерный плагин;

— доступ в личный кабинет страхователя СФР;

— машиночитаемая доверенность (МЧД), если отчет подписывает не руководитель.

Шаг 1. Подготовьте электронную подпись.

Для отправки ЕФС-1 нужна действующая УКЭП.

Подпись может принадлежать как руководителю, так и ИП или уполномоченному сотруднику. Если отчет отправляет бухгалтер или представитель, дополнительно потребуется МЧД. Без нее СФР отклонит отчет.

Рекомендуем проверить заранее:

— срок действия сертификата;

— установлен ли КриптоПро CSP;

— видит ли браузер сертификат;

— установлен ли криптоплагин.

Шаг 2. Войдите в личный кабинет СФР.

Откройте личный кабинет страхователя. Нажмите «Войти через Госуслуги». Авторизуйтесь через ЕСИА. Выберите организацию.

Шаг 3. Настройте права сотрудников

Если отчетность сдает бухгалтер, а не директор, зайдите в раздел: «Реестр исполнителей» или «Доверенные лица». Добавьте сотрудника. Назначьте роль: бухгалтер, кадровик, администратор.

Шаг 4. Подготовьте отчет ЕФС-1

Есть два варианта:

Вариант 1. Заполнить отчет прямо в кабинете.

Перейдите в раздел: «Отчетность» — «Формы отчетности».

Нажмите: «Создать новый отчет».

Выберите ЕФС-1, нужный подраздел.

Вариант 2. Загрузить готовый XML-файл.

Такой вариант подходит, если отчет формируется в других сервисах, например СБИС, 1С.

В этом случае сформируйте XML-файл в другом сервисе. В личном кабинете нажмите: «Загрузить файл отчетности». Выберите нужный XML.

Шаг 5. Выберите нужный подраздел ЕФС-1

Это очень важный этап. В ЕФС-1 отправляется не весь отчет полностью, а только титульный лист и нужный раздел.

Шаг 6. Проверьте отчет.

Перед отправкой нажмите: «Проверить» или «Контроль».

Система проверяет:

— формат;

— обязательные поля;

— СНИЛС;

— даты;

— коды мероприятий.

Шаг 7. Подпишите отчет

После проверки нажмите «Подписать». Выберите нужный сертификат УКЭП.

Подтвердите подпись. Если подписывает представитель, система запросит МЧД.

Шаг 8. Отправьте отчет

После подписания нажмите «Отправить». Система присвоит отчету идентификатор процесса. Рекомендуем сохранить:

— номер отправки;

— XML-файл;

— скриншот отправки.

Шаг 9. Проверьте статус отчета

Перейдите в раздел: «Журнал отчетов» или «Отправленные документы».

Обычно ответ приходит через 15–30 минут, иногда — до 24 часов.

Если пришел положительный протокол – это означает, что отчет принят.

Что изменилось в порядке сдачи с 2026 года

С 2026 года работодатели начали сдавать ЕФС-1 по обновленной форме. Социальный фонд России утвердил новый бланк, порядок заполнения и электронный формат отчетности приказами № 1462 и № 1463 от 17.11.2025. Формально структура отчета осталась прежней, но на практике бухгалтеры и кадровики получили сразу несколько важных изменений, которые уже влияют на ежедневную работу.

Новая форма ЕФС-1 действует с 30 декабря 2025 года. Это означает, что отчетность за периоды 2025 года и далее СФР принимает только по новому формату. Старые бланки фонд больше не обрабатывает.

Одновременно изменился и электронный формат подачи. Для компаний, которые сдают отчетность через операторов ЭДО или бухгалтерские программы, это означало необходимость обновить программное обеспечение и проверить совместимость форматов обмена с СФР.

Основные корректировки затронули подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности работников. Из формы убрали отдельные коды: ДИСТ, НДОМ. Ранее они использовались для отражения дистанционной и надомной работы. Теперь отдельно сообщать о переводе сотрудника на удаленный формат больше не требуется.

СФР уточнил правила заполнения отдельных граф:

— скорректированы требования к кодам трудовой функции;

— обновлены правила указания кадровых мероприятий;

— уточнен порядок отражения сведений по договорам ГПХ.

Сроки сдачи разделов в целом сохранились. Подразделы по-прежнему можно сдавать отдельно. Работодатель подает титульный лист и только тот подраздел, который относится к конкретному событию.

Например:

• приняли сотрудника — подается титульный лист и подраздел 1.1;
• сдаете взносы на травматизм — титульный лист и раздел 2.

Частые ошибки и риски при бесплатной сдаче

После объединения отчетности в ЕФС-1 многие работодатели начали искать способы сдавать форму бесплатно — через личный кабинет СФР, портал операторов ЭДО с ограниченным функционалом или встроенные сервисы банков. На первый взгляд это удобно: не нужно покупать отдельную программу и платить за тариф. На практике бесплатная сдача ЕФС-1 может превратиться в источник технических проблем, штрафов и потерянного времени.

Особенно это стало заметно после обновления формы ЕФС-1 в 2026 году, когда СФР изменил электронные форматы и требования к заполнению. Рассмотрим частные ошибки, которые можно допустить при сдаче отчетности.

Коды ошибок, которые могут быть допущены при подаче формы, установлены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463 (код 20, 30, 50).

Ошибка № 1. Использование устаревшей формы.

Самая распространенная проблема — отправка отчета по старому шаблону.

После изменения ЕФС-1 в 2026 году многие бесплатные сервисы обновляли формы не сразу. В результате бухгалтер формирует отчет, успешно подписывает его, отправляет, а СФР выдает отказ из-за неактуального XML-формата.

Проблема в том, что пользователь часто узнает об ошибке не сразу, а спустя несколько дней. Однако сроки по кадровым мероприятиям в ЕФС-1 очень короткие, иногда всего один рабочий день.

Ошибка № 2. Отсутствие автоматических проверок.

Профессиональные бухгалтерские системы обычно проверяют многие данные (СНИЛС, ИНН, кадровые коды, даты мероприятий, дубли записей, логические ошибки).

Во многих бесплатных решениях таких проверок либо нет совсем, либо они минимальны. Из-за этого возникают типичные ошибки:

— неверный код мероприятия;

— неверная дата события;

— неправильный статус договора ГПХ;

— неверный код выполняемой функции.

Ошибка № 3. Не сохраняется история отчетности.

Еще один риск бесплатных сервисов – отсутствие архива или его некачественное формирование.

В этом случае если сотрудник уволился, сменился бухгалтер, понадобилась корректировка или пришел запрос из СФР, может оказаться, что, например, старого отчета нет, отсутствует протокол приема, невозможно быстро найти отправленный файл.

Ошибка № 4. Сдача в последний момент.

Бесплатные сервисы сильнее зависят от нагрузки. В отчетные даты пользователи часто сталкиваются с тем, что сервис зависает, подпись не накладывается, сайт СФР долго отвечает, файл не проходит загрузку, отчет не отправляется.

ЕФС-1 — это отчетность, где опоздание даже на один день уже может привести к штрафу.

Чтобы избежать проблем при бесплатной сдаче ЕФС-1, рекомендуем работодателю:

— проверять актуальность формы;

— не отправлять отчет в последний день;

— сохранять XML-файлы и протоколы.