С тридцатого декабря 2025 года применяется новая форма ЕФС-1. Единая форма, как и порядок ее заполнения, были скорректированы. Это важно учитывать всем работодателям и плательщикам страховых взносов. Подробнее об этом изложено в статье.
Над статьей работали:
Автор: Бабаева Ирина; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Когда начинать применять новую форму ЕФС-1
- По какой форме сдавать ЕФС-1 за 2025 год: новой или старой
- Срок сдачи новой формы ЕФС-1
- Титульный лист новой формы ЕФС-1: что учесть при заполнении
- Подраздел 1.1 раздела 1: изменения
- Подраздел 1.2 раздела 1: изменения
- Подраздел 1.3 раздела 1: изменения
- Порядок заполнения: изменения
- Новая форма ЕФС-1 в «1С»
- Скачать бланк новой формы ЕФС-1
- Скачать образец заполнения новой формы ЕФС-1
- Ответственность за ошибки при сдаче ЕФС-1
Когда начинать применять новую форму ЕФС-1
ЕФС-1 — это единая форма сведений для Социального фонда России (СФР), которая объединила в себе сразу несколько отчетов, ранее сдававшихся в разные фонды (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС).
Форма была введена в рамках объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России и закреплена на уровне нормативных актов СФР.
В конце декабря 2025 года приняты:
— Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 (утверждена новая форма ЕФС-1 и порядок заполнения).
— Приказ СФР от 17.11.2025 № 1463 об определении форматов сведений для ЕФС-1.
Эти приказы формализуют новый состав реквизитов, обновленные коды и уточненные правила заполнения единой формы.
Новая форма вступила в силу 30 декабря 2025 года. Поэтому отчетность, которую работодатели будут сдавать в 2026 году за периоды 2025 года, уже подается по новой форме ЕФС-1.
Структура отчета, состав разделов и отдельные кодировки изменились, и это надо учитывать при подготовке данных.
При заполнении разделов формы необходимо руководствоваться порядком, утвержденным приказом СФР № 1462.
По какой форме сдавать ЕФС-1 за 2025 год: новой или старой
Поскольку новая форма вступила в силу 30 декабря 2025 года, отчетность, которую работодатели будут представлять в 2026 году за периоды 2025 года, подается по новой форме ЕФС-1.
За первое полугодие 2025 года (до 25 июля 2025-го) отчет сдавался по старой форме.
За 9 месяцев 2025 года (до конца октября 2025-го) — по старой форме.
За весь 2025 год (до 26 января 2026-го) — по новой форме.
Таким образом, форма за весь 2025 год, представляемая в 2026 году, заполняется по обновленным бланкам и правилам.
Срок сдачи новой формы ЕФС-1
Форма ЕФС-1 состоит из двух разделов, каждый из которых состоит из подразделов.
Раздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, ЗП (аналог СЗВ-ТД). Состоит из трех подразделов.
Подраздел 1 – сведения о работниках, в том числе:
Подраздел 1.1 – сведения о трудовой деятельности работников. Сдается при приеме на работу сотрудников, их увольнении, переводе, приостановлении или возобновлении договора.
Сроки сдачи:
• Прием / увольнение /заключение гражданско-правового договора— не позднее следующего рабочего дня после события (оформление договора или издание приказа об увольнении)
• Перевод / переименование организации /реорганизация — до 25-го числа следующего месяца
• Отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком – не сдают до 1,5 или 3 лет.
Подраздел 1.2 – сведения о страховом стаже. Отражает сведения о стаже работников за год
Срок сдачи:
• 1 раз в год — до 25 января года, следующего за отчетным (если выпадает на выходной – переносится на следующий рабочий день).
Сдают по тем работникам, которые работали на вахте, оформили отпуск по уходу за ребенком, были отстранены от работы, выполняли гособязанности.
Подраздел 1.3 – сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений. Его сдают не все организации, а только организации бюджетной сферы (гос- и муниципальные учреждения, которые осуществляют определенные Минтрудом России виды деятельности (Приказ от 28.12.2023 № 900н).
Срок сдачи:
• Ежемесячно, не позднее 25-го числа.
Подраздел 2 – сведения по основаниям для досрочного назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях». Подается в тот же срок, что и подраздел 1.2.
Подраздел 3 — сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию застрахованных сотрудников. Подается ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм (аналог формы 4-ФСС).
Сроки сдачи:
• за I квартал – 27.04.2026
• полугодие – 27.07.2026
• 9 месяцев – 26.10.2026
• год (за 2025-й — 26.01.2026, за 2026-й – 25.01.2027).
Сдается до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
При этом заполняйте не все подразделы раздела 2. Подраздел 2.1.1 заполняйте, если у организации есть структурные подразделения, выделенные в самостоятельные квалификационные единицы, исчисляете страховые взносы сразу по нескольким основаниям.
Подраздел 2.2 заполняете, только если ваши сотрудники работают в других организациях или у других ИП по договору о предоставлении труда.
Титульный лист новой формы ЕФС-1: что учесть при заполнении
Это первая страница отчета, которую обязательно нужно заполнить при подаче ЕФС-1, независимо от того, какие разделы или подразделы сдаются.
Титульный лист содержит ключевую информацию:
• о страхователе (компании, организации или индивидуальном предпринимателе, который представляет отчет);
• периоде отчетности (за какой период подаётся отчет (календарный год, квартал, месяц);
• коде формы и типе сведений (обозначает характер представляемых данных (исходная, корректирующая);
• страхователе, за которого подают данные (используется, если отчет предоставляют за правопреемника страхователя).
В сведениях о страхователе укажите действующий регистрационный номер в СФР. В поле «Наименование» указывается полное наименование организации (без сокращений) в соответствии с учредительными документами. Для ИП и физлица – полные Ф.И.О..
Данные по ИНН и КПП должны полностью совпадать с регистрационными сведениями СФР. Юрлица указывают КПП и ИНН, ИП, а физлица – только ИНН. Поле для указания ИНН состоит из 12 знаков. Необходимо проставить 10 чисел и в двух оставшихся клеточках проставить прочерк. Поле для указания КПП состоит из 9 числовых значений.
В следующих полях укажите:
• ОКФС – код из Общероссийского классификатора форм собственности (обязательно для заполнения, когда подается подраздел 1.3 со сведениями о зарплате госслужащих);
• ОКОГУ – код по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (также обязателен к заполнению при подаче подраздела 1.3);
• ОКПО – код из Общероссийского классификатора предприятий и организаций (заполняется при предоставлении раздела 1.3);
• ОГРН (ОГРНИП) – регистрационный номер в соответствии с выпиской из ЕГРЮЛ (для юрлиц) или ЕГРИП (для ИП);
• код ОКВЭД – код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности.
Код категории страхователя физлица – это поле, обязательное для физлиц и ИП. Юрлица данное поле не заполняют. Всего 9 кодов, они указаны в Приказе СФР от 17.11.2025 № 1462 (например, ИП01 – индивидуальные предприниматели, ФЛ02 – адвокаты).
Также на титульном листе укажите контактные данные (телефон, адрес электронной почты). Рекомендуется указывать актуальные данные. Именно по ним СФР связывается при выявлении ошибок.
Лист заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Подраздел 1.1 раздела 1: изменения
В подразделе 1.1 по-прежнему отражаются кадровые мероприятия по работникам (прием на работу, увольнение, перевод, заключение или прекращение ГПХ).
Структура подраздела не изменилась, но правила его заполнения скорректированы.
Добавлен новый код для иностранных граждан, которые подлежат соцстрахованию и пенсионному страхованию по международным договорам. Его возможно указать в поле «Статус ЗЛ» (статус зарегистрированного лица).
Также скорректированы мероприятия, которые указываются в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ».
Теперь при установлении режима неполного рабочего времени также нужно указывать наименование «ПЕРЕВОД».
«ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» укажите, когда будет не только приостановлен трудовой договор, но и с 2026 года государственная гражданская служба. Аналогично укажите и наименование «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
«НАЧАЛО / ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» укажите при начале работ по гражданско-правовому договору любого вида. Ранее виды работ были ограничены.
Из порядка исключено прямое упоминание о формате кода выполняемой функции (графа 6). Однако обязанность указывать такой код сохранилась. Определите его в соответствии с Общероссийским классификатором занятий.
Из порядка заполнения ЕФС исключены коды удаленной и надомной работы «ДИСТ» и «НДОМ», которые проставлялись в графе 6 формы. Теперь сведения о начале или прекращении дистанционной работ не подаются. Увольнение такого работника отражается без спецкодов.
Ранее порядок отмены неполного рабочего времени не был установлен. Положения скорректированы и теперь закреплено, что при отмене неполного рабочего времени подается мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания кодов НЕПД и НЕПН в графе выполняемой функции.
Также новым порядком скорректированы описания кодов для договоров ГПХ, которые указываются в графе 6. Так, код ДОИП необходимо указывать, если речь идет только о договорах отчуждения исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанных в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.
Подраздел 1.2 раздела 1: изменения
В подразделе 1.2 так же, как и ранее отражаются сведения о страховом стаже сотрудников.
Новым порядком из формы исключен тип сведений «Назначение выплат по ОСС».
Ранее нужно было подавать сведения при уходе сотрудника в отпуск по беременности и родам, при отпуске по уходу за ребенком. Теперь это отменено — поле удалено из формы.
Еще одно нововведение: если работник трудится в районах крайнего Севера и приравненных к ним местностях неполный день, в форме указывается доля ставки.
Для графы 7 «Дополнительные сведения» по особенностям исчисления страхового стажа введен новый код ЧАЭСКОМ. Он указывается при командировании работника за пределы зоны радиоактивного загрязнения.
Новый порядок заполнения ЕФС-1 уточнил, что графы 11 «Индивидуальный номер рабочего места» и графа 12 «Класс (подкласс) условий труда» обязательны к заполнению, если на рабочем месте выявлены вредные или опасные условия труда. Это должно быть подтверждено результатами специальной оценки условий труда. Рабочему месту должны присвоить вредный или опасный класс условий труда.
Подраздел 1.3 раздела 1: изменения
Подраздел 1.3 раздела 1 формы ЕФС-1 содержит сведения о заработной плате, условиях занятости и статусе работников и обязателен для государственных и муниципальных учреждений, осуществляющих виды деятельности из перечня Минтруда РФ.
Правила его заполнения существенно не изменились. В графе 16 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» появилось новое значение «4», которое означает третья категория.
Также расширен перечень типов организаций, которые указываются в поле «КТО организации» (код типа организации).
В остальном заполняйте подраздел 1.3 по тем же принципам, которые действовали и ранее.
Работодатели продолжат отражать в разделе следующую информацию:
• начисленную заработную плату работников;
• условия занятости (основное место работы, совместительство, неполное рабочее время);
• стимулирующие, компенсационные и иные выплаты;
Порядок заполнения: изменения
Основная часть изменений внесена приказом № 1462 именно в порядок заполнения ЕФС-1.
Внесенные изменения позволят адаптировать отчет под новые категории застрахованных лиц, повысить точность персонифицированных данных и перевести контроль в более автоматизированный формат.
Так, приказом внесены в том числе следующие изменения в порядок заполнения ЕФС-1:
1. Расширен перечень лиц, на которых нужно сдавать ЕФС-1
Добавлены следующие категории:
— иностранные граждане, застрахованные по международным соглашениям (код МДИГ)
— временно направленные работники, если есть выплаты (подраздел 2.1)
2. Уточнены правила отражения неполного рабочего времени
Теперь отдельно прописано не только, как отражать неполное рабочее время, но и как фиксировать его отмену.
3. Исключены устаревшие и избыточные коды, а также некоторые типы предоставляемых сведений.
Так, удалены:
— коды дистанционной работы;
— коды надомного труда;
— тип сведений «Назначение выплат по ОСС».
Это упростит заполнение ряда подразделов единой формы.
4. Добавлены новые коды и скорректированы уже имеющиеся.
— добавлен код ЧАЭСКОМ, МДИГ;
— скорректированы коды ДОИП, ЛДПИ.
Новая форма ЕФС-1 в «1С»
В программе «1С» не нужно дублировать ЕФС-1 вручную. ЕФС-1 в «1С» не ведется как отдельный регистр. Она сформируется автоматически из уже существующих данных.
Основная задача – обновить конфигурации программы «1С» под новые изменения.
С первого июля 2025 года осуществляется поэтапный переход на сдачу ЕФС-1 посредством Единой цифровой платформы (ЕЦП). Для этого также потребуется обновить установленное программное обеспечения.
Для формирования и сдачи ЕФС-1 можно воспользоваться следующими программными продуктами «1С»: «Зарплата и управление персоналом (ЗУП)» и «Бухгалтерия».
В ЗУП отчетность формируется из кадрового и зарплатного учета. «1С Бухгалтерия» больше про финансы и взносы. Отчет по ЕФС-1 в них можете найти в разделах про отчетность.
Для корректного отображения информации рекомендуем работодателям правильно вести кадровый и зарплатный учет и проверять его при необходимости.
Также сформировать отчетность в форме ЕФС-1 можно посредством СБИС (это система электронной отчетности для бизнеса). Форма будет доступна в разделе «Отчетность / СФР».
Скачать бланк новой формы ЕФС-1
Бланк новой формы ЕФС-1 можете найти в Приказе СФР от 17.11.2025 № 1462.
Скачать бланк новой формы можно, воспользовавшись справочными правовыми системами (например, «КонсультантПлюс») или перейдя по ссылке.
Скачать образец заполнения новой формы ЕФС-1
Рассмотрим заполненный пример ЕФС-1 при увольнении сотрудника. В данном случае в СФР потребуется подать титульный лист, раздел 1, подраздел 1.1.
Направить такие сведения необходимо на следующий день после издания приказа об увольнении.
Скачать образец заполненной ЕФС-1 можно по ссылке.
Ответственность за ошибки при сдаче ЕФС-1
В законодательстве РФ предусмотрены следующие штрафы за нарушение порядка сдачи ЕФС-1:
1. Штраф за несдачу или просрочку срока сдачи.
Если ЕФС-1 не сдана вовремя или не сдана вовсе, назначат штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Срок давности – 3 года (ст. 22 закона № 27-ФЗ). Исчисляется со дня, когда СФР узнал или должен был узнать о нарушении и до дня составления акта о привлечении к ответственности. Если СФР пропущен срок составления акта, срок давности при этом не продлевается (Определение ВС РФ от 13.01.2020 № 309-ЭС19-24792).
2. Штраф за недостоверные сведения.
Если в отчете указаны ошибочные или искаженные данные (неверный СНИЛС, ошибка в Ф.И.О., неправильная дата приема / увольнения, неверный стаж), также назначат штраф в размере 500 рублей за каждого работника, по которому допущена ошибка.
3. Штраф за несоблюдения формы предоставления документов.
Если страхователь обязан подать сведения в электронном виде (когда численность застрахованных работников превышает 10 человек), но направил их на бумаге, может быть назначен штраф в размере 1 тыс. рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Частью 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за аналогичные действия. Так, им могут вынести предупреждение или наложить штраф в размере от 300 до 500 рублей Срок давности – 1 год (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
Для того чтобы избежать штрафов, контролируйте сроки подачи отчетности, проверяйте данные и оперативно исправляйте неточности. Если ошибка была обнаружена до выявления ее СФР, подайте уточненные сведения. Также у вас будет 5 рабочих дней на исправление ошибки, которую выявил СФР. Срок отсчитывайте с момента получения уведомления об исправлении ошибок и неточностей от СФР (ч. 5, 25, 26 ст. 17 закона о персонифицированном учете, п. 43 инструкции, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 03.04.2023 № 256н).
Вы можете оставить первый комментарий