Особенности труда в офисе

Каждый работодатель, с одной стороны, заинтересован в том, чтобы его сотрудники были бодры и инициативны. С другой стороны, он преследует цель снижения материальных затрат (в том числе на уплату штрафов). Сотрудники, в свою очередь, желают трудиться в комфортных и безопасных условиях. Никто не хочет возвращаться домой утомлённым, раздражённым и с ощущением «песка» в глазах. Где эта точка взаимного удовлетворения интересов? Понимание комфорта достаточно субъективно. На помощь приходят разработанные государством предписания. Поговорим об этом в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Елена Хребтиевская; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Режим труда и отдыха в офисе
2. Класс условий труда в офисе
3. Требования охраны труда в офисе
4. Правила работы за компьютером
5. Нарушения правил охраны труда в офисе

Режим труда и отдыха в офисе

В первую очередь, определимся с понятием «офис». В нашей статье под ним понимается пространство внутри здания (здание/его часть/нежилое помещение), которое:

— оборудовано стационарными рабочими местами и оргтехникой;
— используется преимущественно для административной деятельности: обработки и хранения документов и (или) приёма клиентов.

Определение сформулировано на основе положений ГОСТ Р ИСО 6707-1-2020 и пп. 4 п. 1.4 постановления Правительства Москвы от 14.05.2014 № 257-ПП.

Основываясь на таком понимании, не признаются офисами объекты недвижимости, которые прямо или косвенно связаны с производственной деятельностью предприятий и проведением технических испытаний.

Отдельно выделяются «мобильные офисы». Открывают их, в частности, банки для оказания услуг в отдалённых местностях. Такие офисы функционируют на базе технически исправного транспортного средства, которое должно соответствует требованиям Указа Банка России от 21.09.2022 № 6242-У. В нашей статье организация труда в «мобильных офисах» не рассматривается.

Режим труда и отдыха в офисе устанавливается работодателем в правилах внутреннего распорядка и прописывается в трудовом договоре (информация дублируется на табличках, стендах). При этом следует учитывать следующее:

— продолжительность рабочего времени в неделю должна соответствовать норме (не более 40 часов);
— непрерывный еженедельный отдых не должен быть менее 42 часов;
— в течение дня должен быть перерыв на отдых и питание (от 30 минут до 2 часов);
— продолжительность труда в ночное время (с 22 часов до 6 часов) сокращается на один час без последующей отработки (за исключением случая, когда эта необходимость вызвана условиями труда).

Должен ли наниматель (начальник) менять режим рабочего времени по просьбе работника (к примеру, сместить на полчаса по причине удаленного расположения офисного здания от места проживания)?

Такой обязанности трудовое законодательство не закрепляет. Ситуация может быть разрешена только посредством достижения взаимной договорённости по указанному поводу.

Класс условий труда в офисе

Условия труда оцениваются по классам по степени вредности и опасности. Присвоение класса производится по результатам проведения оценки условий труда. Всего предусмотрено 4 класса: оптимальные, допустимые, вредные (дополнительно подразделяются на подклассы) и опасные. Чем меньше величина класса, тем более безопасными являются условия.

Присвоение классов производится специализированными организациями по результатам оценки условий труда. Нормативное определение каждому классу дано в статье 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

К примеру, ко 2-му классу будет отнесено помещение со следующими показателями:

— освещенность поверхности для работы с документами и на компьютере ─ 1179 Лк (при нормативном значении 300-400 Лк);
— температура воздуха ─ 24,4 ºС (нормируемый показатель: в холодный период года ─ 20-25 °С, в теплый период года ─ 21-28 °С);
— относительная влажность воздуха ─ 49% (при норме 15-75%).

Пример приведён на основе обстоятельств дела, изложенных в решении Засвияжского районного суда города Ульяновска от 03.11.2022 по делу № 2-3949/2022.

Требования охраны труда в офисе

Поговорим о том, какие обязательные действия должен предпринимать наниматель для сохранения жизни и здоровья своих офисных сотрудников (ст. 214 ТК РФ):

1. Обеспечение безопасности при эксплуатации здания, в котором находится офис. Такие здания относятся к классу функциональной пожарной опасности Ф4.3. Требования к ним в части количества эвакуационных выходов, пожарных кранов и применяемых отделочных материалов установлены в приказах МЧС России от 19.03.2020 № 194, от 27.07.2020 № 559 и таблице 28 Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ.

2. Организация непосредственно безопасного и комфортного рабочего места с учётом приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 774н и СП 2.2.3670-20. Названные санитарные правила являются обязательными для исполнения всеми работодателями (п. 2 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).

Что входит в понимание «безопасного» рабочего места?

— Благоприятный микроклимат в помещении. Нормы температуры и влажности воздуха в помещении установлены в СанПиН 1.2.3685-21 в зависимости от категорий работы в теплый и холодный периоды. Более подробно вопросы допустимого температурного режима рассмотрены в отдельной статье (доступна по ссылке). Памятка по поводу осуществления трудовой функции в жаркое время регулярно публикуется Роспотребнадзором на своём сайте (https://www.rospotrebnadzor.ru/about/info/news/news_details.php?ELEMENT_ID=30372).

— Необходимый уровень тишины. Гигиеническим нормативом является уровень звука, воздействующий на сотрудника (измеренный или рассчитанный относительно 8-часовой смены), в размере 80 дБА (п. п. 34, 35 СанПиН 1.2.3685-21).

— Должный уровень освещения (таблицы 5.23, 5.25 СанПиН 1.2.3685-21).

Отношение светового потока, падающего на элемент поверхности, к площади этого элемента охватывается понятием «освещённость». Измеряется в люксах. Освещённость на поверхности стола в зоне размещения документа должна быть 300 — 400 люкс.

Значение имеет также мерцание освещения. Допустимые пределы пульсации – до 5% (при наличии компьютеров), до 15% — при их отсутствии.

Наибольшая интенсивность света — 500 кандел на м² (с учётом того, что площадь стола составляет более 0,1 м²).

— Возможность удовлетворения бытовых нужд. Требования к помещениям, предназначенным для этого, установлены в разделе VIII СП 2.2.3670-20.

3. Создание системы управления охраной труда.

Недостаточно просто создать необходимый уровень комфорта для сотрудников. Также необходимо провести необходимых комплекс организационно-штатных мероприятий:

— Назначить специалиста, ответственного за охрану труда.

— Разработать необходимый пакет документов. В него входят, в частности, инструкция по охране труда. Подробнее о том, что следует учесть при составлении данного документа, можно почитать здесь.

— Проводить инструктажи и иные мероприятия, направленные на обучение охране труда.

Правовые основы обучения закреплены в постановлении Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Конкретный порядок проведения инструктажей наниматель определяет самостоятельно в зависимости от специфики труда (письмо Минтруда России от 15.10.2020 № 15-2/ООГ-3040).

Освободить от обучения требованиям охраны труда по соответствующей программе можно офисных работников при соблюдении следующих критериев:

а) персональный компьютер является единственным источником опасности;
б) условия труда соответствуют классу «оптимальный» или «допустимый».

— Организовывать внутренний контроль рабочих мест своими силами или с привлечением компетентных организаций (ст. 5 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).

Правила проведения измерений в рамках такого контроля прописаны в письме Роспотребнадзора от 23.06.2021 № 02/12560-2021-32.

— Обеспечивать проведение мероприятий по оценке условий труда для идентификации вредных и опасных факторов. Периодичность плановой оценки – 1 раз в пять лет. Можно чаще. Внеплановая оценка производится по установленным основаниям. Специальных правил для нанимателей, сотрудники которых трудятся в офисе, не предусмотрено.

Предмет оценки – рабочие места всех сотрудников. Исключения касаются надомников и «удалёнщиков».

Если сотрудник чередует работу из дома с выполнением трудовой деятельности в офисе?

Оценка должна проводиться.

Если сотрудник трудился удаленно, но направлен в командировку в другой город. Там ему выделен офис. Нужно ли проводить оценку?

Да. Её нужно провести в течение 1 года с момента введения в эксплуатацию рабочего места.

4. Своевременное принятие мер, направленных на улучшение условий труда.

Правила работы за компьютером

1. Сотрудники, которые заняты «сидячим» трудом за компьютером, должны иметь возможность менять позу и отрегулировать высоту положения тела (раздел II приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 774н).
2. На одного сотрудника при оснащении его жидкокристаллическим (плазменным, LED, OLED) монитором должно приходиться пространство не менее 4,5 м². Если офис оснащён монитором на базе электронно-лучевой трубки (мало распространённые сейчас «пузатые» кинескопные мониторы) – не менее 6 м² (п. 249 СП 2.2.3670-20).
3. Столы должны иметь пространство для размещения ног (высота ≥ 0,6 м, ширина ≥ 0,5 м, глубина ≥ 0,45 м на уровне колен и ≥ 0,6 м на уровне стоп) (п. 6.3 СП 2.2.3670-20).
4. Яркость дневного света должна подвергаться регулировке (помещение может быть затемнено с помощью ролл-штор/жалюзи) (п. 250 СП 2.2.3670-20).

Как видно, специальных предписаний не так уж много на сегодняшний день.

Специальные требования к организации пространства для инвалидов предусмотрены приказом Минтруда России от 19.11.2013 № 685н.

Приведём вопросы, которые возникали в связи с выполнением трудовой деятельности за компьютером:

1. Беременная женщина трудится за компьютером практически весь день. Обязан ли наймодатель перевести женщину временно на другую должность (без работы на ПК) или сократить время труда в текущей должности?

По общему правилу, нет. СП 2.2.3670-20 не содержит ограничений/запретов для работы на компьютере для беременных женщин. Если имеется медицинское заключение об исключении воздействия факторов, связанных с таким трудом, работодатель обязан перевести женщину на иную должность (письмо Минтруда России от 25.02.2021 № 15-0/ООГ-471).

2. У сотрудницы низкий рост. Стандартная мебель для неё является неудобной. В сидячем положении ноги не достают до пола. Обязан ли наймодатель учесть интересы сотрудницы и предоставить ей в индивидуальном порядке удобное кресло?

Не обязан. Нормативы по креслам (стульям) не установлены. Он может «пойти навстречу» по своей инициативе.

Нарушения правил охраны труда в офисе

Соблюдение нормативных предписаний в части охраны труда и санитарных правил является обязательным для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Нарушение грозит привлечением к ответственности по ст. ст. 5.27.1, 6.3 КоАП РФ. Наказание – предупреждение, штрафы и административное приостановление деятельности.

Если работодатель пренебрегает обязанностями в сфере охраны труда, сотрудник может обратиться в следующие инстанции:

— комиссия по трудовым спорам (при наличии таковой в организации);
— государственная инспекция труда (в том числе через ресурс по ссылке);
— Роспотребнадзор;
— прокуратура/суд.

Какие требования можно заявить в суд?

1. Об обязании предоставить рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям.

Поскольку суд не может основываться только на субъективных заключениях истца, при необходимости специальных познаний для верного разрешения спора может быть назначена экспертиза.

2. О компенсации морального вреда в связи с приобретённым нарушением здоровья (из-за несоблюдения займодателем установленных нормативов). При этом должен быть доказан факт нарушения здоровья (приобретения заболевания) именно в связи с ненадлежащими условиями труда в офисе.

Следует отметить, что обращения в суд «офисных» сотрудников с указанными требованиями не имеют широкого распространения. С таким иском в суд чаще обращаются граждане, трудящиеся на производстве или во вредных (опасных) условиях.

3. О восстановлении на работе.

Заявляются в случае, когда займодатель устанавливает новое место работы, в котором очевидно ухудшены условия. Специалист отказывается трудиться в новых, неприемлемых для себя обстоятельствах. И оказывается уволенным.

Суды в таких случаях тщательно анализируют процедуру увольнения и наличие уважительных причин отсутствия на рабочем месте. Выясняют, имелось ли в данной ситуации действительное изменение условий труда и соблюдена ли в таком случае процедура уведомления сотрудника. Перемещение из одного офиса в другой (с тем же классом) как изменение условий труда не квалифицируется.

Пример разрешения подобной ситуации в пользу работника отражён в заочном решении Ленинского районного суда города Иваново от 19.03.2025 по делу № 2-499/2025.