Передача полномочий на время отпуска

Передать полномочия главного бухгалтера на время его отпуска можно другому работнику организации. Руководитель компании может взять на себя ведение бухучета. Специальный порядок передачи полномочий главбуха другому сотруднику законом не определен. На практике используют:

• совмещение должностей;
• временный перевод сотрудника с его согласия на должность главного бухгалтера;
• прием на работу на время отпуска главбуха другого работника, в том числе по совместительству;
• наличие специалиста, чья трудовая функция включает исполнение обязанностей главного бухгалтера во время его отсутствия. Как правило, это его заместитель. Такое условие должно быть прописано в трудовом договоре зама (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Еще вариант – заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, например, со сторонней организацией (ч. 3 ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При передаче полномочий главного бухгалтера на время отпуска нужно учитывать следующие ограничения:

• руководитель кредитной организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ);
• запрещено возлагать обязанности главного бухгалтера на временно пребывающего в РФ иностранца (3 ст. 14 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
• кандидат на должность главного бухгалтера в некоторых компаниях должен отвечать специальным требованиям. Например, главный бухгалтер в публичных акционерных обществах (кроме кредитных организаций) должен иметь высшее образование и стаж работы в области бухучета или аудита не менее трех лет из последних пяти календарных лет. Или если такого высшего образования у него нет, то необходим указанный стаж не менее пяти лет из последних семи календарных лет. Также у главного бухгалтера в такой организации не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики (ч. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

Дополнительные требования к главному бухгалтеру могут устанавливаться и другими федеральными законами (ч. 5 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Например, такие требования установлены для главного бухгалтера жилищного кооператива в ст. 116.1 ЖК РФ.

При передаче полномочий главного бухгалтера надо выполнить ряд действий. Например, оформить на работника доверенность на представление интересов компании с учетом п. 3 ст. 29 НК РФ. Либо переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиском печати, сделать сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент — Банк» (п. 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Также может понадобиться возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера.

Процедура приема-передачи дел при смене главбуха на время его отпуска законом не установлена. На практике издают приказ о приеме-передаче дел, а по итогам подписывают соответствующий акт. Передаче подлежат документы и ценности компании, за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер, к примеру, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, ключи. Если в компании локальным нормативным актом утвержден свой порядок передачи дел, нужно руководствоваться им.

При смене главного бухгалтера нужно провести инвентаризацию, если это предусмотрено локальным нормативным актом фирмы или главный бухгалтер и замещающий его работник – материально ответственные лица (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Приказ о передаче полномочий главного бухгалтера не обязателен по закону. Однако его желательно оформить при передаче полномочий главного бухгалтера на время его отсутствия другому работнику как дополнительной работы с учетом ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ. Или если руководитель организации принимает на себя ведение бухучета. Приказ позволит документально зафиксировать, в частности, кто и в течение какого срока будет исполнять обязанности главного бухгалтера, дать связанные с этим поручения ответственным работникам.

Издание такого приказа может быть предусмотрено внутренними документами компании, например, учетной политикой. Документ могут попросить, к примеру, в банке.

Есть мнение, что издание приказа о временном исполнении обязанностей по должности отсутствующего работника обязательно всегда в силу абз. 2 п. 1 разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39, утвержденного Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39. Однако это не так. Данное разъяснение применяется в части, не противоречащей ч. 1 ст. 423 ТК РФ. А издание приказа о временном исполнении обязанностей отсутствующего работника ТК РФ не предусматривает.

Требования к форме и содержанию приказа о передаче полномочий главного бухгалтера законом не определены. Такие требования могут содержаться во внутренних документах компании. В этом случае необходимо их учитывать. Если их нет, можно составить приказ в произвольной форме. На практике в документ включают:

• причину оформления приказа – временное отсутствие главного бухгалтера в связи с уходом в отпуск. Если руководитель возлагает на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета, ссылаются также на ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ;
• Ф.И.О. и должность работника, на которого возлагают обязанности главбуха;
• способ временного возложения обязанностей главного бухгалтера. Например, это может быть поручение замещающему его работнику дополнительной работы, которая будет выполняться в течение рабочего дня (смены) наряду с работой по трудовому договору за доплату с учетом ч. 1, 2 ст. 60.2 ТК РФ;
• информацию о конкретных обязанностях, которые нужно выполнять, если возлагают на работника не все обязанности главного бухгалтера;
• срок возложения обязанностей;
• информацию о доплате за такую работу (если полагается);
• поручения ответственным работникам в связи с возложением обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника. Например, кадровику — организовать прием-передачу дел с участием главного бухгалтера и временно замещающего его работника.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись всех работников, кого он касается.

По ссылке можно скачать образец приказа о передаче полномочий главного бухгалтера.

Прежде чем передавать полномочия руководителя, нужно свериться с внутренними документами, например, уставом организации. Там может быть определено, кому и каким способом необходимо поручить обязанности директора в случае его временного отсутствия (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 ТК РФ, пп. 1, 4 ст. 52, п. 1 ст. 53 ГК РФ). Если это не определено, передачу полномочий на время отпуска можно оформить стандартными способами, о которых мы рассказали выше. В законе на этот счет ограничений нет.

В частности, можно с письменного согласия замещающего работника оформить поручение на выполнение допработы в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, за дополнительную плату (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

Если обязанности директора на время его отпуска передаются его заместителю, нужно проверить, не предусмотрено ли исполнение обязанностей временно отсутствующего директора в трудовом договоре. Тогда специальное оформление, как правило, не требуется. Обычно оформляют приказ об исполнении обязанностей директора (абз. 2 ч. 2 ст. 21, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Государственной инспекции труда в городе Москве от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).

Вместе с тем возможны и особые способы оформления замещения. Так, полномочия директора – руководителя ООО или АО можно передать управляющему или управляющей организации (пп. 2 п. 2.1 ст. 32, п. 1 ст. 42 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, абз. 3 п. 1 ст. 69 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Также необходимо проверить, нет ли ограничений того, чтобы выбранное лицо могло исполнять обязанности руководителя. В частности, кандидат не должен быть дисквалифицирован, если он будет осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, входить в ее исполнительный орган. На дисквалифицированное лицо нельзя возложить исполнение обязанностей, которые ему запрещено выполнять. Поэтому кандидата нужно проверить (ч. 1 ст. 3.11, абз. 2 ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Сделать это можно бесплатно на сайте ФНС в разделе «Реестр дисквалифицированных лиц». Также можно получить соответствующие сведения в виде выписки из реестра дисквалифицированных лиц на основании запроса (п. 3 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 31.12.2014 № НД-7-14/700@, п. 19 регламента, утвержденного Приказом ФНС РФ от 10.12.2019 № ММВ-7-14/627@).

Следует учитывать, что передать можно только те полномочия руководителя компании, которыми согласно учредительному документу обладает он сам. Например, исполняющему обязанности могут быть переданы полномочия по оформлению трудовых отношений с работниками. Некоторые полномочия не могут быть реализованы исполняющим обязанности. Например, в ООО – это право принимать решения о созыве внеочередного общего собрания участников согласно абз. 1 п. 2 ст. 35 закона № 14-ФЗ.

Также необходимо проверять ограничения, действующие и для рядовых работников. Например, если директор работает во вредных условиях труда, его обязанности нельзя оформить по совместительству работнику, у которого на основном месте работы аналогичные условия труда (ч. 5 ст. 282 ТК РФ).

Порядок оформления передачи полномочий директора на время отпуска зависит от способа, которым его обязанности возлагаются на другое лицо. Например, при поручении дополнительной работы по должности директора рекомендуется заключить с работником добавочное соглашение к трудовому договору, отразив в нем объем и содержание дополнительной работы, срок ее выполнения, размер доплаты (ч. 1–3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940, п. 5 приложения № 3 к письму Роструда от 14.12.2016 № 1313-ПР).

Кроме того, может понадобиться оформить дополнительные документы, например доверенность, решение уполномоченного органа о назначении исполняющего обязанности руководителя организации. Так, в ООО решение об исполняющем обязанности руководителя общества может содержаться в протоколе общего собрания участников общества, если это входит в его компетенцию (п. 1 ст. 53, абз. 2 п. 3 ст. 55, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, пп. 4 п. 2 ст. 33, абз. 1 п. 6 ст. 37, абз. 1 п. 1 ст. 40 закона № 14-ФЗ).

Еще может понадобиться переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиском печати (при ее наличии), чтобы работник, исполняющий обязанности директора, имел право подписи банковских документов, если это необходимо (пп. 4.4, 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Если издание приказ о передаче полномочий директора предусмотрено внутренними документами компании, в частности, уставом, его нужно оформить. Так, например, уставом ООО может быть предусмотрен порядок передачи полномочий руководителя организации на время его ежегодного отпуска, в том числе необходимость издания указанного приказа (п. 1, 4, 5 ст. 52 ГК РФ, п. 2 ст. 12 закона № 14-ФЗ).

В остальных случаях приказ о возложении обязанностей директора на время его отсутствия оформлять необязательно, так как законом это не предусмотрено. Но на практике такой приказ часто оформляют и в этих случаях. Он полезен, в частности, чтобы документально зафиксировать, кто и в каком объеме будет исполнять обязанности руководителя на время его ежегодного отпуска, дать поручения ответственным работникам.

Требования к форме и содержанию приказа о передаче полномочий руководителя законом не определены. Возможно, они есть во внутренних документах компании – тогда нужно учесть эти требования. Если их нет, приказ составляется в произвольной форме. В документе нужно прописать:

• Ф.И.О. и должность работника, на которого возлагаются обязанности руководителя организации. При этом нужно учитывать способ их возложения. Так, у работника может быть другая должность, например, при совмещении должностей;
• какие именно обязанности передаются. Можно прописать их подробно, например, обязанности по заключению трудовых договоров, подписанию кадровых и финансово-хозяйственных документов. Либо указать, что конкретные обязанности будут прописаны в доверенности, оформленной работнику с учетом п. 1 ст. 185, пп. 1, 4 ст. 185.1 ГК РФ;
• вопросы оплаты на время исполнения обязанностей руководителя – если нужно;
• срок, на который возлагаются обязанности, — на время ежегодного отпуска руководителя;
• поручения ответственным работникам в связи с временным возложением обязанностей руководителя. Например, специалисту по кадрам — оформить необходимые документы для возложения на работника таких обязанностей.

С приказом нужно ознакомить под подпись всех, кого он касается.

Законом не установлено, кто подписывает приказ о возложении обязанностей руководителя (директора) организации на время его ежегодного отпуска. Например, его может подписать сам руководитель. Но, возможно, в компании установлен специальный порядок подписания приказа. Например, в уставе ООО или АО может быть предусмотрено, что сделать это полномочен председатель совета директоров общества (ч. 1, 4, 6 ст. 20, ч. 1 ст. 273 ТК РФ, п. 2, пп. 11 п. 2.1 ст. 32, абз. 2 п. 1 ст. 40 закона № 14-ФЗ, п. 3 ст. 11, абз. 2 п. 3 ст. 69 закона № 208-ФЗ).

По ссылке можно посмотреть образец приказа о передаче полномочий руководителя.

За нарушения при передаче полномочий главного бухгалтера или директора компании грозит:

• административная ответственность по частям 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, в случае оформления совмещения работником его должности и должности главного бухгалтера на период отсутствия главбуха без письменного согласия замещающего работника;
• административная ответственность по частям 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ — например, если на период отпуска главбуха с другим работником заключен срочный трудовой договор, однако в нем не указано основание срочности (п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45).