Приказ на отпуск

Начинается лето – пора отпусков. В статье расскажем, нужно ли составлять приказ о предоставлении сотруднику отдыха, какую форму документа использовать и по каким правилам ее заполнять. Также приведем образец приказа, доступный для скачивания.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Нужен ли приказ на ежегодный отпуск
2. Форма приказа
3. Дата приказа на отпуск
4. Основание в приказе на отпуск
5. Как указывать период работы в приказе
6. Срок хранения приказов на отпуск
7. Ответственность за отсутствие приказа и другие нарушения
8. Образец приказа на отпуск

Нужен ли приказ на ежегодный отпуск

По общему правилу дни отдыха предоставляются сотрудникам в порядке очередности, установленной графиком отпуском (ст. 123 ТК РФ). Последний является обязательным как для персонала, так и для работодателя.

Работодатель обязан уведомить сотрудника под подпись о времени начала его ежегодного отпуска по графику отпусков не позднее чем за две недели до начала отпуска. В этот срок входят и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14, ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Действующее законодательство не обязывает работодателей издавать приказ о предоставлении ежегодного отпуска. Однако на практике во многих организациях его оформляют, например, для того, чтобы бухгалтерия на его основе вовремя выплатила сотруднику отпускные. То есть не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Кроме того, приказ нередко используют в качестве уведомления сотрудника о предстоящем отдыхе. В этом случае его нужно оформить не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

Форма приказа

Для составления приказа об отпуске в 2025 году можно использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
• № Т-6 – если в отпуск уходит один сотрудник;
• № Т-6а – если на отдых отправляются несколько работников одновременно.

Также работодатель может разработать форму такого документа самостоятельно.

Дата приказа на отпуск

Законом не определено, в какой срок до начала отпуска нужно составить приказ. При определении даты оформления документа рекомендуем закладывать время на его согласование, подписание, ознакомление с ним сотрудника. Кроме того:
• если приказ станет основанием для начисления и выплаты отпускных, нужно учитывать, что деньги должны быть перечислены сотруднику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отдыха. Если такой день приходится на выходной или нерабочий праздничный день, перечисление нужно сделать накануне (ч. 8, 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
• если посредством приказа сотрудник уведомляется о предстоящем отдыхе, его нужно издать не менее чем за две недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Основание в приказе на отпуск

Основание предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха – это график отпусков. В некоторых случаях таким основанием может служить заявление сотрудника. Например, когда отдыхать идет вновь принятый сотрудник, который не был включен в график отпусков. Либо когда работник, имеющий право уйти в отпуск в любое время, решает отдохнуть во время, отличное от указанного в графике. Например, женщина решает уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ).

В унифицированных формах № Т-6 и № Т-6а не предусмотрены строки для указания основания предоставления дней отдыха. Если компания использует собственную форму приказа, в ней можно предусмотреть для этого специальную графу.

Как указывать период работы в приказе

В приказе в качестве периода работы, за который предоставляются дни отдыха, нужно указать рабочий год сотрудника. Он отсчитывается с того дня, когда работник был трудоустроен и, как правило, не совпадет с календарным годом, который начинается с 1 января (письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Рабочий год нужно указывать полностью, даже если сотрудник берет только часть дней отдыха.

В стаж для ежегодного основного оплачиваемого отпуска помимо фактической работы входит время, когда работник не трудился, но за ним сохранялось место работы (должность), в частности: ежегодный оплачиваемый отпуск, выходные, нерабочие праздничные дни (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Если в течение года у сотрудника были периоды времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск, то окончание рабочего года сдвигается на соответствующий временной интервал. К таким периодам относится время, когда сотрудник (ст. 121 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519, Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1):
• отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе был отстранен от работы, например, при появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения (ст. 76 ТК РФ);
• был в отпуске по уходу за ребенком;
• брал отпуск за свой счет свыше 14 календарных дней в течение рабочего года.

Пример. Слесарь И. Кузнецов был принят на работу 15.06.2024. В период с 15.06.2024 по 14.06.2025 он взял в общей сложности 25 дней отпуска без сохранения заработной платы. В стаж, дающий право на предоставление дней отдыха, включается только 14 календарных дней. Поэтому рабочий год И. Кузнецова сдвинется на 11 дней (25–14). Датой окончания его рабочего года станет не 14.06.2025, а 25.06.2025.

Срок хранения приказов на отпуск

По общему правилу приказы на отпуск нужно хранить 5 лет (п. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Если отдых был предоставлен сотрудникам с вредными и (или) опасными условиями труда, документ нужно хранить 50 лет, если он был оформлен после 01.01.2003, и 75 лет, если он был составлен ранее. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.8 инструкции по применению указанного перечня № 236, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Ответственность за отсутствие приказа и другие нарушения

За отсутствие приказа ответственности нет, так как оформление этого документа не является обязательным в силу закона. Однако компания может уведомлять, например, своих сотрудников о предстоящем отпуске за две недели до его начала с помощью приказа. Если в такой ситуации приказ будет издан за день до отдыха или в день отпуска, работодателю грозит административная ответственность.

За неуведомление о начале отдыха предусмотрена ответственность в виде предупреждения и штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Его размер составляет:
• для должностного лица и ИП от 1 до 5 тыс. рублей;
• компании – от 30 до 50 тыс. рублей.

За повторное нарушение ответственность ужесточится (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
• должностному лицу грозит штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• ИП – штраф от 10 до 20 тыс. рублей;
• компании – штраф от 50 до 70 тыс. рублей.

Кроме того, сотрудник, который извещен о предстоящем отдыхе позднее чем за две недели, может обратиться с заявлением о переносе такого отпуска на другой срок. Работодатель обязан это заявление удовлетворить и согласовать с сотрудником новые даты отдыха (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Если несоставление приказа или его позднее подписание привело к тому, что отпускные были выплачены позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, это также может стать основанием для наложения штрафа. При первом нарушении его размер составит (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
• для ИП – от 1 до 5 тыс. рублей;
• компании – от 30 до 50 тыс. рублей;
• должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей.

За повторное нарушение (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ):
• ИП грозит штраф от 10 до 30 тыс. рублей;
• компании – от 50 до 100 тыс. рублей;
• должностным лицам – от 20 до 30 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

Кроме того, при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен выплатить сотруднику компенсацию. Ее размер составляет 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок отпускных за каждый день просрочки. Более высокий размер компенсации может быть предусмотрен коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом компании.

Также работник может потребовать денежной компенсации морального вреда. Ее размер определяется по соглашению сторон, а в случае спора – судом (ст. 237 ТК РФ).

Образец приказа на отпуск

Разберем, как оформлять приказ на отпуск на примере унифицированной формы № Т-6. В документе нужно указать:
• название работодателя, его код по ОКПО;
• номер приказа;
• дату составления;
• Ф.И.О. работника, которому предоставляются дни отдыха, его табельный номер и должность;
• даты начала и окончания рабочего года сотрудника;
• количество дней отдыха, даты его начала и окончания (в разделе «А» формы);
• общее количество дней отдыха, даты его начала и окончания (в разделе «В» формы). Если сотруднику предоставляется только ежегодный отпуск, то разделы «А» и «В» формы будут совпадать. Это не произойдет, если сотрудник, например, уходит в основной отпуск и затем следом берет дополнительный отпуск. В этом случае в разделе «В» формы прописывается общее число дней двух отпусков.

Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное им лицо. С документом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

По ссылке можно посмотреть образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска.