Расчет себестоимости услуги: порядок и примеры

Себестоимость услуги – это сумма всех затрат, которые компания или предприниматель несет при ее оказании. Если она превышает выручку, бизнес работает в убыток. При этом расчет и анализ данного показателя — это не просто экономическая процедура, а стратегический инструмент управления бизнесом.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Зачем нужно рассчитывать себестоимость услуги
2. Виды себестоимости
3. Методы расчета себестоимости единицы услуг
4. Пример расчета себестоимости услуги
5. Учет себестоимости услуг
6. Показатели себестоимости услуг
7. Формирование себестоимости услуг
8. Анализ себестоимости услуг
9. Снижение себестоимости услуги

Зачем нужно рассчитывать себестоимость услуги

Знание реальной себестоимости позволяет:
• провести анализ рентабельности как всего бизнеса, так и отдельных услуг;
• установить конкурентную цену;
• контролировать расходы и находить резервы для их оптимизации.
• принимать управленческие решения — например, о расширении ассортимента, смене локации, об обучении персонала.
• оптимизировать налоги. Расходы при реализации услуг могут уменьшать налоговую базу.

Виды себестоимости

Существуют различные классификации этого понятия. Они помогают точнее оценивать финансы компании и принимать решения. Приведем основные классификации.
1. По этапам расчета:
• Цеховая – включает только прямые затраты на оказание услуг (материалы, зарплата персонала, энергия, амортизация оборудования).
• Производственная – цеховая себестоимость плюс общехозяйственные расходы (зарплата директора, бухгалтерии, содержание административного офиса, оплата консультантов).
• Полная (коммерческая) – производственная себестоимость плюс внепроизводственные расходы (реклама и прочие расходы).
2. По назначению (для анализа):
• Фактическая – рассчитывается по реальным затратам за период.
• Плановая – прогнозируется на основе норм и ожидаемых расходов.
• Нормативная (или сметная) – рассчитывается на основе утвержденной сметы расходов и имеет жесткие нормативы использования финансовых ресурсов. Применяется преимущественно в бюджетных и некоммерческих организациях.
3. По объему затрат:
• Предельная – дополнительные затраты на производство еще одной единицы услуг.
• Средняя – общие затраты, деленные на количество оказанных единиц услуг.
Такое разнообразие подходов объясняется различными потребностями бизнеса. Например, чтобы установить минимальную цену, нужно обратиться к полной себестоимости, а для контроля эффективности – сравнить плановую и фактическую.

Методы расчета себестоимости единицы услуг

Калькулирование может осуществляться различными методами. Рассмотрим некоторые из них.

1. Попроцессный метод
Это один из базовых и наиболее простых методов. Он заключается в учете всех расходов, которые связаны с конкретной услугой. При этом затраты могут определяться:
• методом калькуляции прямых затрат
В расчет принимают расходы, которые можно напрямую отнести к конкретной услуге: зарплате специалистов, цене расходников, амортизации оборудования, транспортным расходам и прочее.
Пример: ремонт телефона:
• запчасти – 2 тыс. рублей;
• работа мастера – 1 тыс. рублей;
• амортизация оборудования – 200 рублей;
Итого себестоимость: 2 000 + 1 000 + 200 = 3 200 рублей.
• метод распределения накладных расходов
Учитываются не только прямые, но и косвенные затраты, которые невозможно напрямую отнести к конкретной услуге. Это зарплата бухгалтерии и кадровиков, аренда офиса, коммунальные расходы и прочее. Они распределяются между услугами пропорционально.
Преимуществами данного метода являются высокая точность расчетов, прозрачность структуры затрат и легкость идентификации расходов.

2. Нормативный метод
Затраты рассчитывают по утвержденным нормам, а потом сравнивают с фактическими. Применяются в сферах, где можно установить такие нормативы. Например, время на уборку помещения, оказание консультации.
В общем виде формула для расчета выглядит следующим образом:
Себестоимость = ∑ (норма времени × ставка) + норма материалов
Когда калькуляция осуществляется нормативным методом, важно своевременно отслеживать изменение нормативов, а также выявлять фактические отклонения от них.
Пример: уборка офиса:
• норма времени – 2 часа (ставка 500 руб./час.);
• норма моющих средств – 150 рублей.
Итого себестоимость: 2 × 500 + 150 = 1 150 рублей. Если при уборке сотрудник потратил не 2, а 3 часа, необходимо выявить причины и поработать над их устранением либо пересчитать нормативы.

3. Показательный метод
Сфера применения данного метода – индивидуальные и сложные услуги (дизайн, строительство, индивидуальный пошив одежды, разработка программного обеспечения). Учитываются все затраты, которые были понесены при выполнении заказа.

4. Попередельный метод
Используется при оказании сложных услуг, предусматривающих определенные этапы их оказания. Себестоимость определяется отдельно на каждом этапе.

5. Метод функционального учета затрат (Activity Based Costing — ABC)
Сложный метод, применяемый в отношении комплексных услуг со множеством процессов (логистика, банковские услуги). При таком способе затраты распределяются не по статьям, а по действиям (активностям). То есть производится определение стоимости каждой функции. Например, расходы на обработку заявки, транспортировку.

6. Метод директ-костинга
Фокусируется на учете только переменных затрат. Постоянные расходы в этом случае списывают на финансовые результаты периода.

7. Параметрический метод
Используется при отсутствии прямой возможности детального учета всех затрат. Расчет производится на основе параметров, характеризующих услугу: сложность, трудоемкость, энергоемкость, материалоемкость.
Выбор метода осуществляется компанией и зависит от целей анализа, сложности, масштабов бизнеса и отраслевой специфики. На практике компании могут использовать приведенные методы как по отдельности, так и сочетать между собой.

Пример расчета себестоимости услуги

Рассмотрим пример расчета себестоимости медицинских услуг (первичный прием врача терапевта в частной клинике).
1. Прямые затраты:
— зарплата врача за 30 минут приема 800 рублей (1 600 руб./час.);
— медицинские расходники — 50 рублей (перчатки, маска, одноразовые пеленки)
— амортизация оборудования — за 1 прием 30 рублей (стетоскоп, тонометр)
Итого прямые затраты – 880 рублей.
2. Накладные затраты
Предложим, общие накладные расходы клиники за месяц составляют 250 тыс. рублей. (аренда, коммунальные платежи, зарплата администраторам и так далее), а общее количество приемов в месяц составляет 500. Тогда на один прием приходится 250 тыс. / 500 = 500 рублей.
Итого: один прием врача обходится компании в 1 380 рублей (880 руб. + 500 руб.).

Учет себестоимости услуг

В бухгалтерском учете себестоимость формируется на счете 20 «Основное производство». На нем бухгалтер аккумулирует прямые затраты, которые напрямую относятся к оказанию услуги. Проводки:
• оплата труда сотрудника — Дт 20 Кт 70,
• материалы — Дт 20 Кт 10,
• амортизация оборудования — Дт 20 Кт 02 и так далее.
Общехозяйственные и управленческие расходы могут как включаться в себестоимость (Дт 20 Кт 26), так и сразу относиться на финансовый результат (Дт 90 Кт 26). Свой выбор организация фиксирует в учетной политике.
Налоговый учет зависит от применяемого исполнителем режима налогообложения.
Если налогоплательщик уплачивает налог на прибыль или УСН с объектом «Доходы минус расходы», он может уменьшить налогооблагаемую базу на себестоимость оказанных услуг. При этом важно, чтобы расходы были документально подтверждены и экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ). Если подтверждающие документы отсутствуют, уменьшить налог не получится.
Важно отметить, что в ни в главе 25 «Налог на прибыль», ни в главе 26.2 «Упрощенная система налогообложения» не говорится про себестоимость.
В главе 25 НК РФ дается общая группировка расходов, на которые можно уменьшить облагаемые доходы. Это расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы. По сути, правила главы 25 НК РФ позволяют уменьшать облагаемые доходы на себестоимость оказанных услуг.
А для УСН статья 346.16 НК РФ приводит точный перечень расходов, на которые можно уменьшить базу. В него, в частности входят:
• материальные расходы;
• расходы на оплату труда;
• суммы НДС по оплаченным товарам, работам и услугам, на которые он уменьшает свою налоговую базу;
• расходы на наемных бухгалтеров и юристов и многое другое.
Но существенно, что если расхода в списке нет, то даже если он входит в бухгалтерскую себестоимость, уменьшить налог на него не получится.
Так, налоговое ведомство неоднократно объясняло, что расходы компании на чай и кофе для клиентов, ожидающих обслуживания, не уменьшают УСН (письма УФНС РФ по городу Москве от 21.01.2011 № 16-15/005285@ и Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Показатели себестоимости услуг

Для анализа пользователю могут понадобиться различные показатели, характеризующие себестоимость. Приведем примеры:
1. Абсолютные – они показывают, сколько денег тратит бизнес:
— общая себестоимость услуг,
— себестоимость одной единицы услуги.
2. Относительные – показывают эффективность, например, затратоемкость (затраты на 1 руб. выручки).
Определяется по формуле: С/Б, деленная на выручку.
Если выручка 1 млн рублей., а себестоимость 600 тыс. рублей, то на каждый 1 руб. выручки компания тратит 60 коп. Если нужно получить процентное отношение, то результат умножают на 100 процентов. В нашем примере доля затрат составляет 60 процентов.
Рентабельность – позволяет сравнивать услуги между собой.
Может определяться по формуле: прибыль от услуги / затраты на услугу х 100 %.
3. Структурные – показывают, из чего складывается показатель:
— доля постоянных и переменных затрат;
— удельный вес отдельных статей затрат (к примеру, доля расходников, зарплаты, аренды).
4. Динамические – для наблюдения изменения значения во времени:
— темп роста или снижения затрат за период;
— сравнение с плановыми показателями или показателями прошлых лет.

Формирование себестоимости услуг

Первое, что необходимо сделать при формировании себестоимости, – определиться с целями этого действия. От них будет зависеть выбор оптимального метода калькуляции.
Если этот показатель рассчитывается для ведения бухгалтерского учета, необходимо точно следовать порядку, зафиксированному в учетной политике.
Затем формируют состав затрат. На этом этапе выделяют все виды расходов, связанных с оказанием услуги: прямые и косвенные (накладные) затраты, а при необходимости постоянные и переменные.
Если компания относит косвенные затраты на себестоимость, нужно выбрать порядок их распределения. Чаще всего выбирают один из следующих вариантов:
• пропорционально выручке;
• пропорционально прямым затратам (например, фонду оплаты труда);
• по времени (для услуг, где ключевой фактор – часы работы).
Далее остается собрать данные и произвести расчет в соответствии с выбранным методом.
Как правило, бухгалтерская себестоимость формируется в программных продуктах, предназначенных для ведения бухучета («1С», «Контур», «Парус» и пр.). Для экономического анализа, особенно если методика калькуляции себестоимости отличается от применяемого в бухучете, можно использовать другие программные продукты, включая таблицы в Еxcel.

Анализ себестоимости услуг

Процесс анализа включает три основных этапа:
• подготовительный этап определяет цели анализа, выбор методики и сбор исходных данных;
• на аналитическом этапе происходит расчет показателей, выявление отклонений и идентификация факторов влияния.
• заключительный этап направлен на формулировку выводов, разработку рекомендаций и подготовку управленческих решений.
В процессе анализа компания может, во-первых, провести сравнительный анализ себестоимости с планом, прошлыми периодами, с данными конкурентов или средними данными по отрасли (если компания располагает такими данными).
Во-вторых, проводится структурный анализ — расчет доли зарплат, материалов, аренды и прочих расходов, а также выявление самых затратных статей.
Далее можно обратиться к анализу рентабельности. Рассчитать рентабельность каждой услуги и сравнить их по данному показателю.
Также при анализе стоит определить, какие факторы сильнее всего оказывают влияние на себестоимость (быстрый износ оборудования, рост цен, увеличение времени на обслуживание клиента). Это покажет направление для работы над снижением затрат.
Анализ – это всегда аналитическая работа, предполагающая не только сравнение показателей, но и выдвижение гипотез и их проверку. При анализе часто используют таблицы, графики и диаграммы, которые помогают визуализировать большие объемы информации.

Снижение себестоимости услуги

Снижение себестоимости – одна из важнейших задач для любой компании, стремящейся к повышению конкурентоспособности и увеличению прибыли. Этот процесс требует комплексного подхода и затрагивает различные аспекты деятельности организации.
Уменьшение затрат без потери качества невозможно без глубокого анализа. Компании необходимо четко понимать составляющие себестоимость затраты, динамику их изменения, при возможности сравнить данные с конкурентами.
Важно учитывать, что на себестоимость влияют как внутренние, так и внешние факторы. К внутренним относятся квалификация персонала, уровень технологий, организация бизнес-процессов и система управления. Внешние факторы включают инфляцию, изменение цен на ресурсы, конкурентную среду и государственное регулирование.
Основными мерами снижения затрат являются:
• автоматизация и устранение неэффективных бизнес-процессов;
• оптимизация штата;
• работа с персоналом по повышению эффективности труда;
• сокращение расходов на закупки материалов;
• приобретение высокотехнологичного оборудования. К примеру, если в клининговой компании 70 процентов себестоимости составляет зарплата сотрудников, то имеет смысл отказаться от части персонала, приобретя взамен качественные пароочистители и другое оборудование;
• сокращение накладных расходов, таких как аренда, «коммуналка», перевод сотрудников на дистанционную работу.
Допустим, что если затраты на оказание образовательных услуг (курсы иностранного языка) выросли за год на 30 процентов, это может быть связано как со внутренними факторами (увеличение расходов на рекламу, повышение зарплаты преподавателей, закупка более дорогих методических материалов), так и с внешними (повышение арендной платы и коммунальных платежей, увеличение налогов). Если причина в значительном повышении арендной платы, то одним из способов снижения расходов может стать акцент на групповые, а не индивидуальные занятия и запуск онлайн-групп.
При выборе конкретных мер компании придется прибегнуть к детальным расчетам.

Мониторинг затрат должен проводиться на постоянной основе. Это не разовая акция, а непрерывный процесс, требующий системного подхода, аналитического мышления и готовности к изменениям. Только комплексная стратегия, учитывающая специфику конкретной компании, может обеспечить реальную оптимизацию расходов без ущерба для качества услуг.