Расходы на такси

Материал посвящен вопросам возмещения сотрудникам затрат на поездки в такси в служебных целях. Расскажем, как учесть работодателю расходы сотрудников на оплату таксомотора. Поговорим о том, как подтвердить такие издержки. Рассмотрим учет расходов на проезд в такси в случае командировок.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Расходы на такси сотрудников
2. Расходы на такси в командировке
3. Возмещение расходов на такси
4. Расходы на такси: подтверждающие документы
5. Как учесть расходы на такси

Расходы на такси сотрудников

Компания обязана возместить своему сотруднику издержки на использование такси при выполнении им трудовых обязанностей, если данная компенсация одобрена руководителем или другим уполномоченным лицом фирмы (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

В организации порядок компенсации затрат на такси можно прописать в коллективном договоре, а также в локальном нормативном акте. В таком документе должны быть отражены следующие моменты:

• перечислены ситуации, когда сотрудники вправе воспользоваться услугами такси для выполнения своих должностных обязанностей. Это может быть поломка служебной машины, невозможность добраться автобусом или поездом, перевозка документов особой важности;
• указаны ограничения. В частности, предельно допустимая сумма расходов на такси в месяц, на которую производится компенсация или возможность использовать определенный тариф для поездки;
• определен список сотрудников, которые вправе использовать такси, если для поездки имеются служебные цели. Это могут быть как конкретные люди, так и лица, занимающие определенные должности или выполняющие некоторые виды работ;
• приведен перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Можно установить, что сотрудник должен составить на имя руководителя компании установленный документ о компенсации расходов на услуги такси, понесенных в служебных целях. Таким документом может быть заявление, служебная записка или отчет. К нему потребуется приложить бумаги, подтверждающие произведенные затраты;
• указаны сроки предоставления документов и порядок их согласования, в том числе получение визы руководителя на каждом заявлении или другом документе о возмещении понесенных расходов на такси;
• установлены сроки и порядок выплаты компенсации, в частности, перечислением на банковскую карту сотрудника или наличными деньгами из кассы предприятия.

Если регулярные поездки предусмотрены должностными обязанностями работника, в том числе при разъездном характере работы, размеры и порядок возмещения ему издержек на такси можно также установить трудовым договором вместе с порядком возмещения прочих расходов на служебные поездки (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Работнику могут быть возмещены также издержки на отдельные поездки в такси в случаях, не указанных в локальном нормативном акте. Для этого нужно, чтобы компенсацию согласовал руководитель или другое уполномоченное лицо компании. Тогда сотрудник также сможет оформить заявление, служебную записку или отчет с обоснованием необходимости поездки на такси и приложить к нему бумаги, подтверждающие фактически понесенные затраты.

Расходы на такси в командировке

Издержки на услуги такси в случае командировки допустимо учесть, если они будут обоснованы экономически, а также подтверждены документами, соответствующими требованиям действующего отечественного законодательства. На это указывает письмо Минфина РФ от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215.

Для признания расходов на такси потребуются документы, подтверждающие производственный характер поездок и оплату проезда. Чтобы доказать производственный характер поездок, в локальных нормативных актах компании, к примеру, в положении о командировках или в коллективном договоре могут быть перечислены случаи, когда сотрудник вправе воспользоваться в служебных поездках услугами такси.

Возмещение расходов на такси

Оплату такси возмещают работнику в размере, установленном локальным нормативным актом компании. Облагать НДФЛ такую компенсацию не нужно, если она выплачивается:

• работникам, чья занятость по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или в трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 19.11.2021 № 03-01-10/93643, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746);
• другим специалистам, совершающим периодические или разовые поездки на такси в связи с выполнением своих трудовых обязанностей, то есть в интересах компании (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 20.03.2017 № 03-04-06/15815, от 14.05.2010 № 03-04-06/1-97).

Компенсация расходов на такси для служебных поездок не облагается также всеми видами страховых взносов в размере, установленном работодателем, если занятость сотрудника носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или в трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина РФ от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746).

Для освобождения компенсации от обложения НДФЛ и страховых взносов компания должна располагать подтверждающими документами. На это указывают многочисленные письма Минфина РФ: от 02.05.2024 № 03-04-05/40913, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 20.03.2017 № 03-04-06/15815, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247.

При этом величина компенсации сотрудникам издержек на услуги такси для проезда из дома до работы и обратно включается в доходы работников, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина РФ от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 (п. 1, п. 3), от 09.11.2020 № 03-01-10/97136). А при непосредственной оплате компанией стоимости такого проезда за работника вопрос обложения НДФЛ и страховыми взносами остается неоднозначным. Если такая оплата обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности у сотрудника воспользоваться общественным транспортом, у него не возникает дохода, облагаемого НДФЛ и взносами (письмо Минфина РФ от 22.12.2022 № 03-04-07/125960). Однако прежде Минфин высказывал позицию, согласно которой при использовании работниками компаний такси для проезда от места жительства до места работы и обратно, услуги которых оплачены фирмой, у них возникает облагаемый доход (письма от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 03.12.2020 № 03-04-06/105658, от 06.11.2020 № 03-04-06/96911).

Расходы на такси: подтверждающие документы

Для подтверждения расходов и их экономического обоснования используют документы, из которых вытекает производственный характер поездки, а также размер произведенной оплаты. Затраты на оплату такси подтверждают следующие документы (п. 76, пп. «г» п. 82 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586):

• заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа. При этом перечень обязательных реквизитов этого документа приведен в приложении 4 к приказу № 1586;
• чек ККТ;
• чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Как учесть расходы на такси

Компенсацию сотруднику издержек на такси в служебных целях допустимо учитывать в налоговом обложении прибыли. При компенсации таких затрат специалисту с разъездной работой нужно включить сумму в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, соглашением и не превышающем фактические затраты работника, в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 19.11.2021 № 03-01-10/93643).

Если поездка сотрудника не связана с выполнением работ, оказанием услуг, производством и реализацией продукции, продажей товаров, сумму компенсации относят во внереализационные расходы. К примеру, в качестве судебных издержек, если поездка работника на такси связана с участием в суде (пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если деятельность работника не связана с постоянными разъездами, но периодически или разово он совершает поездки на такси в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, компенсацию его затрат также можно учесть в составе прочих или внереализационных расходов. При этом такие поездки должны быть одобрены работодателем, а произведенные затраты — отвечать общим требованиям для признания расходов (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина РФ от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Расход признают на дату, на которую у компании возникает обязанность компенсировать сотруднику понесенные затраты согласно трудовому либо коллективному договору или принятому локальному нормативному акту (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При УСН можно учесть издержки на проезд в такси командированного сотрудника к месту служебной поездки и обратно, к месту постоянной работы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина РФ от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Несмотря на то что в разъяснениях фигурирует налог на прибыль, они применимы и к УСН. Связано это с тем, что при УСН с объектом «Доходы минус расходы» командировочные расходы учитывают в порядке, установленном для налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерские записи по учету компенсации расходов работника на такси в служебных целях следующие: