Сотрудник сменил фамилию: что делать

При смене фамилии или имени сотрудник должен представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных:

• паспорт, в котором указаны новые фамилия или имя сотрудника;

• свидетельство о заключении (расторжении) брака или о перемене имени.

Дополнительно можно взять у работника заявление об изменении фамилии или имени.
Работодатель может изменить данные сотрудника только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно. В противном случае при проведении проверки Роскомнадзор посчитает, что обрабатываются избыточные персональные данные, чем нарушаются права работника (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов нужно вернуть сотруднику, а копии, если они были сделаны, уничтожить после того, как будут внесены правки.

Если сотрудник поменял фамилию или имя, нужно внести изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения). Для этого необходимо на титульном листе зачеркнуть одной чертой прежние данные и вписать новые. Реквизиты подтверждающих документов указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы – при наличии печати (п. 7 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н). Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправить фамилию нужно и на обложке вкладыша (п. 32 порядка № 320н).

Законодательство не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета рабочего времени, график отпусков и другие кадровые документы. Табельный номер у сотрудника остается прежним, поэтому при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспортных данных.

Кадровику необязательно менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника.

С другой стороны, вносить корректировки не запрещено. Работодатель может делать это по своему желанию для удобства. Кроме того, необходимость вносить правки может быть предусмотрена порядком кадрового делопроизводства, который принят в компании. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который был утвержден до изменения личных данных сотрудника, можно указать новую фамилию или имя работника в графе 3 «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».

Удобнее вносить коррективы, если кадровые документы ведутся в компьютерной программе. В этом случае менять вручную каждый документ не нужно. Достаточно один раз указать новые данные работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы.

Если компания-работодатель участвует в зарплатном проекте банка, она, как правило, должна заниматься и переоформлением карты. Для замены карты необходимо направить в банк специальное заявление на перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, работнику останется лишь забрать ее в отделении банка. Пока банк не выпустит новую карту, заработную плату можно выплачивать наличными.

При заключении договора добровольного медицинского страхования (ДМС) документы для замены полиса оформляет также работодатель. А вот полис ОМС работник меняет самостоятельно. Об этом его нужно предупредить.
Если сотрудник представляет интересы компании на основании доверенности, то ему необходимо выдать новую доверенность.

Заявление об изменении фамилии составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Работник указывает в нем, в частности:

• свои новые Ф.И.О., должность;
• просьбу внести изменения в кадровые документы в связи со сменой фамилии;
• прежнюю и новую фамилию;
• реквизиты подтверждающих документов (паспорта, свидетельства).

Сотрудник должен проставить свою подпись и дату составления документа.

По ссылке можно скачать образец заявления сотрудника об изменении фамилии.

Приказ составляется в произвольной форме, в котором:

• прописывается указание о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии;

• указывается ответственный работник кадровой службы.

Подписывает приказ руководитель компании или другое лицо, которое он уполномочил, например, заместитель руководителя по работе с персоналом. С приказом нужно ознакомить сотрудника, сменившего фамилию, а также работников кадровой службы и других должностных лиц (при необходимости).

По ссылке можно скачать образец приказа о смене фамилии.

Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в трудовой договор, спорный. С одной стороны, Ф.И.О. работника не являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию или имя, сотруднику не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должны быть указаны новые данные.

Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Для этого следует составить дополнительное соглашение в произвольной форме. Документ надо оформить в двух экземплярах, один из которых передается работнику. Пусть сотрудник поставит подпись на экземпляре работодателя о том, что получил свой. Такой порядок предусмотрен для оформления трудового договора и применяется для оформления допсоглашений к нему, поскольку они — неотъемлемая часть трудового договора. На практике допсоглашения к каждому трудовому договору нумеруют по порядку, начиная с номера один (ч. 3 ст. 57, ч. 1 ст. 67, ст. 72 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.04.2020 № 14-2/В-519).

Изменение фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.

Вместе с тем фамилия и имя сотрудника в форме ЕФС-1 должны соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п).

Чтобы поменять фамилию или имя для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п. Подать это заявление работник может самостоятельно либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, пп. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, пп. 16, 17 инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 22.04.2020 № 211н).

После корректировки данных в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР, можно подавать форму ЕФС-1, в которой следует указать новую фамилию работника (пп. 2 п. 2 ст. 6, пп. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 закона № 27-ФЗ, п. 3.5 порядка № 245п).