Утрата документов в организации: что делать

Ни одна компания не застрахована от утраты документов. Такое событие чревато весьма неприятными последствиями, начиная от налоговых штрафов и вплоть до уголовной ответственности. Наша статья посвящена тому, как правильно следует действовать, если вы обнаружили отсутствие того или иного документа, чтобы избежать наказания.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Чем подтвердить утрату документов
2. Как задокументировать утрату документов
3. Приказ о создании комиссии
4. Образец акта об утрате документа
5. Уведомление налоговой об утрате документов
6. Как восстановить утраченные документы
7. Ответственность за утрату документов
8. Какие еще могут быть последствия утраты документов

Чем подтвердить утрату документов

Каждая компания хранит большой объем различных видов документов, например:

• первичных;
• служебных;
• кадровых;
• иногда даже секретных.

Все указанные документы должны в обязательном порядке храниться в компании в течение установленных законом сроков.

Так, срок хранения документов бухгалтерского учета в основном составляет 5 лет. Например, это правило касается первички (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Более длительные сроки установлены, например, для договоров ГПХ и актов к ним, расчетов по страховым взносам, документов об оплате труда и прочих. Для них срок хранения составляет 75 лет, если делопроизводство было окончено до 1 января 2003 года (50 лет, если производство окончено после указанной даты) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Есть документы, которые и вовсе должны храниться постоянно. В частности, это касается учредительных договоров.

Причины отсутствия документации могут быть самые разные. Так, можно выделить следующие виды утраты:

• произошедшая по вине работника. Например, сотрудник неумышленно уничтожил документ или, напротив, совершил его кражу;
• возникшая вследствие чрезвычайной ситуации (пожар, потоп и так далее).

Сотрудник, который обнаружил пропажу, должен составить докладную записку. Она и будет подтверждением того, что документа нет в наличии.

В ней должно быть указано следующее:

• когда стало известно о пропаже;
• обстоятельства, при которых работник обнаружил указанный факт;
• какой (какие) документ был утрачен.

Далее руководитель компании должен издать приказ о формировании комиссии, которая будет проводить расследование обстоятельств и причин утраты, а также собирать необходимые документы, которые подтвердят пропажу.

Так, если произошел пожар, то может быть запрошена справка от МЧС, которая подтвердит этот факт.

Если же предполагается, что совершена кража, то нужно написать соответствующее заявление в полицию. Заявителю будет выдан талон-квитанция о его приеме.

Кроме того, комиссия может запросить письменные объяснения от сотрудников.

Как задокументировать утрату документов

После того как упомянутая выше комиссия завершит расследование, необходимо составить акт об утрате документов. Законодательной его формы не установлено, поэтому составить его можно произвольно. В нем обязательно нужно указать:

• какие документы утрачены;
• какие обстоятельства и причины пропажи удалось установить комиссии;
• можно ли восстановить утраченную документацию или она утеряна безвозвратно.

Также к нему нужно приложить все собранные в ходе разбирательства доказательства.

Еще один документ, подтверждающий факт утраты, – это акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны. Его составляют в том случае, когда факт пропажи был выявлен в ходе проведения плановой (внеплановой) проверки архива.

Оформляется он по истечении 1 года после того, как были предприняты все возможные меры для поиска пропавшей документации (п. п. 97, 98, 104 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

К акту должна быть составлена справка о том, что был проведен розыск.

Приказ о создании комиссии

Приказ о создании комиссии составляется в произвольной форме, так как она не утверждена на законодательном уровне.

В частности, в приказе нужно указать:

• в каких целях создается комиссия. В нашем случае это расследование факта пропажи документации;
• кто из сотрудников войдет в ее состав, с указанием их должностей. Также следует определить, кто из них будет исполнять роль председателя комиссии;
• срок проведения расследования.

Сотрудники, входящие в состав комиссии, должны быть ознакомлены с указанным приказом под роспись.

Образец акта об утрате документа

Ниже предлагаем образец Акта от утрате документов, составляемого комиссией.

Уведомление налоговой об утрате документов

Налоговое законодательство не содержит требования об уведомлении налоговой об утрате документов, если такие не были запрошены в рамках проведения проверки.

Однако рекомендуем все-таки действовать на опережение и в произвольной форме составить соответствующее уведомление. К нему следует приложить документы, свидетельствующие о проведении внутреннего расследования и о его итогах.

Это поможет в будущем избежать лишних вопросов и подозрений со стороны контролеров. Также составление указанного уведомления может стать основанием для освобождения от ответственности за непредставление документов, ведь вы заранее информируете ФНС о пропаже. В таком случае трудно будет заподозрить компанию в недобросовестных действиях (сокрытии документов).

Как восстановить утраченные документы

Для восстановления пропавшей документации компания может использовать все доступные ей способы. В частности, вы можете запросить копии:

• у контрагентов;
• в банке;
• в налоговой и так далее.

Внутреннюю документацию компания восстанавливает самостоятельно на основании сохранившихся сведений и документов.

Ответственность за утрату документов

Утрата документов может повлечь следующие виды ответственности:

1) налоговую:

• за непредставление документов по требованию контролеров на компанию могут наложить штраф. Его размер составляет 10 тыс. рублей (ч. 2 ст. 126 НК РФ, Письмо ФНС России от 30.12.2022 № СД-4-2/18011);
• за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (если отсутствует первичка).

Штраф за указанное деяние составляет 10 тыс. рублей, если утеряны документы за 1 налоговый период, и 30 тыс. рублей, если за несколько периодов.
Если из-за утраты была занижена налоговая база, то наказание будет более существенным и составит уже 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но при этом не менее 40 тыс. рублей (ч. ч. 1, 3 ст. 120 НК РФ).

2) административную:

• за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета на должностное лицо компании может быть наложен штраф в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ, примечание 1 к указанной норме). Повторное нарушение приведет к увеличению суммы штрафа, и он составит уже от 10 тыс. до 20 тыс. рублей. В качестве альтернативного наказания предусмотрена дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 2-х лет (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ);
• установлена также ответственность за нарушение требований законодательства о хранении различных документов, в частности для АО и ООО. В указанном случае штраф для должностного лица составит от 2,5 до 5 тыс. рублей, а для самой компании — от 200 до 300 тыс. рублей (ч. ч. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

В отношении страховщиков установлена отдельная ответственность за нарушение требований по хранению соответствующей документации. Так, должностному лицу за утрату страховых документов будет грозить штраф в размере от 20 до 30 тыс. рублей. С самой организации при этом могут взыскать от 100 до 200 тыс. рублей (ч. 3 ст. 13.25 КоАП РФ, ч. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015-1, Перечень, утвержденный Указанием Банка России от 12.09.2018 № 4902-У);

• За нарушение правил хранения архивных документов гражданину может грозить вынесение предупреждения или штраф в размере от 1 до 3 тыс. рублей. Должностное лицо накажут строже — размер санкции варьируется от 3 до 5 тыс. рублей. С компании взыщут от 5 до 10 тыс. рублей (ст. 13.20 КоАП РФ);
• Утрата кадровых документов влечет вынесение предупреждения или взыскание штрафа в размере от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица. Для ИП предусмотрен штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей. Для компаний санкция составит от 30 до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

3) уголовную:

Если потерянные документы содержали государственную тайну, то ответственному за это лицу будет грозить (ст. 284 УК РФ):

• ограничение свободы на срок до 3-х лет;
• принудительные работы на срок до 3-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью также на срок до 3 лет или без такового;
• арест на срок от 4 до 6 месяцев;
• лишение свободы на срок до 3-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Какие еще могут быть последствия утраты документов

Если были утрачены деловые документы, например, договор с контрагентом или акт выполненных работ, то компании в случае возникновения спора сложно будет доказать свою правоту, так как она не сможет предоставить суду доказательства.

Стоит также сказать о том, что если вследствие утраты документов произошла утечка персональных данных, то организация понесет ответственность и за это. Кроме этого, собственник персональных данных сможет также взыскать моральный вред, причиненный ему нарушением требований к их хранению (ст. 24 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Кроме того, утрата документов может стать причиной включения компании в план проведения выездных налоговых проверок (п. 9 Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).