Заграничная командировка

В современных условиях международной деловой активности загранкомандировки становятся неотъемлемой частью работы многих компаний. При этом от правильности оформления поездки зависят не только эффективность выполнения служебных задач, но и финансовые интересы компании. Ошибки в документальном сопровождении могут привести к спорам с налоговиками и нарушению сроков выполнения бизнес задач.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Оформление заграничной командировки
2. Суточные при заграничных командировках
3. Авансовый отчет по заграничной командировке
4. Учет расходов по заграничным командировкам

Оформление заграничной командировки

Зарубежная командировка — это поездка сотрудника за пределы страны по поручению работодателя для выполнения конкретного служебного задания. Эта поездка имеет четко обозначенный срок, после чего сотрудник возвращается к месту постоянной работы.

Основные документы, регламентирующие особенности оформления, оплаты и налогообложения загранкомандировок:

а) ст. 166 – 168.1 ТК;
б) ст. 217, 255, 270 НК;
в) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, далее — Положение;
г) Постановление Правительства от 26.12.2005 № 812, утвердившее размеры и порядок выплаты суточных и надбавок к суточным при служебных командировках на территории иностранных государств работников бюджетной сферы.

Оформление служебных поездок сотрудников для поездок за границу в «бумажном» плане не отличается от оформления командировок по России.

Работодатель оформляет:

а) приказ о командировке по форме Т-9 или Т-9а, если в поездку направлено несколько человек;
б) командировочное удостоверение и служебное задание. Эти документы отменены в качестве обязательных с 2015 года, но их можно оформлять по желанию работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются в соответствии со ст. 168 ТК, коллективным договором, внутренними ЛНА компании, к примеру, положением о командировках.

Сотруднику для поездки за границу понадобятся:

а) загранпаспорт. В некоторых странах установлены требования к окончанию срока действия документа. К примеру, для въезда в страны Шенгенской зоны в 2025 году паспорт должен быть действителен не менее 3-х месяцев после предполагаемой даты выезда из зоны;
б) виза — требуется не для всех стран;
в) страховка, которая покрывает медрасходы за рубежом;
г) дополнительные документы, к примеру, прививочный сертификат для некоторых стран Африки и Азии.

Суточные при заграничных командировках

Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения).

Для заграничные поездок выплата этих сумм осуществляется в размере:

а) определенном коллективным договором или внутренним ЛНА компании для командировок по России — при проезде по территории РФ;
б) установленном коллективным договором или внутренним ЛНА юрлица для командировок — за пределы РФ при проезде по территории иностранного государства.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения госграницы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в инвалюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 15 Положения).

При направлении сотрудника в загранпоездку в две и более страны суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Сотрудник, которые выехал в загранкомандировку и вернулся из нее в РФ в тот же день, суточные в валюте выплачиваются в размере 50% от нормы затрат при заграничных поездках (п. 17 Положения).
Даты пересечения госграницы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 15 Положения).

Для коммерческих компаний порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, включая суточные, определяются коллективным договором или положением о командировке (ст. 168 ТК).

Работодатель вправе самостоятельно устанавливать размер суточных для сотрудников. Законодательные ограничения по нормам выплат установлены только в целях налогообложения (ст. 217, 422 НК).

Так, от уплаты НДФЛ и взносов на ОПС освобождены суммы, выплачиваемые сотрудникам для зарубежных поездок, в пределах 2,5 тыс. руб. в день.

Приведем пример, как рассчитать необлагаемый размер суточных при направлении сотрудника в загранкомандировку

Сотрудник направляется в командировку в Германию на 5 дней.
Дата вылета из России — 10 июня (рейс в 23:45);
Дата возвращения в Россию — 15 июня (рейс в 00:15).

В положении о командировках компании установлены суточные:

а) за границей — 3 000 рублей в день;
б) по России — 800 рублей в день.

Дни, которые сотрудник проведет за границей — 10 июня (день выезда), 11, 12, 13, 14 июня (период пребывания в Германии). Всего 5 дней;

День возвращения в Россию — 15 июня.

Сумма суточных составит:

а) 15 000 руб. за 5 дней за пребывания границей (5 × 3 000 руб.);
б) 800 руб. за 1 день в России (1 × 800 руб.);

Всего сотруднику выплатят 15 800 руб. (15 000 руб. + 800 руб.).

В целях налогообложения выплат нужно учитывать, что суточные за границей в пределах 2 500 руб. в день не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Превышение 500 руб. в день (3 000 руб. − 2 500 руб.) облагается НДФЛ.

В связи с этим сумма, облагаемая НДФЛ и взносами, за 5 дней за границей составит 2 500 руб. (5 × 500 руб.).

Суточные по России в пределах 700 рублей в день не облагаются налогами. Превышение (800 − 700 = 100 рублей) облагается НДФЛ и взносами.

Таким образом, компания уплатит:

а) 325 руб. НДФЛ (2 500 руб. × 13%);
б) 750 руб. страховых взносов (2 500 руб. × 30%).

Итого к выплате сотруднику положено 14 725 руб. (15 800 руб. − 325 руб. − 750 руб.).

При поездках сотрудников за границу лимит для суточных в целях уплаты взносов на травматизм не установлен. От обложения страховыми взносами на травматизм освобождена вся сумма суточных, установленная ЛНА работодателя (письмо СФР от 01.12.2025 № 19-20/62184).

Авансовый отчет по заграничной командировке

Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из загранпоездки сотрудник подает в бухгалтерию авансовый отчет (п. 23 Положения).

Авансовый отчет по поездке зарубеж оформляется по тем же правилам, что и для командировок по России, но с учетом особенностей валютных расчетов и перевода документов.

Если аванс на загранпоездку выдан в инвалюте, то авансовый отчет составляется в валюте выдачи и одновременно в рублях (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.

Документы должны быть переведены на русский язык. Разрешается перевод не только профессиональным переводчиком, но и специалистом самого работодателя (письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Исключение — суточные. Представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные сотрудником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется (письмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

Компания, направляя сотрудника в загранпоездку, вправе выдать ему аванс на расходы на наем жилья и дополнительные расходы одновременно в рублях и другой валюте. Такой порядок выдачи аванса следует закрепить в ЛНА или коллективном соглашении.

При этом важно соблюдать порядок осуществления валютных операций, установленный Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее — Закон № 173-ФЗ (п. 13 Положения).

По общему правилу, установленному Законом № 173-ФЗ, валютные операции между резидентами запрещены.

Исключение — операции, перечисленные в ст. 9 Закона № 173-ФЗ, к которым в том числе относятся операции по оплате или возмещению затрат в связи со служебными командировками за пределы РФ.

Юрлица-резиденты теперь могут осуществлять без использования банковских счетов в уполномоченных банках операции с наличной инвалютой при оплате или возмещении расходов физлиц, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).

Валюту для суточных и возмещения иных командировочных затрат сотруднику можно выдать:

а) наличными из кассы;
б) с использованием расчетных (дебетовых) карт (п. 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. положением ЦБ от 24.12.2004 № 266-П);
в) путем перечисления средств на личную банковскую карту сотрудника (п. 2.3 вышеуказанного Положения).

Если суточные установлены в инвалюте, их пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату выплаты или утверждения авансового отчета.

От сотрудника может понадобиться также и справка о покупке инвалюты. Поскольку при направлении физлица в служебную поездку за рубеж работодатель компенсирует ему все фактические расходы, в том числе, сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты (письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).
Если оплата расходов в месте командировки (в частности, при проживании в гостинице) производится с банковской карты, номинированной в рублях, при этом платеж проводится в инвалюте, командировочные затраты работодателя определяются исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по обменному курсу, действовавшему на момент проведения платежа (письмо Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).
Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком.

Учет расходов по заграничным командировкам

Командировочные расходы, включая суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н, далее — ПБУ 10/99).

Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем компании-работодателя.

До момента утверждения авансового отчета деньги, выданные на оплату командировочных затрат, учитываются как дебиторская задолженность сотрудника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).
Командировочные расходы, в том числе суточные, учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В случае, если у компании нет подтверждающих документов либо если они оформлены с нарушениями, то затраты нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (письмо Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338).
При этом ограничений по размеру суточных для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль не установлено. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в данном случае определен в коллективном договоре или Положении о командировках компании.

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату начисления (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, на дату начисления включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК).

Также отметим, что с 2026 года расширяется перечень освобождаемых от обложения НДФЛ и взносов выплат, связанных со служебными поездками.

В него включаются затраты по оформлению полиса ДМС, требуемого для въезда на территории иностранных государств и пребывания на таких территориях в период загранкомандировки (абз. 13 п. 1 ст. 217, абз. 1 п. 2 ст. 422 Налогового кодекса в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ).