Закупочный акт (форма № ОП-5)

Закупочный акт — первичный документ при покупке товаров у физлиц. Он фиксирует сделку, служит основанием для оприходования продукции и подтверждения расходов в налоговом учете. Несмотря на то, что унифицированная форма акта больше не является обязательной, к его содержанию по-прежнему предъявляют строгие требования. В статье разберем, когда оформлять и как заполнять этот документ при закупках у физлиц.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Для чего и когда применяется закупочный акт
2. Как оформить закупочный акт
3. Форма и образец заполнения закупочного акта

Для чего и когда применяется закупочный акт

Закупочный акт — это документ, который составляется при расчетах с физлицом, не зарегистрированным как ИП.

Унифицированная форма акта (ОП-5) утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Изначально она предназначалась для сферы общепита, при закупках продуктов у населения.

Однако в дальнейшем стала применяться при закупке с/х продукции. Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным Письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, а также Постановлению Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132, закупочный акт оформляется при закупке организацией у населения (физических лиц) сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов, орехов.

Закупочный акт составляется лицом, осуществляющим закупку, и служит документом, подтверждающим правомерность списания подотчетных сумм и цели расходования полученных из кассы средств.

Подписывается документ лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается руководителем организации. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй остается у покупателя.

Постановлением Госкомстата от 29.09.1997 № 68 также утверждена еще одна типовая межотраслевая форма закупочного акта № СП-46. Он применяется по операциям поступления (закупки) и выбытия (передачи, продажи) животных по договорам с гражданами. Такой документ является универсальным и применяется по всем операциям движения животных, связанным с заключенными договорами с гражданами на закупку, откорм, выращивание и т. п. операциям с гражданами. В акте фиксируется поступление (передача) животных по каждому договору, заключенному с гражданином, живая масса, упитанность и все другие реквизиты, предусмотренные заключенным договором, в том числе и реквизиты по порядку расчетов за принятый (переданный) скот.

Отметим, что эти документы не оформляются при приеме металлолома от населения. В таких случаях применяется приемо-сдаточный акт по форме, утвержденной постановлением Правительства от 28.05.2022 № 980.

При этом с 2013 года организации вправе не использовать унифицированные формы первичных документов, а применять свои, если в них присутствуют все обязательные реквизиты. Это прямо предусмотрено ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности, это:

а) наименование и дата составления документа;
б) наименование экономического субъекта, составившего документ;
в) содержание хозоперации;
г) величина натурального или денежного измерения хозоперации с указанием единиц измерения;
д) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
е) подписи лиц с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Соответственно, налогоплательщики вправе использовать в работе самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов. За основу можно взять те формы, которые даны в альбомах унифицированных форм. При этом разработанный юрлицом документ может содержать только обязательные реквизиты или же обязательные и дополнительные реквизиты, необходимые самому налогоплательщику.

Закупочный акт выполняет несколько важных функций:

а) фиксирует факт сделки. В акте четко отмечается, что именно, в каком количестве, по какой цене и когда передали от продавца к покупателю. Это защищает обе стороны. Если возникнут споры, к примеру, о качестве товара или сумме оплаты, акт станет доказательством в суде;
б) служит основанием для учета. На его основе организация оприходует полученные товары в бухучете. В налоговом учете при ОСН или УСН «доходы минус расходы» стоимость закупленного товара можно включить в расходы — это уменьшит налогооблагаемую базу;
в) совмещает несколько функций. По сути, в одном документе могут быть отражены элементы договора купли-продажи, накладной и расписки в получении денег — если в нем подробно прописаны все условия сделки.

По общему правилу сделки юрлиц с гражданами совершаются в простой письменной форме (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК).

При закупке у физлиц пушнины, мяса диких животных и иной продукции компании вправе заключить договор купли-продажи, общие положения которого прописаны в ст. 454–491 ГК.

В зависимости от объема, условий и специфики закупок юридическое лицо вправе:

а) либо составить ГПД в простой письменной форме;
б) либо использовать первичный учетный документ, который будет подтверждать и факт передачи имущества, и факт заключения договора. В таком случае в документ помимо обязательных реквизитов целесообразно включить указание на место закупки, а также сведения о продавце — паспортные данные и адрес места жительства физлица.

На это обратил внимание Минфин в письме от 04.08.2014 № 03-04-06/38361.

В сделках с физлицами нужно учитывать следующие особенности.

Первая — расчеты с физлицом возможны как в безналичном порядке, так и наличными деньгами.

Если расчеты с продавцом производились банковским переводом, подтверждающим документом послужит платежное поручение.

При оплате наличными возможны 2 варианта:

а) денежные средства выдаются из кассы юрлица с оформлением расходного кассового ордера (РКО). Для ИП оформление РКО не является обязательным;
б) наличные выдаются работнику под отчет. После покупки сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает закупочный акт с отметкой об оплате товара.

На расчеты за приобретаемую у физлица продукцию не распространяются лимиты по расчетам наличными в 100 тыс. руб.

Лимит расчетов наличными, который закреплен в Указании ЦБ от 09.12.2019 г. № 5348-У, применяется только в расчетах между юрлицами и ИП. Физлица без предпринимательского статуса под это не подпадают. Поэтому, когда компания расплачивается наличными с обычным физлицом (даже если это крупная сумма), соблюдать лимит не нужно.

Вторая — по общему правилу при осуществлении организацией или ИП выплаты денежных средств физлицу в рамках обязательств по договору ГПХ применение ККТ и выдача кассового чека не производятся. Однако, если компания закупает с/х продукцию у физлица для последующей перепродажи, при выплате ему денежных средств следует выдать кассовый чек с признаком расчета «расход» (письма Минфина от 18.11.2025 № 30-01-11/111282, от 10.08.2018 № 03-01-15/56554).

Как оформить закупочный акт

Заполняется акт непосредственно в момент закупки и составляется в 2-х экземплярах — по одному для каждой стороны сделки.

При заполнении закупочного акта рекомендуется соблюдать следующий порядок.

1. Укажите сведения о закупщике. В верхней части документа отражаются:

а) наименование юрлица или Ф.И.О. ИП;
б) структурное подразделение (при наличии);
в) номер документа;
г) дата составления;
д) сведения о лице, осуществляющем закупку.

2. Заполните сведения о продавце. Необходимо указать:

а) Ф.И.О. физлица;
б) место закупки;
в) паспортные данные;
г) адрес регистрации или проживания;
д) ИНН (если имеется).

3. Внесите сведения о приобретаемой продукции. По каждой позиции указываются:

а) наименование продукции;
б) единица измерения;
в) количество;
г) цена за единицу;
д) стоимость.

После заполнения таблицы подсчитывается общая сумма покупки.

4. Подтвердите расчет. Продавец своей подписью подтверждает получение денежных средств, а покупатель — приемку продукции.

При покупке товаров у физлица удерживать НДФЛ не нужно, так как закупщик не становится налоговым агентом. Физлицо обязано само исчислить и уплатить НДФЛ в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК).

В таком случае физлицо-продавец сам отчитывается в налоговую инспекцию о полученном доходе и платит НДФЛ. Сообщать ИФНС о том, что физлицо получило доход, закупщик тоже не должен.

Форма и образец заполнения закупочного акта

Форму и образец заполнения акта ОП-5 можно скачать по ссылкам.