Замещение работником должности

Рассмотрим в нашем материале вопросы, касающиеся замещения должности сотрудника компании, который временно не может трудиться. Такая процедура может потребоваться на период отпуска, нетрудоспособности или командировки постоянного работника. Разберем порядок, в котором происходит оформление, и оплату этого замещения.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Что значит замещение должности
2. Замещение должности временно отсутствующего работника
3. Замещение работником должности
4. Оплата за замещение должности

Что значит замещение должности

Сотрудник компании может заболеть, взять в отпуск, уехать в командировку. В это время он не будет трудиться, и руководству потребуется решить, кто станет выполнять его обязанности. Оформить такую временную замену можно по-разному. Так, работодатель вправе предусмотреть замещение должности временно отсутствующего сотрудника с помощью перевода, привлечь совместителя, провести совмещение должностей, подписать срочный трудовой договор с новым временным работником.

Понятие «замещение должности» обычно используют для обозначения временного исполнения обязанностей сотрудника с освобождением замещающего работника от основной работы. Это главное, что отличает замещение в значении временного перевода от других возможных вариантов оформления.

Замещение должности временно отсутствующего работника

Оформить замещение должности сотрудника, который временно отсутствует, можно с помощью временного перевода. Тогда его обязанности будет выполнять другой работник фирмы, трудовая функция которого изменится. Для этого с замещающим специалистом заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.

На практике обычно еще оформляют приказ о переводе. Информацию о таком переводе в трудовую книжку, если она ведется в бумажной форме, а также в сведения о трудовой деятельности сотрудника вносить потребуется.

Также можно принять на работу человека для замещения должности работника, который временно отсутствует. Для этого с замещающим сотрудником заключают срочный трудовой договор на основании абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Действовать при этом работодателю нужно как обычно: запросить у работника обязательные при приеме документы, ознакомить его до подписания трудового договора с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, оформить срочный трудовой договор. Также можно издать приказ о приеме на работу, к примеру, по унифицированной форме № Т-1. Запись о приеме вносят в трудовую книжку (если она ведется в бумажной форме) и в сведения о трудовой деятельности работника.

Срочный трудовой договор на период выполнения функций временно отсутствующего специалиста оформляют как и любой другой срочный трудовой договор. Обязательно прописывают, что договор совершен на определенный срок. В нем, ссылаясь на абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ фиксируют, что контракт заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы. Если не указать конкретный срок трудового договора, его могут признать бессрочным.

Если же сотруднику поручается дополнительная работа, связанная с выполнением обязанностей временно отсутствующего специалиста, нужно заключить допсоглашение к трудовому договору (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940, п. 5 приложения № 3 письма Роструда от 14.12.2016 № 1313-ПР). В нем прописывают содержание и объем работ, условие о том, что она выполняется на протяжении рабочего дня (смены) специалиста совместно с работой, предусмотренной его трудовым договором, срок выполнения, величину доплаты. Также допускается обозначить порядок отмены такой работы до истечения срока. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника человеку можно поручить дополнительную работу как по другой, так и по идентичной профессии (должности) (ст. ст. 60.2, 151 ТК РФ).

В этом случае также часто издают приказ. Он не обязателен по закону, но может быть полезен, чтобы поручить бухгалтеру произвести доплату работнику за дополнительную работу.

Замещение работником должности

Поручая работнику замещение должности временно отсутствующего сотрудника, руководству нужно разобраться, нет ли у него ограничений на это. Таких ограничений законом предусмотрено немного.

Нельзя поручить обязанности работника, который временно не может их выполнять из-за ухода в отпуск или по другим причинам, следующим людям:
• несовершеннолетнему, если предстоящая работа выполняется вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
• женщине, если предстоящая работа связана с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые для женщин нормы, в том числе в период беременности (ч. 2 ст. 253 ТК РФ);
• иностранному гражданину, который временно пребывает в России, если это обязанности главного бухгалтера или другой должности, по которой на работника возлагается ведение бухгалтерского учета (п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
• совместителю, если и предстоящая работа, и работа по основному месту связана с вредными или опасными условиями труда. В этом случае работодатель может попросить работника представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК РФ).

Также могут быть специальные ограничения, связанные с обязанностями замещаемого работника, к примеру, руководителя компании. Так, если работа того, кого нужно временно заменить, предполагает осуществление предпринимательской деятельности по управлению юрлицом, нужно проверить кандидата на отсутствие у него дисквалификации. На дисквалифицированное лицо нельзя возложить выполнение указанных обязанностей (ч. 1 ст. 3.11, ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Оплата за замещение должности

Если для временного замещения должности руководство освободит человека от его основной работы, оплата ему будет производиться по временно замещаемой должности. Это ситуация, когда работодатель оформил временный перевод сотрудника на место отсутствующего работника. Тогда за выполнение его обязанностей человек будет получать заработную плату. Условия оплаты труда прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору о временном переводе (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Отдельно оформлять доплату за выполнение обязанностей отсутствующего работника в этом случае не придется.

Также есть разъяснения о том, что, если в трудовом договоре сотрудника или должностной инструкции, которая является неотъемлемой частью трудового договора, изначально предусмотрено условие о временном исполнении обязанностей другого работника в случае его отсутствия, устанавливать доплату за их выполнение не нужно. Это входит в обычные должностные обязанности работника в рамках заключенного трудового договора. Такой вывод содержится в письмах Минтруда РФ от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897, Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1.

Однако нередко исполнение обязанностей отдыхающего или болеющего работника поручается как дополнительная работа, без освобождения от функций, определенных трудовым договором. В этом случае работодатель должен оформить доплату.

Законом не установлен ни минимальный, ни максимальный размер доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Работодателю придется установить размер доплаты по соглашению с сотрудником. При этом обязательно нужно учесть содержание и объем дополнительной работы. Порядок определения размера доплаты работникам следует предусмотреть в положении об оплате труда или другом внутреннем документе компании (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 2 ст. 135, ч. 2 ст. 151 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940).

На практике величину доплаты определяют в фиксированной сумме или в виде процента от оклада (тарифной ставки) по замещаемой должности. Но в последнем случае, чтобы избежать возможных споров с работником, лучше прописывать в бумагах не только процент от оклада (тарифной ставки), но и конкретную сумму доплаты.

Если работа выполняется в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к ним, то на доплату необходимо начислить районный коэффициент, а также процентную надбавку (ст. 315 ТК РФ, письмо Роструда от 19.02.2021 № ПГ/01549-6-1). По мнению Федеральной службы по труду и занятости, отдельно на надбавку за выполнение дополнительной работы в виде совмещения профессий (должностей) не начисляют районный коэффициент и процентную надбавку к заработку за труд в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним. Их начисляют на заработную плату, в состав которой уже входит такая надбавка за выполнение дополнительной работы в качестве совмещения.