Как подтвердить расходы, если сотрудник заказал такси через приложение Uber

Вопрос:

ООО на ОСН направляет сотрудника в командировку. Для поездки к месту командировки и непосредственно на месте командировки сотрудник пользуется услугами такси, заказывая его через приложение Uber. Можно ли учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, и если да, то какие будут подтверждающие документы?

Ответ:

Организация может учесть расходы на поездки работника в такси в командировке в целях налога на прибыль при наличии подтверждающих документов, которыми при заказе такси через приложение Uber будут кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Клиент может получить их и в электронной форме.

До недавнего времени организации было проблематично подтвердить расходы на такси, заказанные через приложения, так как не выдавались никакие подтверждающие документы. Однако в связи с внесением изменений в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ организации с 01.07.2017 обязаны применять при расчетах новые ККТ и выдавать соответствующие чеки. Если организация оказывает услуги населению, то она может не применять ККТ до 01.07.2019 при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Законом № 54-ФЗ.

В соответствии с п. 111 Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к правилам.

Таким образом, даже при заказе такси через приложение существует обязанность предоставить клиенту либо чек ККТ, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, содержащую установленные реквизиты. Этот документ и будет подтверждением затрат.

Обращаем внимание, что такие приложения, как Uber, «Яндекс.Такси», теперь выдают соответствующие чеки, которые можно найти либо на указанной электронной почте, либо в самом приложении в разделе «Ваши поездки» — «Чек за поездку».

Кроме того, как разъяснил Минфин РФ, затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль компаний при выполнении требований ст. 252 НК РФ (письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

В связи с чем рекомендуется иметь экономическое обоснование использования работниками такси, в качестве которого может выступать письменное заявление работника с обоснованием использования такси и указанием маршрута поездки, который подтверждает производственный характер.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА