Аванс новому сотруднику в первый месяц работы

Выплата аванса новому сотруднику в первый месяц работы может вызывать вопросы как у бухгалтеров, так и у  работников. Разберемся, сколько новичку нужно проработать в компании, чтобы ему полагался аванс, как правильно действовать в соответствии с нормами трудового законодательства, чтобы и интересы работника соблюсти, и штрафов избежать.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Аванс и зарплата: отличия
2. Сроки выплаты аванса и зарплаты новому сотруднику: правила, примеры
3. Положен ли аванс в первый месяц работы на новом месте
4. Расчет аванса при приеме на работу: примеры
5. Ответственность за невыплату аванса новому сотруднику
6. Авансы вновь принятым сотрудникам

Аванс и зарплата: отличия

В профессиональной среде укоренился термин «аванс», однако с точки зрения действующего трудового законодательства РФ его использование не совсем корректно. Согласно части 6 статьи 136 ТК РФ, работодатель обязан платить зарплату не реже двух раз в месяц. Поэтому то, что в обиходе называют авансом, по своей правовой сути является заработной платой за первую половину месяца. Этот момент определяет все последующие расчеты и обязательства работодателя.

Ключевое отличие между двумя частями заработной платы заключается в периоде, за который они начисляются. Выплата, производимая в середине месяца, – это вознаграждение за труд сотрудника в первой половине этого месяца. А окончательный расчет по итогам месяца, то, что обычно называют зарплатой, включает в себя оплату не периода с 16-го числа по последнее число месяца, а всего месяца за вычетом ранее перечисленного работнику аванса.

Существенное различие состоит также в составе этих выплат. При расчете аванса учитываются только те компоненты заработной платы, которые можно достоверно исчислить исходя из фактически отработанного времени. Сюда входит оклад (тарифная ставка), пропорционально отработанным дням, а также постоянные надбавки и доплаты, например, за стаж работы, совмещение профессий, классность, за ученую степень и прочие. Их размер не зависит от результатов труда по итогам всего месяца. Об этом говорится, в частности в письмах Минтруда РФ от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023 и от 20.03.2019 № 14-1/В-177.
Вместе с тем выплаты, расчет которых объективно возможен только по окончании полного месяца, в состав аванса не включают и переносят в окончательный расчет. Это относится к ежемесячным премиям, размер которых определяется по итогам работы, оплате за сверхурочную работу, занятость в выходные и нерабочие праздничные дни. Таким образом, подход к формированию этих двух частей зарплаты различен: первая – это расчет за отработанное время, вторая – итоговый расчет с учетом всех начислений.

Сроки выплаты аванса и зарплаты новому сотруднику: правила, примеры

Соблюдение установленных сроков выплаты заработной платы является фундаментальным требованием трудового законодательства, гарантирующим защиту прав работников на своевременное и полное вознаграждение за труд. Важно подчеркнуть, что для нового сотрудника действуют точно такие же сроки выплаты аванса и заработной платы, что и для всех остальных работников организации.

Согласно части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Если между датами выплаты аванса и окончательным расчетом за месяц проходит больше 15 дней, это квалифицируется как задержка выплаты заработной платы.
Возникает резонный вопрос, а как быть с месяцами, в которых не 30, а 31 день? Например, в январе интервал между выплатами 25 января и 10 февраля составит 16 дней. Согласно разъяснениям ГИТ и Роструда ситуация, когда промежуток между выплатами аванса и зарплаты превышает 15 дней в связи с тем, что в месяце 31 календарный день, не является нарушением законодательства (письмо ГИТ в г. Москве от 26.08.2022 № ПГ/22605/10-30437-ОБ/18-661).

Работодатель должен установить точные даты выплаты работникам аванса и зарплаты. Не допускается устанавливать сроки выплат как интервалы, например, с 15-го до 17-е число. Об этом, в частности, пишет Роструд на сайте https: онлайнинспекция.рф/questions/view/166177.

Выбор точных дат аванса и зарплаты осуществляется работодателем внутри следующих временных интервалов:
• выплата за первую половину месяца (аванс) производится в интервале с 16-го по 30-е (или 31-е) число текущего месяца,
• окончательный расчет за месяц — с 1-го по 15-е число месяца, следующего за отработанным.

Такой подход соблюдает ключевое требование о том, что промежуток между двумя обязательными выплатами не должен превышать 15 календарных дней, как это разъясняется в письме Минтруда РФ от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663.

Вместе с тем нежелательно устанавливать даты выплаты аванса на последние числа месяца, а именно 29, 30 и 31-е число. Эти даты есть не во всех месяцах, что повлечет за собой необходимость переноса срока выплаты.

На практике может возникнуть вопрос о целесообразности установления дат выплаты 15-го числа (за первую половину месяца) и последнего дня месяца (за вторую половину). Несмотря на то что такая позиция встречается в разъяснениях отдельных контролирующих органов (письмо ГИТ в г. Москве от 31.07.2024 № 77/77/6-19414-24-ПВ/10-15529-24-СП), работодатели могут столкнуться со сложностями при ее реализации. Выплата аванса 15-го числа означает, что расчет производится до окончания расчетного периода. Это может привести к неточностям в исчислении суммы, особенно если сотрудник отсутствовал на работе в последние дни расчетного периода. Поэтому более целесообразным является установление дат выплаты, когда соответствующий расчетный период уже завершен. Для аванса это даты начиная с 16-го числа, а для зарплаты – с первого числа следующего месяца.

Выбранные работодателем даты фиксируются в правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), коллективном или трудовом договоре (ч. 6 ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532). Чаще всего работодатели выбирают первый вариант – ПВТР. Ведь коллективные договоры есть не во всех компаниях. А при фиксации дат в трудовых договорах при необходимости изменить их придется подписывать допсоглашения со всеми работниками.

Если установленный день выплаты аванса или зарплаты выпадает на нерабочий праздничный день или выходной день, выплата производится накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Например, если в сентябре 2025 года дата выплаты аванса 20-го число приходится на субботу, выплата производится в пятницу, 19 сентября.
А вот произвольный перенос даты выплаты аванса на более ранний срок, в том числе по заявлению работника (например, в связи с уходом в отпуск или семейными обстоятельствами), является недопустимым, поскольку это может привести к нарушению требования о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца (письма Роструда от 30.05.2012 № ПГ/4067-6-1, Минтруда РФ от 13.07.2023 № 14-1/ООГ-4663).
И наконец, приведем пример установления сроков выплаты заработной платы:
В правилах внутреннего трудового распорядка ООО «Прорыв» закреплено: «Заработная плата за первую половину месяца выплачивается 25-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным». Интервал между выплатами составляет 15 дней (с 25-го по 10-е число), что соответствует требованиям ТК РФ.

Положен ли аванс в первый месяц работы на новом месте

Право на получение аванса у нового сотрудника зависит от даты его трудоустройства. Аванс может быть начислен ему уже в первом месяце работы в компании, при условии, что он имел отработанные дни в первой половине этого месяца. Имеются в виду дни с 1-го по 16-е число.
Первым рабочим днем считается день, указанный в трудовом договоре. А если в нем нет такой информации, то следующий день после вступления трудового договора в силу (ст. 61 ТК РФ).
Для наглядности рассмотрим практические примеры.

Пример 1. Допустим, в организации уставлены следующие даты выплат: аванс выплачивается 25-го числа текущего месяца, а окончательный расчет – 10-го числа следующего месяца. Если новый работник трудоустроился 1 сентября, то его первая выплата состоится 25 сентября. Эта выплата будет представлять собой аванс, рассчитанный пропорционально отработанным дням с 1 по 15 сентября.

Пример 2. Сроки выплаты зарплаты те же, но сотрудник принят на работу 20 сентября. Тогда в первой половине месяца (с 1 по 15 сентября) у него нет ни одного отработанного дня. Следовательно, право на аванс за сентябрь у него не возникает. Его первой выплатой станет заработная плата за сентябрь, а именно за период с 20 до 30 сентября, которая будет выплачена 10 октября.

Расчет аванса при приеме на работу: примеры

При расчете зарплаты за первую часть месяца важно, что это не аванс в классическом понимании этого слова. Это не предоплата за будущую работу, а плата за фактически отработанное время. Такие разъяснения дают Минтруд РФ в письмах от 02.07.2024 № 14-1/ООГ-4023, от 20.03.2019 № 14-1/В-177, а также Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Дни, когда сотрудник отсутствовал на работе (болел или брал отгулы), не считаются отработанными.

Существует и иной подход к расчету аванса. В компании может быть установлен размер аванса в пропорции от общей суммы выплаты за месяц. Например, 50 процентов аванс и 50  процентов — зарплата. Такой вариант допускается, но и в этом случае размер аванса не должен быть меньше сумм, рассчитанных за фактически отработанное сотрудником время. Бухгалтеру помимо процентного аванса тем не менее придется рассчитывать аванс пропорционально отработанному времени, а затем сравнивать полученные суммы. И если процентный аванс окажется меньше, то производить доплату до фактически отработанного времени (письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Основой для расчета является установленный сотруднику оклад (тарифная ставка). Для определения стоимости одного рабочего дня оклад делится на норму рабочих дней в расчетном месяце согласно производственному календарю. Полученная сумма умножается на количество рабочих дней, фактически отработанных новым сотрудником в первой половине месяца (с 1-го по 15-е число).

Помимо оклада в расчет аванса включаются постоянные надбавки и доплаты, расчет которых также не зависит от итогов месяца: например, надбавка за стаж, совмещение профессий, за классность, ученую степень. Эти выплаты также рассчитываются пропорционально отработанному времени. При этом выплаты, расчет которых возможен только по итогам полного месяца, в авансе не участвуют. Это относится к ежемесячной премии, размер которой определяется по результатам работы, а также к оплате сверхурочных работ, занятости в выходные и праздничные дни. Эти суммы будут начислены и выплачены в составе окончательного расчета за месяц.

Пример 1. Сотрудник принят с 1-го числа.
Оклад — 88 тыс. рублей. Сотрудник принят 1 сентября 2025 года и отработал все рабочие дни первой половины месяца. Согласно производственному календарю, в сентябре 22 рабочих дня, из которых на первую половину (с 1 по 15 сентября включительно) приходится 11 рабочих дней.

Расчет: 88 000 руб. / 22 раб. дн. х 11 раб. дн. = 4 000 руб./дн. х 11 дн. = 44 тыс. рублей.
На руки работник получит сумму аванса за вычетом НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 1, 4 ст. 226 НК РФ). Предположим, доход работника облагается по ставке 13 процентов, тогда на карту ему перечислят: 44 000 руб. – 13 % = 38 280 рублей.
Выплата фиксированных 40 процентов (35 200 рублей) в этом случае была бы незаконной, так как занижает фактический заработок сотрудника.

Пример 2. Сотрудник принят не с начала месяца.
Оклад — 88 тыс. рублей. Сотрудник принят 11 сентября 2025 года. В первой половине сентября (с 11 по 15 сентября) он отработал 3 рабочих дня (четверг, пятницу и понедельник). Норма рабочих дней в месяце — 22.
Расчет: 88 000 руб. / 22 раб. дн. х 3 раб. дн. = 4 000 руб./дн. х 3 дн. = 12 тыс. рублей.
Эта сумма и будет его авансом за сентябрь, так как он отработал только часть первой половины месяца. Из нее работодатель также удержит НДФЛ 13 процентов. На руки работник получит 10 440 рублей.

Пример 3. Сотрудник приходит в компанию не с 1-го числа и ему положены надбавки.
Оклад сотрудника 80 тыс. рублей, еще 8 тыс. рублей предусмотренная ЛНА компании надбавка за ненормированный рабочий день. Сотрудник принят на работу 15 сентября. По производственному календарю в сентябре 2025 года 22 рабочих дня, из которых только 1 приходится на период с 1 по 15 сентября.
Расчет аванса: (80 тыс. руб. + 8 тыс. руб.) / 22 раб. дн. х 1 раб. дн. = 4 тыс. рублей.
За вычетом НДФЛ работник получит на руки 3 480 рублей.

Ответственность за невыплату аванса новому сотруднику

Невыплата аванса является серьезным нарушением трудового законодательства и приравнивается к невыплате заработной платы в целом. Оно влечет за собой весь спектр юридической ответственности – от материальной до уголовной. При этом не имеет значения, кому из сотрудников не выплачен аванс: вновь принятому или работающему в компании уже какое-то время. Если новый работник отработал хоть какую-то часть рабочего времени в период с 1-го по 15-е число, аванс ему должен быть выплачен.

Первым и непосредственным последствием для работодателя является материальная ответственность перед сотрудником. Согласно статье 236 ТК РФ при нарушении установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить ее с денежной компенсацией. Размер этой компенсации не может быть ниже 1/150 ставки Банка России от не выплаченной в срок суммы за каждый день задержки. Важно отметить, что обязанность выплатить компенсацию возникает независимо от наличия вины работодателя. Это означает, что даже если задержка произошла из-за ошибки бухгалтера или сбоя в банковской системе, компенсация все равно должна быть начислена со следующего дня после установленной даты выплаты аванса и до дня его фактического погашения включительно (письмо Минтруда РФ от 27.10.2020 № 14-2/ООГ-16355).

Помимо материальной, наступает и административная ответственность. По части 6 статьи 5.27 КоАП РФ невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 до 20 тыс. рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 до 5 тыс. рублей; на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. рубле. Если работодателя ранее уже привлекали к ответственности по аналогичному правонарушению, штрафы значительно возрастают (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ), а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.

В крайних случаях, когда невыплата части заработной платы (включая аванс) превышает три месяца и совершена из корыстной или иной личной заинтересованности, для руководителя организации, ее филиала или обособленного подразделения может наступить уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ. Санкции по этой статье весьма суровы и предусматривают наказание вплоть до лишения свободы.

В случае задержки выплаты аванса более чем на 15 дней работник получает право на самозащиту, предусмотренную ст. 142 ТК РФ. Он может приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы, письменно уведомив об этом работодателя. Важно подчеркнуть, что в период такого простоя за работником сохраняется средний заработок. При этом приостановление работы допускается даже в том случае, если задержка произошла не по вине работодателя, например, из-за отзыва лицензии у банка (п. 57 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2)

Авансы вновь принятым сотрудникам

Подводя итог, важно акцентировать, что порядок выплаты аванса новым сотрудникам, только что принятым в организацию, ничем не отличается от общих правил, установленных для всего коллектива. К новичкам в полной мере применяются все нормы трудового законодательства, гарантирующие право на своевременное и полное получение заработной платы не реже чем каждые полмесяца.

Алгоритм действий для бухгалтера при работе с вновь принятым сотрудником можно свести к трем четким шагам:
Первый шаг. Установить, приходились ли на первую половину текущего месяца его рабочие дни. Если да — у сотрудника возникает право на получение аванса.
Второй шаг. Произвести расчет суммы аванса, исходя из оклада и фактически отработанных дней в периоде с 1-го по 15-е число, включив в расчет все постоянные надбавки, подлежащие пропорциональному начислению.
Третий, финальный шаг. Обеспечить выплату рассчитанной суммы строго в ту дату, которая установлена в компании.

Даты выплаты заработной платы должны быть четко зафиксированы в ПВТР, коллективном или трудовом договоре С этим локальным нормативным актом нового сотрудника необходимо ознакомить под подпись при приеме на работу.

Соблюдение этого порядка позволяет работодателю решить сразу несколько задач. Во-первых, это исключает риски претензий со стороны трудовой инспекции и прокуратуры в ходе проверок, которые часто уделяют особое внимание соблюдению сроков выплаты заработной платы вновь принятым работникам. Во-вторых, это позволяет избежать прямых финансовых потерь, связанных с необходимостью выплачивать компенсации за задержку и административные штрафы. И наконец, что не менее важно, это формирует у сотрудника позитивное впечатление о работодателе как о надежной и законопослушной компании, которая ценит его труд и с самого начала выстраивает отношения на основе строгого соблюдения трудовых прав.