Сотрудник, который устраивается на работу, может запросить письмо, гарантирующее его трудоустройство. Разберемся, в каких случаях его необходимо оформить и кто этим должен заниматься. Также в статье представлены образцы таких писем.
Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения
Содержание
Когда требуется гарантийное письмо о трудоустройстве
Перед тем как устроиться на работу в вашу компанию, будущий сотрудник может попросить письменных гарантий трудоустройства. Так человек будет уверен, что размер заработка на новой работе не будет меньше его ожиданий. Но это не единственная причина, по которой будущий сотрудник может запрашивать гарантийное письмо. В ряде случаев оно необходимо, чтобы подтвердить намерение вашей компании принять конкретного человека на работу. Данный документ потребуется:
- для приема на работу человека, который находится в местах лишения свободы и ходатайствует об условно-досрочном освобождении (УДО). Также письмо потребуется, если осужденный подал суду прошение об изменении наказания на более легкое, которое не предусматривает лишение свободы. Письмо станет одним из аргументов для принятия решения в пользу осужденного;
- участника государственной программы по переселению. Гарантия трудоустройства подтвердит, что на новом месте жительства человек не останется без работы и средств к существованию;
- студента, который планирует в вашей компании проходить стажировку или преддипломную практику;
- выезда за пределы страны. Будущему сотруднику письмо позволит получить в посольстве визу;
- оформления перевода сотрудника от сторонней компании в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ. Так как трудовой договор при таком переводе прекращается, сотруднику могут потребоваться письменные гарантии трудоустройства.
Необходимы гарантии трудоустройства и иностранцу, которого вы принимаете на работу. Но для таких ситуаций предусмотрена иная форма документа. Он должен подтвердить, что работник не останется без жилья, медпомощи и заработной платы.
Какова бы ни была причина, по которой будущий сотрудник запрашивает гарантийное письмо, вы, как работодатель, не обязаны его составлять. У вас есть полное право отказать в предоставлении такого письма, но в этом случае велик риск того, что придется искать другого кандидата на должность.
При этом, выдав гарантийное письмо будущему сотруднику, помните, что он может обратиться в суд, если вы по тем или иным причинам передумаете брать его на работу или предложите другую должность, меньшую зарплату. А если человек прошел переобучение, чтобы его приняли на работу и необходимость такого переобучения отражена в гарантийном письме, то при отказе в трудоустройстве он может затребовать компенсацию своих расходов.
Оформлением гарантийных писем обычно занимаются кадровики либо секретари. Составленный и подписанный документ можно передать будущему работнику или направить по месту требования, обозначенному в запросе. Это может быть:
- суд или начальник колонии, если речь идет о трудоустройстве человека, который придет к вам на работу после одобрения УДО;
- учебное заведение, если вы принимаете студента или выпускника;
- подразделение МВД по вопросам миграции, если приглашение на работу выдается иностранцу (п. 28.4 административного регламента, утвержденного Приказом МВД России от 29.09.2020 № 677).
Образец гарантийного письма о приеме на работу
На законодательном уровне не утверждена унифицированная форма. Можете составить письмо о выполнении перед будущим сотрудником обязательств по трудоустройству на фирменном бланке. Но перед этим лучше уточнить в организации, куда будет направлено письмо, имеются ли какие специальные требования по оформлению. Они могут быть приняты локальными актами данной организации.
Укажите в гарантийном письме такую информацию:
- основные реквизиты своей компании (название, юридический и электронный адрес и прочее);
- дату составления документа и порядковый номер исходящего документа;
- место, куда запрашивается письмо (например, название суда, учебного заведения и прочее). Также можно указать должностное лицо. Если вы не знаете, какой именно организации необходимы гарантии трудоустройства будущего сотрудника, напишите: «Для предоставления по месту требования»;
- название документа «Гарантийное письмо»;
- в основной части письма укажите название (Ф.И.О.) работодателя и Ф.И.О. будущего сотрудника, должность, на которой он будет работать и дату трудоустройства. Также можете написать, сколько будет получать работник согласно со штатным расписанием. В зависимости от места предъявления письма можно прописать и иные гарантии и льготы, которые будут предоставлены при трудоустройстве;
- в заключительной части оставьте место для Ф.И.О. и подписи руководителя, главного бухгалтера, а также для печати компании (если она имеется).
Заверенное руководителем письмо зарегистрируйте в журнале регистрации исходящей корреспонденции и направьте адресату по почте или через курьера. Также документ можно передать будущему сотруднику.
Рассмотрим пример заполнения гарантийного письма о приеме на работу для осужденного. Оно необходимо, чтобы убедить суд в том, что освобожденный по УДО не окажется в тяжелой жизненной ситуации, выйдя на свободу.
«Конрад»
Общество с ограниченной ответственностью
999999, г. Москва, ул. Пролетарская, дом 5,
тел. (495) 999-999-99, e-mail Conrad@mail.ru
исх. № 12 от 26.05.2025
В Московский городской суд
Гарантийное письмо
Компания ООО «Конрад» в лице генерального директора Симонова С.Г. подтверждает, что примет осужденного Костюкова Д.М., 15.04.1995 года рождения на работу по трудовому договору. Компания, как работодатель, гарантирует, что осужденный будет принят на должность водителя. В соответствии со штатным расписанием осужденному будет назначен оклад в размере 43 тыс. рублей.
Трудовой договор планируем заключить на протяжении недели после освобождения Костюкова Д.М. по УДО в соответствии с решением суда. Работодатель также обязуется оказывать осужденному содействие в процессе реабилитации.
Генеральный директор ________________ Симонов С.Г.
Главный бухгалтер __________________ Василевская О.П.
Чтобы полностью разобраться в правилах составления документа, рассмотрим, как написать гарантийное письмо о принятии на работу выпускника.
«Конрад»
Общество с ограниченной ответственностью
999999, г. Москва, ул. Пролетарская, дом 5,
тел. (495) 999-999-99, e-mail Соnrad@mail.ru
исх. № 13 от 27.05.2025
Ректору Московского государственного
юридического университета
Строгину О.П.
Гарантийное письмо
Компания ООО «Конрад» в лице генерального директора Симонова С.Г. настоящим письмом подтверждает, что примет на работу по трудовому договору выпускницу вашего вуза Павлюченко Ю.С. 17.06.2003 года рождения в рамках программы распределения. Выпускница будет работать по специальности, указанной в дипломе на должности юриста по корпоративному праву, и получать оклад в соответствии со штатным расписанием в размере 51 500 рублей. Трудовой договор планируем заключить 21.08.2025.
Генеральный директор ________________ Симонов С.Г.
Главный бухгалтер __________________ Василевская О.П.
Вы можете оставить первый комментарий