Недостача при инвентаризации

Если по итогам инвентаризации выявлена недостача, сначала лучше проверить, нет ли ошибок в бухгалтерском учете. Исправьте их при наличии и пересчитайте результаты ревизии.
Если недостача все равно осталась, ее необходимо оформить документально, а также отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В статье разберем, как это сделать. Кроме того, вы узнаете, какими проводками списать недостачу и отнести ее на виновное лицо.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Как оформить недостачу при инвентаризации
2. Бухгалтерский учет недостач при инвентаризации
3. Проводки на списание недостач при инвентаризации
4. Налоговый учет недостач при инвентаризации

Как оформить недостачу при инвентаризации

К недостаче могут привести бухгалтерские ошибки (например, бухгалтер мог своевременно не списать ТМЦ). Поэтому, прежде всего, после выявления данного результата поищите такие ошибки в учете. Если они имеются, исправьте их и подайте уточненку за период, в котором была допущена ошибка.

Кроме того, если вы проводили инвентаризацию материалов одного наименования, по итогам может быть выявлена недостача ценностей одного сорта и излишки другого. В этом случае у вас имеется возможность учесть их (недостачу и излишки), как пересортицу. Но возможно такое только при одновременном соблюдении следующих условий (п. 13 ФСБУ 28/2023):

• излишки и недостача выявлены в одном периоде;
• они обнаружены у одного материально ответственного сотрудника.

Но в любом случае сам процесс ревизии и ее итоги должны быть задокументированы. Например, отразить отрицательный результат инвентаризации можно в сличительной ведомости (п. 5 ФСБУ 28/2023). Ее бланк вы вправе разработать самостоятельно, также разрешается использовать унифицированную форму.

Если вы предпочитаете пользоваться самостоятельно разработанными бланками, можете в одном документе объединить сличительную ведомость и инвентаризационный акт (опись). По такому же принципу разработаны некоторые унифицированные формы (например, № ИНВ-15, ИНВ-16). Обратите внимание, формы, которые вы используете для проведения ревизии, должны быть закреплены в учетной политике. На это указано в п. 4 ПБУ 1/2008.

Так как большинство компаний пользуется унифицированными бланками, давайте разберемся, какие из них необходимо использовать для проведения ревизии и оформления недостачи:

1. Для подсчета основных средств или нематериальных активов можете пользоваться сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
2. Если вы проводите инвентаризацию товара, материалов и иных запасов, можете применять сличительную ведомость по форме № ИНВ-19.
3. Для подсчета наличности в кассе организации используйте форму № ИНВ-15. В ней вы сразу можете отразить наличие денег по факту и по учетным данным, а также вывести результат инвентаризации (излишек либо недостачу).
4. Чтобы проверить количество ценных бумаг и бланков строгой отчетности у материально ответственного сотрудника, воспользуйтесь формой № ИНВ-16. В ней также отражается фактическое и учетное наличие ценных бумаг, а также выводятся итоги инвентаризации.

Обычно каждый из указанных документов формируется в двух экземплярах. Один из них остается в бухгалтерии, другой передается материально ответственному сотруднику.

После выявления недостачи ознакомьте материально ответственного работника со всеми оформленными документами. Чтобы узнать, по какой причине возникла недостача, попросите его дать письменное объяснение. Если сотрудник откажется, составьте соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ).

Далее проводится заседание инвентаризационной комиссии. По его итогам необходимо оформить протокол. Он составляется в произвольной форме. Помимо информации, которая по общим правилам указывается в таких документах (дата и время проведения заседания, состав присутствующих и прочее), отразите в протоколе следующее:

• Если обнаружена пересортица, предложения по зачету излишков и недостач. Основанием должны стать подробные объяснения ответственного лица о причинах ее возникновения.
• Если комиссия приняла решение не относить недостачу на виновных лиц, нужны исчерпывающие объяснения, почему вынесено данное решение.
• Сведения об имуществе, которое нужно списать или уценить, причины его порчи, Ф.И.О. виновных лиц.
• Выводы, решения, предложения по итогам инвентаризации склада и тому, как улучшить сохранность материальных ценностей на нем.
• По итогам годовой инвентаризации отразите в протоколе суммы оценочных резервов под снижение стоимости запасов, по сомнительным долгам и прочее. Если резервы не создаются, укажите, что признаки снижения стоимости активов отсутствуют.

Протокол должен подписать каждый член инвентаризационной комиссии, который был на заседании.

Помимо протокола, если по итогам ревизии обнаружена недостача или выявлен излишек, зафиксируйте это в форме № ИНВ-26. В ней можно отразить итог одной или нескольких инвентаризаций, проведенных в отчетном периоде, а также способы устранения отрицательной или положительной разницы.

Допустим, если в вашей компании ревизии проводятся часто, руководителю удобнее рассмотреть и вынести решение по единому (общему) документу, а не изучать стопку отдельных ведомостей. Форма устроена так, что в ней можно сделать подробную детализацию, указать каждое расхождение, зафиксированное в сличительных ведомостях.

Далее протокол и форма № ИНВ-26 передается руководителю для рассмотрения и вынесения окончательного решения. На это указано в п. 9 ФСБУ 28/2023.

Решение, которое вынесет руководитель после рассмотрения документов инвентаризационной комиссии, оформляется приказом об утверждении квалификации результатов инвентаризации. Можете составить его в произвольной форме. Но обязательно укажите в нем, в каком именно порядке будет устраняться недостача (например, путем списания или возмещения ущерба материально ответственным сотрудником). Далее вся документация по ревизии передается в бухгалтерию.

Если принято решение о взыскании ущерба с виновного сотрудника, соответствующий приказ необходимо издать на протяжении месяца с момента, когда будет установлен размер ущерба (ст. 248 ТК РФ). В этом случае сумму в пределах среднемесячного заработка можно взыскать без согласия работника. В случае пропуска указанного срока, а также если ущерб превышает среднемесячный заработок, для возмещения урона придется обращаться в суд.

Взыскать ущерб с уволенного сотрудника без суда не получится. В остальном процедура проводится по общим правилам (ст. 232, 248 ТК РФ).

Для налогового учета, чтобы включить недостачу в расходы, потребуются дополнительные документы:

• письменное обязательство работника о возмещении нанесенного ущерба;
• решение суда о взыскании ущерба с виновного лица;
• документы, подтверждающие, что лиц, виновных в нанесении ущерба, установить нельзя (например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела);
• документы, подтверждающие возникновение чрезвычайной ситуации от профильных госорганов (МЧС, Росгидромета, полиции, Россельхознадзора, муниципальной комиссии по ЧС и прочее).

Бухгалтерский учет недостач при инвентаризации

Недостачи, которые не устранены после исправления ошибок и нельзя зачесть, как пересортицу, учитывайте следующим образом:

• Если они вписываются в нормы естественной убыли, в проводках используйте счета учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции со счетом учета недостач и потерь от порчи имущества (пп. «а» п. 14 ФСБУ 28/2023).
• Недостачи сверх нормы естественной убыли либо в полной сумме, если таковых норм нет, относите на материально ответственных сотрудников или виновных лиц. Сделать это можно только в том случае, если имеются основания для возмещения ущерба (пп. «б» п. 12, пп. «б» п. 14 ФСБУ 28/2023).
• Недостачи сверх нормы естественной убыли либо в полной сумме, при условии, что таковых норм нет, спишите на прочие расходы, если виновного лица нет или компания не будет требовать возмещения (пп. «б» п. 12, пп. «б» п. 14 ФСБУ 28/2023).

Провести все указанные операции необходимо в том же периоде, в котором вы делали ревизию. Списание проводится по балансовой стоимости. На это указано в п. 10, пп. «б» п. 11 ФСБУ 28/2023.

Если нужно списать основные средства, нехватку которых вы обнаружили в результате ревизии, делайте это на основе форм № ИНВ-1 или ИНВ-18, а также приказа руководителя. Приказом утверждается квалификация результатов инвентаризации и отражается решение о списании недостач. Чтобы задокументировать факт списания, оформите акт.

Списание недостачи товаров, материалов и иных запасов проводите на основании инвентаризационной описи по форме ИНВ-3 или акта инвентаризации № ИНВ-4 или сличительной ведомости № ИНВ-19. Также необходим приказ руководителя и акт, подтверждающий факт списания.

Проводки на списание недостач при инвентаризации

Для отражения недостач используйте счет 94. Дебет данного счета показывает сумму ущерба, кредит – сумму ущерба, списанного на расходы. По состоянию на 31 декабря закройте счет, сальдо на нем оставаться не должно.

Если списываете недостачу основных средств, начислите по ним амортизацию и сформируйте балансовую стоимость по каждому отсутствующему объекту. Балансовая стоимость списывается на прочие расходы, а накопленная дооценка относится на нераспределенную прибыль.

Как правило, недостачу по материалам, товарам и иным запасам относят на виновных лиц. Если сумма ущерба, который возмещает виновное лицо больше балансовой стоимости отнесенных на него потерь, в периоде получения письменного согласия на возмещение или вступления в силу решения суда возникшую разницу включите:

• в прочие доходы, если применяете ПБУ 9/99 (п. 7, 10.2, 16 данного стандарта);
• в доходы, отличные от выручки, если работаете по ФСБУ 9/2025 (пп. «ж» п. 36, пп. «д» п. 37 указанного стандарта).

После обнаружения недостачи в кассе организации бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:

Налоговый учет недостач при инвентаризации

В налоговом учете стоимость недостающих по итогам ревизии основных средств, товаров, материалов и иных ценностей можно списать во внереализационные расходы, если:

1. Недостача образовалась из-за чрезвычайной ситуации (пожара, стихийного бедствия, аварии на производстве и прочее). Возникновение чрезвычайной ситуации должно быть подтверждено документально (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина от 15.11.2017 №03-03-06/1/75493, от 17.10.2017 №03-07-11/67464).
2. Недостача появилась по вине материально ответственного работника или иного лица, при этом:

• Виновное лицо предоставило письменное согласие о возмещении ущерба или имеется решение суда, вступившее в силу, о взыскании полученного убытка. В целях налогообложения расход учитывайте на дату получения письменного согласия или вступления в силу решения суда. Получается, сделать это необходимо одновременно с признанием внереализационного дохода (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина от 27.04.2020 №03-03-06/1/34033, от 07.03.2018 №03-03-06/2/1461).
• Имеется документ, подтверждающий факт отсутствия виновного лица (например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и прочее). Данный вывод следует из пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Писем Минфина от 30.01.2026 №03-03-06/1/6548, от 09.10.2024 №03-03-06/1/97745, от 21.01.2022 №03-03-06/2/3461).

Убытки от хищения, виновники которого не установлены, а также ущерб от чрезвычайной ситуации можете учитывать во внереализационных расходах в том же отчетном (налоговом) периоде, в котором произошли эти неприятные события. На это указано в Письме Минфина России от 30.01.2026 №03-03-06/1/6548.

Недостачу товаров, материалов и готовой продукции в пределах норм естественной убыли можете списать в материальные расходы. Но для этого важно, чтобы недостача возникла по естественным причинам. Например, в процессе транспортировки или хранения (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Если в вашей компании нормы убыли не установлены, вы не сможете отнести недостачу к материальным расходам (Письма Минфина от 28.08.2024 №03-03-06/1/81274, от 10.02.2023 №03-03-06/1/10935, от 10.02.2022 №03-03-06/1/8995).

Восстанавливать НДС при списании недостачи, в том числе за счет виновных лиц, не нужно. Это касается и случаев, когда виновное лицо возместило всю сумму ущерба с учетом НДС. Данный вывод следует из п. 3 ст. 170 НК РФ, Писем Минфина от 17.11.2025 №03-03-06/1/110883, от 21.08.2024 №03-07-11/78594, от 27.01.2023 №03-03-06/1/6428, п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 №33.