Нумерация приказов организации

В делопроизводстве каждой организации имеются приказы по основной деятельности, а также кадровые и иные приказы. Разберемся, как их правильно нумеровать, чтобы быстро найти нужный и не навести путаницу в делопроизводстве.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Порядок нумерации приказов
Нумерация приказов по основной деятельности
Нумерация кадровых приказов
Нумерация приказов: прием и увольнение
Нумерация приказов по личному составу

Порядок нумерации приказов

На законодательном уровне правила нумерации приказов не установлены, поэтому каждая организация может разработать собственный документ, определяющий соответствующий порядок. Например, это может быть инструкция или положение, регулирующее делопроизводство.

При этом государственные органы при оформлении реквизитов на приказах и иных документах должны исходить из методических рекомендаций, утвержденных Приказом Росархива от 25.12.2020 № 199. Для частного бизнеса указанный норматив необязателен к использованию, но при разработке своего положения либо иного локального акта можете взять его за основу. Также полезную информацию можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который распространяется в том числе на приказы.

Существует несколько методов нумерации, из которых вы можете выбрать наиболее подходящий:

Сплошная (сквозная) нумерация. Данный метод предусматривает нумерацию приказов в сплошном хронологическом порядке, то есть 1, 2, 3, 4 и так далее. Эта нумерация подходит компаниям, в которых небольшой документооборот.
Структурная (обособленная) нумерация. В данном случае каждое подразделение компании (отдел, цех) использует собственный порядок нумерации. Методика подходит организациям со сложной структурой (большим количеством подразделений).
Видовая нумерация. Здесь для нумерации приказов, которые касаются различных сфер финансово-хозяйственной жизни предприятия, используются отличающиеся комбинации. Например, для нумерации кадровых приказов и приказов по основной деятельности можно использовать разные комбинации букв, цифр и символов. К такому приему прибегают крупные компании, в которых приказы оформляются ежедневно.

На практике нумерация документов ведется в цифровом или буквенно-цифровом формате. Также можно использовать специальные символы. Например, в нумерации документов, полученных или отправленных по электронной почте, можно использовать символ «@». Допускается использование и других знаков (тире, нижний пробел, слеш, двоеточие и прочее).

Грамотно разработанный порядок нумерации упростит работу с документами и поможет в достижении следующих целей:

быстрый поиск нужного приказа;
удобная классификация приказов по годам и срокам хранения;
формирование порядка регистрации приказов;
систематизация документов по их содержанию.

Отдельно остановимся на сроках хранения приказов. Как сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечить хранение архивных документов, в том числе по персоналу, на протяжении всего срока их хранения. Данные сроки установлены статьей 22.1 закона № 125-ФЗ, п. 19, 132 и 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а также иными федеральными законами и нормативными актами. Чтобы не запутаться в сроках хранения, можно для каждого из них ввести определенную комбинацию цифр, символов или букв. Например, для приказов, которые следует хранить 5 лет, можно использовать комбинацию 5-х. Если документ следует хранить 75 лет, можно в нумерации применять комбинацию 75-х и так далее.

О том, как проводится нумерация трудовых договоров, можно прочитать в нашем отдельном материале.

Нумерация приказов по основной деятельности

Для начала разберемся, какие приказы относятся к приказам по основной деятельности. Как следует из названия, в данную группу следует включать распорядительные документы, которые касаются текущей деятельности компании. То есть сюда можно отнести решения руководителя, которые затрагивают производство, финансы, планирование, управление, закупки, продажи, административно-хозяйственную работу и так далее.

Указы по основной деятельности включают в себя распорядительные документы, устанавливающие:

структуру компании, изменения в ней;
вступление в должность руководителя;
досрочное сложение полномочий генерального директора;
ответственного сотрудника за ведение кадрового учета;
назначение главного бухгалтера;
назначение ответственного за хранение трудовых книжек;
график отпусков для персонала;
трудовой распорядок, в том числе в выходные и праздничные дни;
введение инструкции по охране труда;
ответственного за пожарную безопасность сотрудника;
запрет на курение;
штатное расписание, внесение изменений в него;
формирование и закрытие филиалов, представительств и иных подразделений организации;
вступление в силу внутренних нормативных актов и положений;
порядок работы комиссий и комитетов, созданных при организации;
порядок проведения инвентаризации (решение о ее проведении, состав комиссии, сроки, результаты).

Составляйте приказы по основной деятельности на фирменном бланке, на котором указаны полное и краткое название компании, ее адрес, телефон и иные реквизиты. Как показывает практика, нумеруются приказы по основной деятельности в сквозном порядке. Но также возможно использовать специальные символы и буквы. Нумерацию начинайте с первого рабочего дня года и завершайте последним рабочим днем в году.

Как сказано в пункте 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 4.11 методических рекомендаций по применению указанного ГОСТа, порядковый номер приказу присваивается после того, как его утвердит (подпишет) руководитель.

Информацию о каждом приказе по основной деятельности внесите в специальный журнал учета распорядительных документов. Форму журнала организации разрабатывают самостоятельно, так как она не утверждена на законодательном уровне. Также есть возможность купить готовую регистрационную книгу в формате А-4.

В журнале также проставляют порядковые номера приказов, дату их издания и название. Если оно длинное, можно его сократить, но при этом должно быть понятно, о чем этот приказ. В журнале не должно быть исправлений и помарок, поэтому при его заполнении надо соблюдать внимательность.

В начале каждого года заводите новый журнал учета приказов. Если журнал закончится на протяжении года, заведите новый и укажите в названии журнала, что это часть 2. Когда год завершится, сдавайте журналы со всеми приказами в архив. Приказы по основной деятельности необходимо хранить постоянно. Исключение составляют приказы по административно-хозяйственной части, срок хранения которых составляет 5 лет (п. 19 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Нумерация кадровых приказов

Порядок нумерации кадровых приказов пропишите в инструкции по кадровому делопроизводству. Он должен применяться во всех структурных подразделениях компании в соответствии с распоряжением руководства. Нумеруйте приказы по кадрам отдельно от приказов по основной деятельности. Например, чтобы разделить их, можете использовать литеру «к».

К приказам по кадрам можно отнести большое количество распорядительных документов, которые лучше разделить по срокам хранения и содержанию. Например, на протяжении 50 или 75 лет необходимо хранить приказы:

о приеме на работу;
завершении действия трудового договора;
переводе на другую должность;
предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет;
предоставлении отпуска за свой счет;
премировании сотрудника;
направлении в командировку за границу;
назначении на должность;
об изменении фамилии;
об установлении надбавки к окладу;
совмещении должностей;
назначении работника временно исполняющим обязанности.

Срок хранения начинайте отсчитывать с 1 января года, идущего за годом, в котором вы завершили делопроизводство. То есть делопроизводство по приказам 2025 года будет завершено в последний рабочий день года. Соответственно, срок хранения приказов необходимо отсчитывать с 2026 года. Документы, делопроизводство по которым завершено до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Для приказов с закрытым делопроизводством после указанной даты определен иной срок хранения – 50 лет (ч. 1, 2, 4 закона № 125-ФЗ, п. 4.1 и 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Есть и другая группа кадровых приказов с 5-летним сроком хранения. К ним относят распорядительные документы (п. 434 списка, утвержденного приказом Росархива № 236):

на отпуск (ежегодный, учебный);
о дежурствах, не связанных с основной деятельностью;
о проведении служебных проверок;
направлении работника в командировку.

Что касается приказов о дисциплинарных взысканиях, их хранить следует 3 года. Также отдельно нужно сказать о приказах на отпуск и командировку работников с вредными или опасными условиями труда. Хранение таких приказов обеспечивайте на протяжении 50 или 75 лет, в зависимости от года завершения делопроизводства по ним.

Нумерация приказов: прием и увольнение

В отдельную группу кадровых приказов рекомендуется выделить распоряжения о приеме и увольнении. Чтобы отделить их от остальной массы приказов, можно использовать такие литеры:

«п» — прием на работу;
«у» — увольнение.

Кроме того, можно к номеру приказа добавить символы, учитывая срок хранения таких приказов (50 или 75 лет). Например, если вы используете сквозную нумерацию, номера могут быть такими:

на прием на работу – 1/п/50-х/2025;
на увольнение – 1/у/50-х/2025.

В зависимости от документооборота компании можно применять и более простую нумерацию. Что касается регистрации приказов в журнале учета, то он может быть один для всех распоряжений по кадрам. Также вы можете завести отдельный журнал для каждого вида приказов.

Обратите внимание, что реквизиты приказов о приеме, увольнении и переводе сотрудников отражаются в графе № 4 трудовой книжки, а также в сведениях о трудовой деятельности.

Нумерация приказов по личному составу

Для остальных кадровых приказов, которые касаются личного состава, также можете использовать различные буквы, например:

«пр» — перевод сотрудника;
«о» — представление ежегодного отпуска;
«ор» — дополнительный отпуск за особый характер работы;
«кс» — дополнительный отпуск за работу на Крайнем Севере;
«ур» — отпуск по уходу за ребенком;
«н» — нарушение дисциплины;
«к» — прочие кадровые распоряжения.

Если нет необходимости детально группировать приказы по личному составу, можно их объединить под такой комбинацией букв – «лс».

Отдельно нужно сказать о нумерации приказов на отпуск. Как известно, отпуска бывают разные: ежегодный, на учебу, за свой счет, дополнительный, по уходу за ребенком и прочие. Не рекомендуется нумеровать такие распоряжения простым сквозным способом. Дело в том, что такая общая нумерация не позволит определить срок хранения приказа. Поэтому, чтобы не запутаться, к порядковому номеру можно добавить литеру или комбинацию букв, например:

если приказ издан для отправки сотрудника в ежегодный отпуск, номер может быть таким: № 1-о;
для учебного отпуска можно использовать нумерацию № 1-уч;
дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день – № 1-нр;
дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере — № 1-кс;
дополнительного отпуска за особый характер работы — № 1-ор;
отпуска по беременности и родам — № 1-бр;
отпуска без сохранения заработка — № 1-бс;
отпуска по уходу за ребенком — № 1-ур;
дополнительного отпуска в связи с вредными (опасными) условиями труда — №1-вр и прочее.

Как мы уже разобрались, первые пять видов приказов необходимо хранить 5 лет, остальные – постоянно. Поэтому такая нумерация с буквами позволит не запутаться в сроках хранения документов, если эти сроки не указаны в порядковом номере.