Порядок возмещения расходов по авансовому отчету

В некоторых случаях средств, выданных подотчетному лицу для осуществления хозяйственных расходов, недостаточно. В такой ситуации он может понести затраты за свой счет. В результате компания должна произвести возврат потраченных им средств. Как это делается, в какой срок и в каком порядке, изложено в статье. 

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Авансовый отчет: зачем нужен и как заполняется
2. Какие расходы подлежат возмещению сотруднику по авансовому отчету
3. Документы, подтверждающие расходы
4. Порядок возмещения расходов по авансовому отчету: оформление
5. Срок возмещения расходов по авансовому отчету
6. Назначение платежа при возмещении расходов по авансовому отчету: примеры формулировок
7. Возмещение перерасхода по авансовому отчету: особенности оформления
8. Заявление на возмещение по авансовому отчету: пример
9. Образец заполнения авансового отчета для возмещения расходов
10. Как составить приказ о возмещении расходов сотруднику

Авансовый отчет: зачем нужен и как заполняется

Определение авансового отчета (далее АО) следует из указаний по его заполнению, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Из них следует, что АО нужен для учета денежных средств выданных подотчетным лицам (далее ПЛ).

ПЛ являются те, кому выданы средства для оплаты товаров (работ, услуг) в интересах компании. В частности, это могут быть любые сотрудники организации, включая руководителя. Также это могут быть лица, с которыми у вас заключен договор ГПХ.
Порядок следует из пп. 6.3 п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и письма Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Форма документа (№ АО-1) содержится в ранее упомянутых указаниях по заполнению № 55. Там же находится порядок заполнения. АО — это первичный документ, поэтому некоторые положения по его оформлению прописаны в ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете.
Из всего этого следует, что отчет должен быть оформлен в бумажном или электронном виде в одном экземпляре. Если оформление происходит в форме электронного документа, он должен быть подписан электронной подписью.

Заполнение АО подотчетным лицом происходит в следующем порядке:
1. Графы 1—6 оборотной стороны:
— графа 1. Номера документов (расходов) по порядку;
— графы 2—4. Сведения о документах, подтверждающих расход, в частности, их даты, номера и наименования. Такими документами могут быть чеки ККТ, квитанции и так далее;
— графы 5—6. Суммы расходов, исходя из подтверждающих документов.
2. Подпись и расшифровка ПЛ на оборотной стороне.
3. Проставьте номера на подтверждающих документах порядке, указанном в графах.

После заполнения авансовый отчет со всеми остальными бумагами нужно предъявить главбуху, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии). Они, в свою очередь, должны выдать расписку о принятии отчета. Она оформляется также согласно постановлению № 55.

Заполнение АО бухгалтером происходит так:
• Оборотная сторона. Графы 7—9:
— суммы, принятые к учету;
— номера счетов (субсчетов) на эти суммы.
• Лицевая сторона:
— номер АО;
— остаток (перерасход) предыдущего аванса;
— сумма полученного аванса;
— сумма израсходованных средств. Она должна быть равна строке «Итого» и графам 7 и 8;
— сумма остатка (перерасхода) подотчетных средств;
— бухгалтерские записи. Номера дебета счетов должны соответствовать номерам из графы 9 оборотной стороны;
— количество документов и листов, на которых оформлены документы;
— сумма отчета к утверждению. Указывается прописью и цифрами.

Какие расходы подлежат возмещению сотруднику по авансовому отчету

Расходы, подлежащие возмещению по АО, можно поделить на два вида:
• командировочные, в соответствии со ст.168 ТК РФ;
• перерасход.

В первом случае речь идет о затратах, которые работодатель обязан возместить по закону, когда происходит отправка работника в служебную командировку. К ним относятся расходы:
• на проезд;
• наем помещения;
• суточные;
• другие затраты с разрешения (ведома) работодателя.

Если из АО следует, что сотрудник потратил больше предоставленного аванса, возникает перерасход. В таком случае его нужно вернуть работнику.
Возникнуть он может по разным причинам, например:
• неожиданное увеличение цен (билеты, отель, такси);
• непредвиденные расходы, которые не планировались изначально;
• ошибка в расчетах.

Документы, подтверждающие расходы

Вместе с авансовым отчетом нужно представить документы, подтверждающие расходы. Это касается как основных запланированных затрат, так и перерасхода. При этом единый перечень того, что нужно приложить к отчету, не установлен.

В общем случае обязательно представляется документация, подтверждающая оплату. Обычно это чек ККТ или иной документ, используемый при расчетах в отдаленных (труднодоступных) местностях. Во втором случае не используется контрольно-кассовая техника. Однако содержание должно включать в себя обязательные реквизиты (ч. 3 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54).
Кроме того, к авансовому отчету прикладывают первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), например, товарную накладную. При этом важно, чтобы содержание также имело обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 закона № 402 «О бухгалтерском учете».

На практике подтверждением являются:
• чеки (кассовые, товарные, онлайн чеки с QR-кодом);
• квитанции;
• акты выполненных работ, оказанных услуг;
• билеты (авиа, ж/д, автобус, электронные билеты);
• посадочные талоны (для авиаперелетов);
• документы по найму жилья — квитанции, счета, договор аренды, чеки гостиницы;
• приходные кассовые ордера;
• электронные документы с электронной подписью или фискальными реквизитами (например, подтверждение онлайн-платежа);
• иное, в зависимости от ситуации.

Порядок возмещения расходов по авансовому отчету: оформление

Порядок зависит от того, какие расходы возмещаются —  командировочные или перерасход.

Командировочные. В данном случае до направления в командировку сотруднику выдается аванс, включающий в себя предстоящие затраты на проезд, жилье и суточные. Это следует из п. 8 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Расчет осуществляется исходя из продолжительности командировки.
Наличные деньги выдают по расходно-кассовому ордеру (РКО). Средства также можно перечислить на зарплатную карту сотрудника. Это будет подтверждено платежным поручением, приказом руководителя и иными документами.
После возвращения сотрудник в течение трех дней должен представить авансовый отчет.
Возместить командировочные работодатель может и после направления лица в командировку. Законом это не запрещено. То есть аванс можно и не выдавать, что не противоречит п. 8 постановления № 501. Главное — факт возмещения. Срок, в течение которого работодатель должен вернуть средства работнику, он устанавливает самостоятельно в своих ЛНА.

Если расчет происходит с помощью наличных средств, нужно составить РКО. Это следует из п. 6 указаний № 3210-У. В качестве основания пропишите в нем «перерасход по АО от____ №___». Также нужно внести запись в кассовую книгу.
Если расчет происходит в безналичном порядке, деньги переводятся на банковский счет. Для этого оформляется платежное поручение (ПП).
Кроме того, возмещение нужно отразить в авансовом отчете. Опишите сумму, номер, а также дату РКО или ПП. Запись об этом должна быть заверена. Сделать это может кассир (если наличные) или ответственный бухгалтер.

Срок возмещения расходов по авансовому отчету

При перерасходе окончательный расчет по АО осуществляется в срок, установленный руководителем. Делается это после утверждения отчета. Порядок указан в положениях пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У. Конкретный срок устанавливается внутренними документами организации. Это может быть приказ, инструкция по порядку расчетов и прочее.

В случае с командировочными зависит от того, как все устроено в компании. Поскольку законодательство не устанавливает конкретных сроков на этот случай. Как уже говорилось, обычно выдается аванс до отъезда сотрудника, что также называется возмещением. Либо сотрудник самостоятельно оплачивает затраты на командировку, а после работодатель их возвращает. Порядок (включая сроки) устанавливается ЛНА организации. Главное, чтобы такой срок был разумным во избежание споров с работником.

Назначение платежа при возмещении расходов по авансовому отчету: примеры формулировок

Если средства переводятся сотруднику на карту, оформляется платежное поручение. Его форма установлена Положением Банка России от 29.06.2021 № 762-П.
Она содержит строку «Назначение платежа». В ней объясняется, на каком основании отправлены средства.

Для этого могут использоваться следующие формулировки:
• «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____»;
• «Компенсация перерасхода сотруднику Петрову И.С. по авансовому отчету от 03.09.2025 № 16. Без НДС»;
• «Возврат расходов работнику Семенову П.И. по авансовому отчету № 5 от 16.07.2025, подтвержденных первичными документами».

Возмещение перерасхода по авансовому отчету: особенности оформления

При возврате средств подотчетному лицу учитывайте следующие особенности:
• срок и порядок возмещения устанавливает руководство организации. Это закрепляется в ЛНА, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами;
• заявление сотрудника или приказ для возмещения обычно не требуются. Того факта, что отчет утвержден руководителем, достаточно для возврата. При этом не запрещено подавать заявление о возмещении с приложением подтверждающих документов. На этом основании оформляется приказ руководителя;
• средства, потраченные подотчетным лицом, которые не были им получены изначально, также можно возместить по АО;
• деньги обязательно должны быть потрачены на выполнение задания работодателя. Это должно быть документально подтверждено;
• компенсации обычно подлежат суммы, которые установлены коллективным договором или ЛНА;
• в отчете указывается не только выданная сумма, но и сумма перерасхода.
Другие особенности:
• В статье 8 положения № 501 говорится, что работнику выдается аванс именно перед командировкой. Вместе с этим законодательство не устанавливает санкций за несоблюдение этого порядка. Положение применяется в части не противоречащей ТК РФ. Притом что Трудовой кодекс порядка возмещения (включая срок) не устанавливает. Это должно быть утверждено внутренними актами организации. Таким образом, возмещение командировочных возможно и после получения авансового отчета, который представляется не позднее трех рабочих дней;
• в случае неполучения сотрудником аванса вообще специальная форма авансового отчета не установлена. Однако можно разработать такую форму самостоятельно. Для этого возможно использовать стандартный бланк № АО-1;
• авансовый отчет должен соответствовать одновременно следующим требованиям:
— расходы должны соответствовать целям, которые поставил работодатель перед подотчетным лицом;
— в обязательном порядке нужно приложить оправдательные документы;
— оправдательные документы должны быть оформлены правильно, то есть соответствовать законодательству и иметь обязательные реквизиты;
— суммы отчета должны быть посчитаны верно.
Все указанные пункты должен проверить бухгалтер перед приемом авансового отчета;
• регистрировать авансовый отчет необязательно. Однако можно предусмотреть такой порядок в своих локальных актах. Для этого можно завести специальный журнал учета АО. Есть еще один необязательный документ, который используется на практике – это список подотчетников. Использовать его или нет, руководство решает  самостоятельно. Обычно он утверждается приказом;
• в ЛНА закрепите весь цикл движения АО:
— сроки и порядок выдачи средств;
— регламент сдачи отчета;
— возврат неизрасходованных сумм;
— возмещение перерасхода работнику;
• основания для выдачи средств ПЛ:
— приказ руководителя;
— заявление сотрудника, подписанное руководителем.
При этом если деньги выдается директору, оформляется приказ. Заявление в этом случае не нужно;
• подотчетные средства не передаются другим лицам;
• для расчетов используется «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В нем размещают следующую информацию:
— основание выдачи (приказ или заявление);
— срок, на который выдаются средства;
— порядок выдачи – наличными или переводом на банковскую карту подотчетного лица;
— срок сдачи отчета работником;
— срок проверки документа руководителем;
— порядок действий с неизрасходованными средствами и срок их сдачи;
— санкции для работника, если он не сдал вовремя подотчетные деньги. Обычно они списываются с его заработной платы;
— порядок и срок возмещения перерасхода подотчетному лицу.

Заявление на возмещение по авансовому отчету: пример

Подобные заявления составляются в свободной форме.
Обычно в них указывается следующая информация:
1. Адресат (шапка заявления):
— кому адресовано (Ф.И.О. директора, наименование организации, адрес);
— кто подает заявление (Ф.И.О., должность, адрес, телефон, электронная почта).
2. Название заявления.
3. Описание ситуации, например: в период с 1 сентября 2025 года по 5 сентября 2025 года Воронин С.А. находился в командировке в г. Санкт-Петербурге. Под отчет были получены 30 тыс. рублей. В командировке произведены следующие затраты:
— наем жилого помещения в сумме 15 тыс. рублей, подтвержден договором найма от 1 сентября 2025 № 11;
— проезд к месту командировки в сумме 10 тыс. рублей, подтверждено посадочным талоном от 1 сентября 2025 года;
— приобретение запчастей для оборудования в размере 10 тыс. рублей, что подтверждается чеком от 4 сентября 2025 года. Частично приобретены за свой счет.
На основании вышеизложенного прошу возместить собственные расходы на покупку запчастей в размере 5 тыс. рублей.
4. Приложение:
— договор найма жилого помещения;
— посадочный талон;
— чек об оплате запчастей.
5. Дата, фамилия с расшифровкой и подпись.

Образец заполнения авансового отчета для возмещения расходов

С образцом документа вы можете ознакомиться здесь.

Как составить приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ также составляется в свободной форме. Он не обязателен, его составление зависит от решения компании. Иногда приказ не оформляется и достаточно лишь авансового отчета. Но в локальных актах желательно прописать, как именно оформляется возмещение, в том числе с применением приказа или без него.

Если приказ все-таки составляется, включите в него следующие данные:
• Шапка документа — наименование организации, адрес, телефон, ИНН и ОГРН.
• Наименование приказа и его номер, например «Приказ № 20 о возмещении понесенных командировочных расходов».
• Указание города и даты.
• Указание оснований для возмещения. Например, ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением № 501, коллективный договор. Далее описывается, что именно нужно сделать, в частности:
— возместить сотруднику (Ф.И.О., должность) фактически понесенные и документально подтвержденные расходы в сумме___. Укажите основание возмещения – это может быть приказ о направлении сотрудника в командировку и тому подобное. Также пропишите, что именно включает эта сумма расходов. Если это командировка, то проезд, жилье, суточные и иные расходы (если они были);
— произвести выплату сотруднику (Ф.И.О., должность). Также нужно указать Ф.И.О. главного бухгалтера, производящего выплату.
• Укажите ответственного за контроль исполнения приказа.
• Пропишите основания, в частности, авансовый отчет и иные подтверждающие документы.
• Ф.И.О. и подпись директора.
• Указание лиц, ознакомленных с приказом, их Ф.И.О. и подписи.