Последствия невыдачи работнику документов при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель должен выдать увольняемому определенный комплект документов. Для получения одних – сотруднику ничего делать не нужно, для получения других – придется написать заявление. Какие документы работодатель должен выдать при увольнении, какая ответственность ему грозит за неисполнение этой обязанности, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Какие документы выдают при увольнении
2. В какой срок нужно выдать документы
3. Трудовая книжка
4. СТД-Р
5. Сведения о страховом стаже — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1
6. Персонифицированные сведения о застрахованных лицах — раздел 3 РСВ
7. Какие документы выдают по заявлению
8. Риски невыдачи документов при увольнении работника

Какие документы выдают при увольнении

В день расторжения трудового договора работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку или форму СТД-Р, если тот перешел на электронную трудовую (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Также в список обязательных документов входит расчетный листок, в котором должны быть указаны все суммы, подлежащие выплате работнику в день увольнения (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.03.2025 № ПГ/04545-6-1).

Кроме того на основании письменного заявления сотрудник может получить другие документы, связанные с его работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Перечень таких документов нормативно не закреплен. Это может быть, например, копия приказа о переводе на другую работу.

Также сотрудник может потребовать выдать ему копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

С 1 июля 2026 года исключительно по заявлению работника выдаются (п. 12 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
• сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1);
• сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1);
• расчет по страховым взносам – раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Ранее работодатель должен был выдать их автоматически в день увольнения сотрудника.
Изменения в п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ были внесены Федеральным законом от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Согласно им работодатель должен передать сотруднику такие сведения в течение 3-х календарных дней с момента подачи им соответствующего заявления.

В какой срок нужно выдать документы

В последний день работы сотруднику в обязательном порядке нужно выдать:
• трудовую книжку (если она ведется) с внесенной записью об увольнении, либо форму СТД-Р, если сотрудник перешел на электронную трудовую (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
• расчетный листок с указанием всех сумм, подлежащих выплате в день увольнения (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.03.2025 № ПГ/04545-6-1).

Также в день увольнения по заявлению работника ему нужно предоставить:
• справку о доходах и суммах налога физлица по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
• заверенную копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ);
• иные документы, связанные с его работой, например, копии приказов о выплате сотруднику премий, о наложении на него дисциплинарных наказаний и так далее.

По запросу сотрудника в течение трех календарных дней ему нужно передать (п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):
• сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1);
• сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1);
• расчет по страховым взносам — раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Передать данные нужно за те отчетные периоды, которые работник указал в заявлении.

Трудовая книжка

В трудовую книжку необходимо внести запись об увольнении. Это делается в разделе «Сведения о работе» в следующем порядке (п. 15 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):
• в графе 1 указывается порядковый номер новой записи;
• в графе 2 – дата увольнения арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными), например, 26.07.2026 (п. 3 Порядка № 320н);
• в графе 3 – основание и причина прекращения трудового договора в точном соответствии с текстом приказа и формулировками ТК РФ (иного закона) со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. п. 9, 17 — 22 Порядка № 320н). Например: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в графе 4 – наименование документа, на основании которого вносится запись (приказ, распоряжение или иное решение работодателя), его дата и номер.

Все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы в компании, заверяются подписью работодателя или подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также при наличии печатью организации или кадровой службы (п. 36 Порядка № 320н).

Трудовую книжку с внесенной в нее записью по общему правилу работодатель должен выдать сотруднику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Порядка № 320н). Факт выдачи документа необходимо зафиксировать в книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Порядка № 320н).

Если в последний день работы сотрудник отсутствовал или отказался забрать трудовую, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать документ или дать согласие на отправку его почтой. Такое уведомление, как правило, содержит следующие атрибуты:
• дату составления и исходящий номер документа;
• фамилию, имя, отчество уволенного сотрудника и его адрес;
• сообщение, что с трудовой договор с ним расторгнут;
• дату увольнения;
• сообщение о необходимости забрать трудовую книжку;
• адрес, по которому можно получить документ и время, в которое это можно сделать;
• просьбу при невозможности явиться лично, дать письменно свое согласие на отправку книжки по почте;
• должность уполномоченного должностного лица работодателя, его подпись с расшифровкой.

Уведомление можно отправить:
• почтой России (желательно ценным письмом с описью вложения, чтобы можно было доказать, что выслано именно уведомление);
• курьерской службой. Доказательством получения сотрудником уведомления будет его подпись в накладной.
• курьером организации. При получении уведомления сотрудник должен расписаться в ведомости или в другом документе, подтверждающим факт получения.

С момента направления уведомления с работодателя снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка № 320н, Апелляционное определение Московского городского суда от 20.03.2018 по делу № 33-10289/2018).

Отправить трудовую книжку по почте без письменного согласия сотрудника нельзя.
Если работник такое согласие дал, то документ целесообразно направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи следует указать реквизиты книжки, а также ФИО ее владельца. Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней с момента получения от работника письменного согласия на пересылку документа почтой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Факт отправки нужно зафиксировать в книге (журнале) учета трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Порядка № 320н). Запись может быть, например, следующей: «Отправлена с письменного согласия (ФИО сотрудника) от (дата) по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (дата и реквизиты отправления)».
Если сотрудник отказался от пересылки трудовой книжки почтой, то работодатель обязан выдать документ по его письменному обращению. Сделать это необходимо в течение 3-х рабочих дней с момента получения соответствующего заявления (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).

СТД-Р

Если бумажная трудовая книжка на работника не ведется, то в день увольнения ему нужно выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сама форма и порядок ее заполнения утверждены Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то сведения по форме СТД-Р можно не предоставлять (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Он имеет возможность получить их в МФЦ, СФР или на портале «Госуслуги» (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
Факт выдачи сведений рекомендуется зафиксировать в соответствующем журнале. Если в день прекращения трудового договора предоставить сведения невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения, то их на бумажном носителе нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления данных (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В форме СТД-Р приводится:
• информация об увольняемом сотруднике: ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• сведения о работодателе: регистрационный номер в СФР, название, ИНН, КПП;
• сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в табличной форме.

В графах таблицы нужно указать:
• порядковый номер записи;
• дату кадрового события: приема, перевода или увольнения;
• наименование трудовой функции увольняемого сотрудника согласно штатному расписанию. Название структурного подразделения прописывается, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном структурном подразделении;
• кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Оно должно состоять из пяти цифр в формате «XXXX.X». Где первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий («ОК 010-2014 (МСКЗ-08)»), пятый – контрольное число;
• сведения о приеме, переводе, увольнении. Указывается название мероприятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ». Первой в форме должна быть строка о приеме на работу, последняя – об увольнении. Нужно прописать причину расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ. Например, запись может быть следующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• основание приема, перевода, увольнения: название распорядительного документа, дату его издания и номер.

Форма СТД-Р, выдаваемая на бумаге, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им лица) и печатью организации (при наличии). Электронная версия документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сведения о страховом стаже — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 работодатель сдает ежегодно в отношении сотрудников, у которых в отчетном периоде были, в частности (п. 6 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, ст. 11 Закона № 27-ФЗ):
• периоды работы, которая дает льготы при назначении пенсии, например, если работник трудится на Крайнем Севере или во вредных условиях;
• периоды работы на вахте или сезонные работы;
• отпуск по уходу за ребенком или отпуск за свой счет;
• простой или отстранение от работы;
• приостановление трудового договора;
• освобождение от работы на время исполнения государственных обязанностей.

Направить отчет в СФР нужно не позднее 25-го января года, следующего за отчетным (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Если увольняющийся сотрудник относится к одной из выше перечисленных категорий и запросил сведения о страховом стаже, то необходимо сделать выписку из ЕФС-1. В нее, как правило, входит:
• Титульный лист с данными работодателя. В нем, в частности, указывается название компании, ее регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОГРН и так далее.
• Подраздел 1 раздела 1. В нем содержатся сведения о сотруднике: его ФИО, СНИЛС, дата рождения.
• Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 со сведениями о страховом стаже работника.

Готовую выписку должен заверить руководитель компании или уполномоченное им лицо. На документе нужно поставить отметку «Верно», затем подпись должностного лица с расшифровкой. Также необходимо указать дату заверения и место, где хранится подлинник документа (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Закон № 27-ФЗ не содержит обязанность получения работодателем от сотрудника подтверждения выдачи ему сведений при увольнении. Однако во избежание споров рекомендуем фиксировать факт передачи выписки из формы ЕФС-1 в специально разработанном для такого случая журнале.

Персонифицированные сведения о застрахованных лицах — раздел 3 РСВ

С 1 июля 2026 года персонифицированные сведения о застрахованном лице работодатель должен выдать в течение 3-х календарных дней с момента получения от сотрудника соответствующего заявления. В п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ не сказано, в какой форме сотруднику нужно выдавать сведения о сумме заработка (дохода), в том числе на который начислялись страховые взносы, сумме начисленных страховых взносов.

На практике их оформляют в виде выписки из раздела 3 РСВ за отчетные периоды, которые работник указал в своем обращении. Перед ее формированием необходимо выполнить расчет всех выплат, положенных работнику при увольнении, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск.

Разработанного бланка выписки из РСВ нет. При ее составлении можно взять за основу данные из титульного листа и раздела 3 расчета. В шапке документа нужно указать данные работодателя: его наименование, адрес, ИНН, КПП. Затем привести название документа: «Выписка из раздела 3 РСВ (сведения о застрахованном лице) за период (указать период, за который предоставляются данные)». Далее нужно:
• привести данные увольняемого сотрудника: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения, гражданство, пол, серию и номер паспорта;
• указать суммы всех выплат, произведенных в пользу сотрудника на основании раздела 3 РСВ.

Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется выдавать выписку из раздела 3 РСВ под роспись. Можно для этих целей разработать специальный журнал.

Какие документы выдают по заявлению

По заявлению сотрудника работодатель должен выдать ему в день увольнения:

1. Копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). С изданным документом работника следует ознакомить под роспись и по его требованию выдать заверенную копию. Если приказ содержит персональные данные других сотрудников, то из него делают выписку, которую также заверяют в установленном порядке.

2. Копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Например, сотрудник может запросить копии приказов о премировании, наложении дисциплинарных взысканий и так далее.

3. Справку о доходах и суммах налога физлица по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В ней отдельно по группам доходов, в отношении которых применяются разные ставки НДФЛ, указываются:
• виды полученных сотрудником доходов (с указанием соответствующего кода дохода) и их суммы;
• виды предоставленных налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных) и их суммы;
• общая сумма дохода и сумма налога, в частности, сумма НДФЛ исчисленная и сумма налога удержанная;
• сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога.

Такая справка может понадобиться сотруднику, например, для получения по новому месту работы стандартных налоговых вычетов на детей. Напомним, что они предоставляются до месяца, в котором доходы работника за год не превысили 450 тыс. рублей.

В течение 3-х рабочих дней с момента обращения сотрудника работодатель должен выдать ему:

1. Справку о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Ее форма утверждена Приказом Минтруда России от 27.11.2024 № 637н. По общему правилу средний заработок служба занятости исчисляет самостоятельно. Однако есть случаи, когда это должен сделать работодатель по последнему месту работы (п. п. 2, 4 Порядка исчисления среднего заработка для назначения пособия по безработице, утвержденного Приказом Минтруда России от 13.02.2024 № 57н). Например, если сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком в течение 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу увольнения. В справке о среднем заработке, исчисленном работодателем, нужно указать:
• дату выдачи;
• номер документа;
• полное наименование компании, ее адрес, ИНН, КПП, номер телефона;
• фамилию, имя, отчество сотрудника, его паспортные данные, СНИЛС;
• период работы в компании;
• исчисленный средний заработок (цифрами и прописью).

Документ подписывает руководитель компании (другое уполномоченное лицо). При наличии печати справку нужно заверить ею.

2. Справку о размере северной надбавки. Ее форма не утверждена, поэтому документ составляется произвольно. Рекомендуем прописать в справке ФИО сотрудника, период его работы в компании и сведения о северной надбавке (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 317 ТК РФ, ч. 1 ст. 11 Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» от 19.02.1993 № 4520-1).

3. Справку о том, что на дату увольнения сотрудника дополнительные оплачиваемые выходные дни в этом же календарном году им не использованы или использованы частично. Она потребуется для получения неиспользованных дней отдыха на новом месте работы (п. 4 Правил предоставления дополнительных выходных дней, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2023 № 714). Документ составляется в произвольной форме. В нем, указывается, в частности, ФИО сотрудника, период работы в компании, а также приводятся сведения о том, что дополнительные выходные ему не предоставлялись или предоставлялись частично. В последнем случае указывается число использованных работником дней отдыха.

Рекомендуем составить опись документов, передаваемых сотруднику, в которой он распишется в подтверждение их получения.

Риски невыдачи документов при увольнении работника

За невыдачу документов в установленные сроки работодателя могут привлечь к административной ответственности. Если нарушение совершено впервые, то наказание последует по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа. Размер последнего может составить:
• для должностного лица или ИП от 1 до 5 тыс. рублей;
• для организации – от 30 до 50 тыс. рублей.

За повторное нарушение ответственность предусмотрена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. По ней:
• должностному лицу грозит штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от года до трех лет;
• ИП – штраф в размере от 10 до 20 тыс. рублей;
• компании – штраф от 50 до 70 тыс. рублей.

Если работодатель относится к СОНКО или малым предприятиям, в том числе микропредприятиям, штраф для него будет назначаться, как для ИП. Для этого организация (ИП) на момент совершения нарушения должна состоять в соответствующем реестре (ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП РФ).

Если работодатель по своей вине не выдал трудовую книжку в день прекращения трудового договора, то он должен возместить сотруднику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Компенсация выплачивается в размере среднего заработка, рассчитанного в соответствии со ст. 139 ТК РФ, начиная со дня, следующего за днем расторжения трудового договора и по день выдачи трудовой или отправки уведомления о необходимости забрать ее или дать согласие на пересылку документа почтой. В такой ситуации суд может также удовлетворить требование сотрудника о компенсации ему морального вреда (Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 25.08.2022 по делу № 88-16556/2022, Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2022 по делу № 88-11506/2022).

Отметим, что суды не считают факт невыдачи трудовой книжки при увольнении безусловным основанием для выплаты компенсации. Например, они отказывают работнику в иске если нет доказательств, подтверждающих наличие причинно-следственной связи между отсутствием у гражданина трудовой книжки и невозможностью его трудоустройства (Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 08.09.2022 по делу № 88-13231/2022, Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 19.02.2024 № 88-3796/2024).

Также суды не взыскивают компенсацию, если не установят факт обращения сотрудника к другим работодателям с целью трудоустройства и факт отказа в приеме на работу по причине отсутствия трудовой книжки (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 27.09.2022 № 88-15956/2022 по делу № 2-609/2022, Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 03.09.2024 № 88-25270/2024).