При трудоустройстве руководящих работников наряду со стандартными кадровыми документами работодатель издает приказ о назначении на должность. Чтобы избежать претензий проверяющих, важно соблюдать все требования законодательства. Как и в каких случаях оформить решение о назначении на должность, читайте в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия
Содержание
- Основание приказа о назначении на должность
- Приказ о назначении на должность: форма
- Приказ о назначении на должность: образец
- Приказ о назначении на должность директора
- Приказ о назначении на должность заместителя директора
- Приказ о назначении на должность главного бухгалтера
Основание приказа о назначении на должность
При приеме сотрудника на работу заключают трудовой договор, который станет основанием для издания приказа о назначении на должность. Также документ составляют в случаях перевода сотрудника на другую должность, если меняются условия трудового контракта, трудовой функции или наименование должности. В остальных случаях документ определяет ответственность работника согласно занимаемой должности.
Распоряжение требуется оформлять согласно нормам трудового законодательства, а также внутренними правилами работодателя.
Для рядовых сотрудников достаточно оформить решение о приеме на работу по унифицированной форме № Т-2 или на самостоятельно разработанном бланке. После издания распоряжения оформляют прием сотрудника по стандартной схеме: заполняют трудовую книжку или вносят информацию в сведения о трудовой деятельности, заполняют отчет ЕФС-1 и направляют его в СФР не позднее следующего рабочего дня. С документами работника знакомят под подпись.
Однако приказ о приеме только устанавливает трудовые отношения, в то время как решение о назначении – это распоряжение по основной деятельности. Таким документом наделяют полномочиями директора, его заместителя, главного бухгалтера или руководителя обособленного подразделения. В таком случае издают оба документа.
В приказе важно отразить основание приема. Например, генеральный директор назначается на должность по решению общего собрания участников или единственного учредителя. Тогда в документе указывают реквизиты протокола собрания.
Также основанием для приказа о назначении может являться результат конкурса на замещение должности, если данный порядок предусмотрен уставом организации или законодательством. В этом случае в документе фиксируют номер и дату протокола комиссии.
Если сотрудник назначается временно, например, в случае болезни или командировки основного работника, приказ содержит ссылку на внутренний акт о временном исполнении обязанностей. В подобных ситуациях также уточняют условия исполнения обязанностей — с сохранением или без сохранения должностного оклада.
Для государственных и муниципальных организаций могут быть дополнительные требования к оформлению приказов о назначении, например, обязательное согласование с вышестоящими органами или подписание документа уполномоченным должностным лицом.
Приказ о назначении на должность: форма
Трудовое законодательство не предусматривает унифицированной формы приказа. Такой бланк компания утверждает самостоятельно и закрепляют в приложении к учетной политике. В документе следует предусмотреть следующие реквизиты:
• дату и номер,
• место издания,
• Ф.И.О. сотрудника,
• дату начала работы и срок (при наличии),
• должность и структурное подразделение,
• основание для возложения полномочий,
• подписи работника и руководителя компании или иного уполномоченного сотрудника,
• дату подписания.
За основу собственного бланка можно взять унифицированную форму № Т-1, дополнив ее необходимыми разделами. Главное, чтобы условия о назначении соответствовали положениям трудового договора. К примеру, в приказе нужно прописать информацию о временном назначении на должность и испытательном сроке, если таковой предусмотрен. При этом период испытания не может превышать установленный законом срок. В противном случае организации грозят штрафные санкции.
Если назначение связано с временным исполнением обязанностей без освобождения от основной должности, в приказе необходимо указать, как будет осуществляться доплата за совмещение. Также следует уточнить, является ли назначение частью служебного роста или связано с кадровыми перестановками внутри компании.
Приказ может содержать дополнительные разделы, если это требуется внутренними нормативными документами. Например, в некоторых организациях в приказ включают информацию о необходимости передать дела и активы от предыдущего сотрудника, а также о прохождении обязательного инструктажа для новой должности.
Если документ оформляют в электронной форме, его подписывают с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП), а хранение осуществляется в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле.
Хранить приказы о назначении на должность требуется не менее 75 лет.
Приказ о назначении на должность: образец
В шапке бланка прописывают наименование организации, ее ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, номер телефона, адрес электронной почты и прочие контактные данные. Ниже приводят место, номер и дату составления приказа, а также основание для формирования документа.
В основной части распоряжения отражают Ф.И.О. сотрудника с указанием паспортных данных и места проживания, наименование должности, на которую назначают управленца, а также срок исполнения обязанностей, если он есть. Далее обозначают момент вступления документа в силу.
В заключительной части приводят подписи с расшифровками руководителя, учредителей или участников. Назначенного сотрудника знакомят с приказом под подпись.
Если приказ касается руководящей должности, в нем также могут быть указаны особые условия назначения, такие как ограничения на ведение иной деятельности, необходимость предоставления декларации о доходах или требование о согласовании кандидатуры с учредителями.
Для временного назначения в приказе прописывают срок выполнения обязанностей и основания для прекращения временного назначения. Например, это может быть возвращение основного сотрудника из отпуска или завершение испытательного срока.
Если документ оформляется в цифровом виде, необходимо учитывать требования к его заверению электронной подписью и хранению в информационной системе компании.
Приказ о назначении на должность можно скачать по ссылке.
Приказ о назначении на должность директора
В каждой организации любой формы собственности должен быть руководитель. Он действует от имени компании и является единоличным исполнительным органом. Порядок избрания на должность прописывают в уставе.
Назначить директором можно любое физлицо, в том числе учредителя. Решение принимают на общем собрании акционеров или учредителей и оформляют в виде протокола. В документе отражают срок наделения полномочиями. Затем издают распоряжение о назначении на должность и другие кадровые документы.
Поскольку директор с одной стороны руководит организацией, действуя от ее имени и представляя интересы, а с другой – выполняет трудовые функции, являясь сотрудником компании, обычно составляют два приказа: о приеме на работу и о назначении на должность (законы от 26.12.1995 № 208-ФЗ, от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Приказ о назначении избранный директор издает от своего имени. В документе прописывают порядковый номер, место и дату составления, а также реквизиты протокола учредителей. В содержании гендиректор указывает свои персональные данные, дату вступления в должность и основание. Также следует четко обозначить период трудовой деятельности директора, размер должностного оклада и иных стимулирующих выплат, условие об испытательном сроке и совмещении, характер работы, например, ненормированный рабочий день. Реквизиты приказа можно занести в трудовую книжку.
Пописывать распоряжение руководить вправе самостоятельно. Закон запрета не устанавливает (письмо Роструда от 11.03.2019 № 1143-ТЗ). Тем самым должностное лицо принимает возложенные на него обязанности и выполняет решение собственников.
Кроме того, распоряжение о назначении подтверждает полномочия руководителя перед сторонними лицами, к которым относятся контрагенты, кредитные организации, контролирующие органы и пр.
Если директор является единственным учредителем, обычно оформляют не приказ, а решение о назначении на должность. Это объясняется тем, что данное лицо является единоличным исполнительным органом и решает все вопросы производственные и управленческие вопросы.
Если директор назначается на определенный срок, в приказе следует четко указать дату завершения его полномочий. В случае досрочного прекращения полномочий приказ может содержать условия расторжения трудового договора, например, по инициативе учредителей или самого руководителя.
Также важно отметить, что если в компании предусмотрена коллегиальная форма управления, то приказ о назначении может дополняться распоряжением о передаче полномочий и обязанностей между исполнительными органами.
При оформлении документа в электронном виде необходимо предусмотреть его подписание усиленной квалифицированной электронной подписью, особенно если он будет использоваться при взаимодействии с банками, налоговой службой или контрагентами.
Приказ о назначении на должность гендиректора можно скачать по ссылке.
Приказ о назначении на должность заместителя директора
Если руководитель отсутствует в связи с болезнью, нахождением в отпуске, в командировке или по другим причинам, его обязанности временно исполняет другое должностное лицо. Как правило, это заместитель директора. Поскольку он входит в состав управленческого персонала, помимо документов о приеме или переводе сотрудника, следует издать приказ о назначении на должность.
Форма и содержание документа аналогичны стандартному распоряжению. Обычно его подписывает генеральный директор. При этом в решении можно прописать обязанности сотрудника. Например, решение основных производственных вопросов на время отсутствия генерального директора, заключение сделок, утверждение бухгалтерской отчетности и пр.
Когда в уставе предусмотрено, что полномочия передаются без доверенности, в приказе о назначении на должность рекомендуется наделить заместителя правом первой подписи. Тогда он сможет подписывать все документы от имени руководителя.
Если заместитель назначается временно, в приказе следует указать срок исполнения обязанностей и основания для завершения полномочий, например, возвращение директора к исполнению своих обязанностей.
Также рекомендуется прописать порядок передачи полномочий: необходимо ли составлять дополнительный акт приема-передачи дел или достаточно уведомления в свободной форме.
Если заместитель получает дополнительные выплаты или компенсации за временное исполнение обязанностей руководителя, их также следует зафиксировать в приказе.
Приказ о назначении заместителя гендиректора можно скачать ссылке.
Приказ о назначении на должность главного бухгалтера
Главного бухгалтера работодатель принимает на работу в общем порядке. Со специалистом заключают трудовой договор, издают приказ о приеме, вносят запись в трудовую книжку и передают сведения в СФР.
Закон не требует оформлять приказ о назначении на должность. Однако на практике возникают случаи, когда документ может понадобиться. Например, для подтверждения статуса в государственных органах и банках, установления обязанностей вновь принятому работнику или передачи полномочий от увольняющегося главбуха новому.
Приказ о назначении на должность главного бухгалтера составляют по общим правилам. Документ не имеет унифицированной формы, его содержание зависит от цели использования. Так, для подтверждения полномочий главного бухгалтера указывают:
• наименование работодателя,
• место составления приказа, дату и номер документа,
• Ф.И.О. сотрудника, его назначение на должность и дату начала выполнения обязанностей,
• подписи сторон: руководитель и сотрудник.
Если требуется передать дела от предыдущего начальника бухгалтерской службы новому главбуху, в приказе также следует прописать:
• Ф.И.О. работника, с которым прекращают трудовые отношения;
• перечень дел, подлежащих передаче и срок проведения данного мероприятия;
• состав комиссии, которая контролирует передачу дел, а также порядок проведения процедуры.
Приказ о назначении главного бухгалтера можно скачать по ссылке.
Если новый главный бухгалтер вступает в должность, рекомендуется дополнительно оформить акт приема-передачи дел. В этом документе фиксируют состояние бухгалтерского учета на момент смены ответственного лица, перечень переданных документов, остатки по счетам и иные важные финансовые показатели.
Если главбух получает право первой подписи, это также должно быть отражено в приказе. Банки и контролирующие органы могут запросить этот документ для подтверждения полномочий.
При отсутствии у работодателя главного бухгалтера директор приказом возлагает обязанности по ведению учета и формированию отчетности на себя. Условие совмещения прописывают в приказе о назначении директора. Однако такая возможность есть только у субъектов малого и среднего бизнеса.
Вы можете оставить первый комментарий