Служебная поездка работника

Трудовое законодательство по-разному регулирует командировки и другие служебные поездки сотрудника. Ошибки в их квалификации могут грозить работодателю неприятностями. В нашем материале поговорим о том, что представляет собой служебная поездка работника и в чем ее отличие от командировки. Рассмотрим особенности направления сотрудника в поездку по служебным делам и порядок возмещения расходов.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Что такое служебная поездка
Поручение на служебную поездку
Сроки служебной поездки
Расходы на служебную поездку
Является ли служебная поездка командировкой
Командировка и служебная поездка: в чем отличие

Что такое служебная поездка

Урегулированию основных вопросов в отношении поездок сотрудников по служебным делам посвящены нормы главы 24 ТК РФ. Из названия этой главы «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность» следует, что одним из видов служебных поездок являются командировки. При этом есть и другие виды, в частности, служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет подвижной или разъездной характер.

Законодательство не содержит пояснений, какая занятость носит разъездной, а какая подвижной характер. Обычно считают, что если работа связана с частым перемещением работников с объекта на объект или с передислокацией организации, речь идет о подвижном характере. Об этом может также говорить удаленность от постоянного места жительства сотрудников. Это касается работы ремонтно-строительных бригад или передвижных механизированных колонн. Определение подвижного характера работы может быть предусмотрено в отраслевом соглашении, которое должна соблюдать конкретная организация (ч. 8 ст. 45, ч. 1, 2 ст. 46 ТК РФ).

Разъездная работа – это занятость, которая изначально предусматривает исполнение должностных обязанностей вне места расположения компании. В отличие от командировок, носящих временный характер, разъездная работа постоянно сопряжена со служебными поездками. Это относится к курьерам, водителям или экспедиторам. Конкретный список должностей с разъездным характером работы работодатель утверждает в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714).

Законом не урегулировано, чем подвижной характер работы отличается от разъездного. На практике можно выявить следующие различия:

из подвижного характера работы может вытекать оторванность сотрудника от постоянного места жительства. То есть у работника отсутствует возможность ежедневно возвращаться домой. При разъездном характере работы обычно у работника такая возможность имеется;
подвижной характер работы может предусматривать передислокацию компании. Это особенно характерно для сферы строительства. В отношении разъездного характера работы такое перемещение не предусмотрено;
для установления сотруднику разъездного характера работы его должность, профессия или работа должны быть включены в специальный список, содержащийся в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Работа некоторых сотрудников осуществляется непосредственно в пути – обычно в процессе движения транспорта: автомобиля, поезда, теплохода, самолета. Речь идет о стюардессах, проводниках пассажирских поездов, водителях-дальнобойщиках, лоцманах. Это отличает ее от разъездного или подвижного характера работы. Поскольку определения всем этим понятиям не даны на законодательном уровне, определяет характер работы работодатель, относя его к разъездному, подвижному или к работе в пути (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Поручение на служебную поездку

Работник не вправе без поручения работодателя отправиться в служебную командировку. ТК РФ устанавливает, что это поездка происходит по распоряжению работодателя. Кроме того, в пункте 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, уточняется, что решение работодателя должно быть письменным. Сотрудника направляют в командировку, чтобы он выполнил служебное поручение — специалист имеет определенную цель и конкретное задание. Во время командировки он выполняет обязанности, необходимые для осуществления поручения, все прочие должностные обязанности отходят на второй план.

Направление работника в служебные поездки при работе в пути, разъездном или подвижном характере труда обычно не требует отдельного указания от работодателя. Работнику могут выдавать маршрутный лист или план-график поездок. Оформление поездки зависит от порядка, предусмотренного на локальном уровне. Но законодательно не установлено, что работодатель обязан на каждую такую служебную поездку давать отдельное поручение. Вместе с тем основанием для направления работника в служебную поездку может быть приказ или письменное поручение уполномоченного лица, если это предусмотрено локальным нормативным актом компании. В таких служебных поездках цель тоже есть, но она целиком укладывается в постоянные должностные обязанности сотрудника. Данные поездки для него признаются условием выполнения трудовой функции.

Сроки служебной поездки

Командировка всегда ограничена по времени, срок для нее должен быть установлен работодателем. Когда этот период завершится, сотрудник продолжит трудиться на своем прежнем рабочем месте.

Время других служебных поездок, в том числе при разъездной занятости или работе в пути, зависит от специфики деятельности компании и работы сотрудника. Так, служебная поездка водителя городского трамвая ограничивается началом и завершением рабочего дня, служебная поездка проводника начинается с момента отправки поезда, а заканчивается его возвращением. Подобные поездки могут повторяться каждый день, если они являются неотъемлемым условием выполнения определенной трудовой функции работника.

Расходы на служебную поездку

Сотрудникам, постоянная работа которых происходит в пути или носит разъездной характер, а также работникам, занятым в полевых условиях или принимающим участие в работах экспедиционного характера, работодатель компенсирует следующие издержки (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

на проезд;
на наем жилья;
связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Речь идет о суточных и полевом довольствии;
другие затраты, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение таких издержек производится в размерах и порядке, которые устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также определяться в трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

В отношении возмещения расходов на командировку ТК РФ устанавливает схожие гарантии. В случае направления в служебную командировку работодатель также обязан возместить работнику перечисленные выше расходы (ст. 168 ТК РФ). При этом командированным работникам выдается аванс на предстоящие затраты (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). А по возвращении из командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных средствах. К авансовому отчету нужно приложить документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и о других затратах, связанных с командировкой.

Законом не установлена обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, которые могут возникнуть у него в связи с подвижным характером работы. Однако такая обязанность и порядок выплаты компенсации могут быть определены отраслевым соглашением, действующим в отношении организации. Подобные нормы есть для организаций строительства и промышленности стройматериалов (пп. 1.3, 1.4, 3.18 отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2024 — 2026 годы). Компания вправе компенсировать работнику такие расходы, самостоятельно установив порядок их возмещения в своем локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9, ч. 1, 2 ст. 22, ч. 1, 8 ст. 45, ч. 1, 2 ст. 46, ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

Для этого потребуется закрепить:

перечень сотрудников с подвижным характером работы;
перечень расходов работника в связи с подвижным характером работы, которые подлежат возмещению. Опираться при этом можно на перечень расходов, которые с учетом ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ работодатель компенсирует в связи со служебными поездками работникам, постоянная работа которых происходит в пути или носит разъездной характер работы. Это расходы по найму жилого помещения, а также суточные;
размер компенсации. Допустимо установить как фиксированный размер компенсации, так и указать, что ее размер определяется по фактическим затратам работника;
порядок оформления компенсации. Можно прописать, что для получения компенсации работник представляет заявление и документы, подтверждающие расходы, а работодатель издает приказ о выплате компенсации;
срок выплаты компенсации.

Является ли служебная поездка командировкой

Далеко не все служебные поездки являются командировками. Так, согласно части 1 статьи 166 ТК РФ, а также п. 3 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути или носит разъездной характер, не признаются командировками. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утрачивает силу с 1 сентября 2025 года в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. В то же время норма, аналогичная приведенной, сохранится и в положении, утвержденном новым Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

Командировка и служебная поездка: в чем разница

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 ТК РФ. Это поездка сотрудника по распоряжению руководства компании на установленный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Местом постоянной работы признается место нахождения юрлица или его обособленного структурного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом распоряжение работодателя должно быть оформлено письменно, в виде приказа о направлении в командировку или другого документа (п. 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Командировка является разновидностью служебной поездки. Однако между этими понятиями нельзя поставить знак равенства, поскольку далеко не каждая служебная поездка может считаться командировкой. Работодателю важно отличать командировки от остальных служебных поездок, поскольку их правовое регулирование, несмотря на имеющееся сходство, во многом различается. Если допустить ошибку в такой квалификации, компании могут грозить неприятности.

Основные отличия командировки от других поездок по служебным делам заключаются в следующем:

для командировки сотрудника требуется распоряжение работодателя, которое к тому же должно быть письменным (п. 3 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Другие служебные поездки, связанные с работой в пути или разъездной занятостью сотрудника, не нуждаются в отдельном распоряжении работодателя;
период командировки ограничен определенным временем. После его завершения работник снова будет стабильно трудиться на своем рабочем месте. Служебные поездки при разъездной занятости или работе в пути зависят от специфики работы и являются неотъемлемым условием выполнения трудовой функции;
перед командированным работником руководство ставит конкретную цель. На это время сотрудник должен выполнять лишь те обязанности, которые необходимы в свете конкретного поручения. В остальных служебных поездках их цель полностью укладывается в постоянные должностные обязанности сотрудника. Такие поездки являются неотделимым условием осуществления работником его трудовой функции;
время нахождения в командировке учитывается обособленно от остального отработанного времени в компании. При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка. При остальных служебных поездках работников затраченное на них время оплачивают в общем порядке, выплачивая зарплату, поскольку в разъездах сотрудник выполняет свою обычную работу;
отправить в командировку можно не каждого сотрудника. Так, запрещено направлять в командировки беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), сотрудников в возрасте до 18 лет, кроме ряда творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ), работников в период действия ученического договора, если служебная командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ). Некоторые категории работников допускается направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинским заключением. Такие правила касаются командирования инвалидов (ч. 2 ст. 167 ТК РФ), женщин с детьми в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ), сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи, одиноких матерей и отцов, воспитывающих детей до 14 лет, и некоторых других работников (ч. 3 ст. 259 ТК РФ). Для остальных служебных поездок указанные ограничения не установлены. Работник, подписывая трудовой договор, соглашается на служебные поездки. При этом характер работы, в том числе разъездной или в пути, обязательно надо указывать в трудовых договорах таких сотрудников (ст. 57 ТК РФ);

Чтобы избежать споров с работниками в отношении квалификации служебной поездки, работодателю желательно придерживаться определенных правил. Так, перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути, носит разъездной или подвижной характер, должен быть предусмотрен коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). С этими бумагами в случае приема на работу работодатель должен ознакомить сотрудника под подпись, притом до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Кроме того, имеет смысл отделить регулирование командировок от остальных служебных поездок по разным локальным нормативным актам. При разъездной занятости или работе в пути желательно обозначить границы обслуживаемой сотрудником территории. Так, за торговым агентом можно закрепить конкретный район города. Поездки по данной территории в любом случае будут считаться служебными. Если же появится необходимость выехать в другой город, такая поездка уже может признаваться командировкой.