Справка о среднесписочной численности работников

В статье разберем, в каких случаях оформляется справка о среднесписочной численности работников и действует ли унифицированная форма справки в 2025 году. Также вы сможете узнать, как заполняется документ, и скачать бланк для заполнения.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Бланк справки о среднесписочной численности
Кто входит в среднесписочную численность
Образец справки о среднесписочной численности работников

Бланк справки о среднесписочной численности

Ранее все работодатели (юрлица и ИП) ежегодно подавали в налоговую сведения о том, сколько в минувшем году у них работало человек, по форме КНД 1110018. Унифицированный бланк сведений о среднесписочной численности сотрудников утвержден Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Причем организации отчитывались, даже если у них нет наемного персонала, а ИП — только при наличии сотрудников.

С первого января 2021 года документ утратил силу в связи с изданием Приказа ФНС РФ от 15.01.2020 № ЕД-7-11/752@. Но бывает, что контролирующие органы запрашивают у работодателей данные о среднесписочной численности. Ее можно отразить в бланке КНД 1110018 или в самостоятельно разработанной форме.

В настоящее время показатель «среднесписочная численность» отражается в следующих отчетах:

расчет по страховым взносам (РСВ), который подается в налоговую. Форма данного расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@;
форма ЕФС-1 (раздел 2), которая подается в Социальный фонд России. Бланк утвержден Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281;
форма П-4, которая подается в Росстат и утверждена его Приказом от 31.07.2024 № 338.

Формы РСВ и ЕФС-1 сдают ежеквартально до 25-го числа месяца, идущего за отчетным периодом. Средняя списочная численность персонала отражается за квартал, полугодие, 9 месяцев и за год, то есть она считается нарастающим итогом.

В составе РСВ данные о средней списочной численности персонала подают все плательщики страховых взносов, которые выплачивают зарплату и иное вознаграждение физическим лицам (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ).

Форму ЕФС-1 сдают все страхователи. К ним относятся юрлица любой организационно-правовой формы и физлица, у которых работают граждане, подлежащие обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таким образом, в 2025 году в формах РСВ и ЕФС-1 показывают среднесписочную численность персонала все работодатели. Отчитываются как юрлица, так и ИП.

Статистическая форма П-4 сдается юрлицами, за исключением субъектов малого предпринимательства, раз в квартал или ежемесячно. Сроки сдачи отчета — с 1-е по 15-е число месяца, идущего за периодом отчета (абз. 1 п. 3 указаний по заполнению формы, принятых Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647). Ежемесячно отчет сдают:

организации, у которых на протяжении двух предыдущих лет средняя списочная численность персонала составляла более 15 человек вместе с совместителями и договорами ГПХ либо с годовым оборотом от 800 млн рублей;
компании, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году без учета средней списочной численности и годового оборота;
юрлица с лицензией на добычу полезных ископаемых.

Кто входит в среднесписочную численность

Порядок нахождения средней списочной численности сотрудников определен пунктами 16—18 указаний по заполнению формы П-4, которые утверждены Приказом Росстата от 16.12.2024 № 647. Так как минимальным периодом расчета средней списочной численности является месяц (для отчета П-4), рассмотрим, как ее посчитать за указанный период.

Чтобы найти среднюю списочную численность за месяц, сложите списочную численность персонала за все календарные дни месяца, то есть с включением нерабочих праздников и выходных дней. Полученный показатель разделите на число дней в месяце по календарю.

Отсюда возникает вопрос: где взять списочную численность? Ее можете узнать из табеля учета рабочего времени сотрудников. По нему видно, кто из них явился, а кто не явился на работу.

Как сказано в пункте 17 указаний, в списочную численность персонала включают сотрудников, устроенных по трудовому договору постоянно, временно либо на сезон. Учитывайте даже тех работников, которые проработали один день, а также владельцев компании, которым начисляется зарплата. Причем учитывать следует как фактически отработавших сотрудников, так и временно отсутствующих.

Получается, что в списочную численность следует включать следующих сотрудников:

вышедших на работку, даже если они не работали ввиду простоя;
уехавших в командировку, в том числе в краткосрочную зарубежную;
заболевших и не появившихся на работе (заболевание надо подтвердить больничным листом);
не вышедших на работу ввиду выполнения государственного или общественного задания (например, сотрудник работает в избирательной комиссии, вызван в суд или в налоговую, как свидетель, призван на военные сборы);
устроенных на полставки либо пол-оклада, а также на сокращенное рабочее время по трудовому договору;
устроенных на испытательный срок;
исполняющих трудовые обязанности дома по условиям трудового договора;
получивших спецзвания;
проходящих курсы повышения квалификации или учебу по получению новой профессии с отрывом от работы и с сохранением среднего заработка;
временно устроенных на работу из других компаний, если они не платят зарплату;
студентов-практикантов и иных студентов, принятых на рабочие места (должности);
которые обучаются в вузах, колледжах, техникумах, аспирантуре и находятся в учебном отпуске с полным или частичным сохранением заработка;
которые учатся и ушли в дополнительный отпуск без заработка или поступают на обучение и находятся в отпуске без заработка;
ушедших в ежегодный либо дополнительный отпуск, с учетом сотрудников, которые собираются уволиться сразу после отпуска;
которые были на выходных по графику или из-за переработки, если по таким сотрудникам ведется суммированный учет времени;
использовавшие день отдыха за труд в выходной или нерабочий праздник;
которые ушли в отпуск по беременности и родам, из-за усыновления ребенка или в отпуск для ухода за ребенком;
устроенных на должность временно неработающего сотрудника, за которым сохранено рабочее место;
которые ушли в отпуск за свой счет, его продолжительность неважна;
которые не работают из-за простоя, введенного работодателем, или по иным обстоятельствам, если работодатель и сотрудник не влияли на них;
которые направлены работодателем в неоплачиваемый отпуск;
которые участвуют в забастовке;
которые работают вахтовым методом;
с гражданством другого государства, при условии работы такого сотрудника в организации в России;
которым поставлен прогул;
которые находятся под следствием до решения суда;
беременных женщин, которые освобождены от работы до момента, когда им будет предоставлено другое рабочее место без вредных условий;
которые не вышли на работу из-за прохождения медосмотра, диспансеризации или сдачи крови, а также работников, получивших по указанным причинам выходные.

Чтобы рассчитать по таким сотрудникам среднюю списочную численность, нужно

Посчитать численность персонала в целых единицах. В данном случае учитывайте работников, которые трудятся весь рабочий день и по сокращенному графику согласно закону или по поручению работодателя.

Сотрудник может работать по основной должности и быть внутренним совместителем либо выполнять работы по ГПД. В этом случае учитывайте его как одну единицу по основному месту работы. Но если сотрудник трудится по сокращенному графику не по инициативе работодателя и является внутренним совместителем, учитывайте его пропорционально отработанному времени с учетом совместительства. Но учтите, что в результате не может получиться больше единицы (одного человека). Не допустить ошибки поможет поверка кадровых приказов и табеля учета.

Так как расчет проводится с учетом выходных и нерабочих праздничных дней, показатели численности для них берите по последнему рабочему дню.

Для нахождения средней списочной численности работников (ССЧР) можете воспользоваться формулой:

ССЧР за месяц = сумма списочной численности персонала за каждый календарный день месяца / число календарных дней в месяце.

Рассчитайте численность в неполных единицах. Берите данные по сотрудникам, работающим на неполной ставке или неполный день по условиям трудового договора. То есть в такую численность не включают работников, которых компания по своей инициативе перевела на сокращенный рабочий график.

Чтобы найти численность, по табелю учета определите, сколько человеко-дней на протяжении месяца отработали такие сотрудники. Не принимайте в расчет выходные и нерабочие праздники. На время, пока работник был в отпуске, болел или отсутствовал на работе другим причинам, численность берите по последнему рабочему дню. Чтобы рассчитать общее количество человеко-дней, можете применить формулу:

Количество человеко-дней = общее количество отработанных человеко-часов за месяц / продолжительность сокращенного рабочего дня

Чтобы рассчитать среднюю численность работников (СЧР) с неполным рабочим временем, можно воспользоваться следующей формулой:

СЧР с неполным рабочим днем = количество отработанных человеко-дней за месяц / количество рабочих дней в месяце.

Рассчитайте итоговую среднесписочную численность персонала. Для этого сложите два показателя среднесписочной численности, найденных по формулам, представленным в п. 1 и 2 (ССЧР и СЧР).

Если среднесписочную численность нужно рассчитать за квартал либо другой отчетный период:

рассчитайте среднесписочную численность за каждый месяц отчетного периода;
сложите найденные показатели;
разделите результат на количество месяцев в отчетном периоде (3, 6, 9 или 12).

Образец справки о среднесписочной численности работников

Если с вас требуют данные о среднесписочной численности, можете отразить их в форме КНД 1110018. Внесите в нее такую информацию:

ИНН компании или ИП;
КПП юрлица;
номер страницы (001);
наименование органа, куда предоставляется справка;
код налогового органа, если данные подаются в ФНС;
полное название организации или Ф.И.О., ИП (без сокращений);
дату, на которую сделан расчет среднесписочной численности;
среднесписочную численность сотрудников в целых единицах;
ниже укажите фамилию, имя, отчество руководителя, ИП или представителя и дату составления документа (справка подписывается одним из указанных лиц);
реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя (если нужно).

Скачать бланк справки КНД 1110018

По этим же рекомендациям можете сформировать собственную форму справки и направить ее в контролирующие органы.