Справка о среднесписочной численности работников в 2026 году

До 2021 года для каждого бухгалтера новый календарный год начинался со сдачи отдельного отчета о среднесписочной численности работников по форме КНД 1110018. Сейчас приказ, некогда утвердивший данный бланк, уже не действует. При этом сами сведения включены в состав других отчетов. Однако на практике компания по-прежнему может столкнуться с просьбой представить справку о средней численности сотрудников. Далее разберем, зачем нужен этот документ в 2026 году, как правильно составить его в свободной форме и где руководителю быстро найти точные цифры для заполнения без помощи главного бухгалтера.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Для чего может потребоваться справка о среднесписочной численности работников
2. Где взять справку о среднесписочной численности сотрудников
3. Форма справки о среднесписочной численности работников
4. Образец справки о среднесписочной численности работников

Для чего может потребоваться справка о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников сейчас включены в состав целого ряда отчетов:

• РСВ, утвержденного Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ ЕФС-1;
• формы П-4, утвержденной Приказом Росстата от 31.07.2024 № 338;
• ЕФС-1, утвержденной Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Как прежде сдавать данные сведения отдельной формой КНД 1110018 уже не требуется, поскольку утвердивший ее Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, утратил силу с 1 января 2021 года. В связи с этим справка о среднесписочной численности сейчас требуется не так часто.

Однако на практике все же могут возникнуть ситуации, когда нужно представить этот документ:

• по запросу контролирующих органов. Налоговая инспекция, Социальный фонд или другое ведомство могут в ходе проверки или для уточнения данных попросить подтвердить показатель среднесписочной численности сотрудников за определенный период;
• для получения господдержки или льгот. Показатель среднесписочной численности сотрудников может служить одним из критериев для предоставления некоторых мер поддержки. Так, освобождается от НДС реализация услуг, производимых и реализуемых компаниями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов организаций инвалидов, если среднесписочная численность инвалидов среди их работников не меньше 50 процентов, а их доля в фонде оплаты труда не меньше 25 процентов (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ);
• для подтверждения способа сдачи отчетности. От величины рассматриваемого показателя в ряде случаев зависит, в каком виде нужно представить отчетность. Приведем пример. По общему правилу декларацию по налогу на прибыль подают в электронной форме. Однако если среднесписочная численность работников за предшествующий год не превысила 100 человек, то сдать декларацию можно на бумаге (п. 3 ст. 80 НК РФ);
• по запросу контрагента. Бизнес-партнер может попросить справку о средней численности сотрудников перед заключением крупных сделок или при отборе поставщиков в коммерческих тендерах. Эти данные контрагентам нужны для проверки на благонадежность. Налоговые органы требуют от компаний проявлять коммерческую осмотрительность. Если организация заключает многомиллионный контракт, а из персонала у нее в штате по документам числится всего несколько человек, то ФНС может усомниться в действительности сделки и посчитать контрагента фирмой-однодневкой. Справка поможет доказать, что у организации имеется реальный штат для ведения деятельности. Также заказчик может попросить справку о среднесписочной численности, чтобы быть уверенным, что у партнера по бизнесу физически хватит сотрудников для своевременного выполнения обязательств построить объект, убрать помещения, оказать услуги консалтинга или вовремя привезти товар.
• при планировании и анализе. Рассматриваемый показатель может оказаться полезен и для самой компании. Он поможет оценить нагрузку, запланировать бюджет, проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.

Где взять справку о среднесписочной численности сотрудников

Официальной государственной справки о среднесписочной численности работников, которую бы по запросу компании выдавала налоговая инспекция или Социальный фонд, не существует. Вся информация, которая нужна для составления такой справки, имеется в бухгалтерских документах и в учетной системе организации. Так, сведения о среднесписочной численности сотрудников можно получить:

• из сданного налоговикам отчета РСВ. Для этого нужно открыть расчет за нужный период – требуемый показатель будет приведен на титульном листе в специальном поле. Останется лишь скачать и распечатать отчет, а также приложить документ из ФНС, подтверждающий принятие РСВ;
• из бухгалтерской программы. Программа рассчитает среднесписочную численность работников по всем установленным Росстатом правилам;
• рассчитав их самостоятельно и указав данные в справке.

При самостоятельном расчете показателя нужно учитывать Указания по заполнению формы № П-4, утвержденные Приказом Росстата от 17.11.2025 № 638. Рассчитывают среднесписочную численность за конкретный период как среднее арифметическое списочных численностей на каждый календарный день такого периода. При этом не учитывают мобилизованных работников и контрактников, сотрудников в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также в неоплачиваемом учебном отпуске. Работники, находящиеся в отпуске за свой счет, не связанном с учебой, учитываются в расчете (п. 18 Указаний от 17.11.2025 № 638). Каждого внутреннего совместителя считают как одного человека, а внешних совместителей вовсе не включают в расчет (п. 16.2 Указаний от 17.11.2025 № 638).

Численность работников с неполным рабочим временем считают отдельно. При этом количество отработанных ими часов делят на число рабочих часов в месяце. Сотрудников с сокращенным рабочим временем, к примеру, несовершеннолетних, учитывают как полностью занятых сотрудников (п. 16.1 Указаний от 17.11.2025 № 638).

Приведем пример расчета среднесписочной численности за месяц. Допустим, что на 01.05.2026 в организации работает 35 работников. С 16 мая одна работница ушла в декрет, 20 мая на ее место была принята другая сотрудница. В мае 2026 года при 40-часовой рабочей неделе 151 рабочий час.

Списочная численность работников, учитываемых при расчете, с 1 по 15 мая составляет 33 человека, с 16 по 19 мая – 32 человека, а с 20 по 31 мая – снова 33 человека. Их среднесписочная численность за май – 32,87 человека ((27 дней x 33 человека + 4 дня x 32 человека) / 31 день.).

Среднесписочная численность сотрудников за год рассчитывается как среднее арифметическое значение за все месяцы года. Приведем пример: рассматриваемый показатель с января по август составлял 22 человека, а с сентября по декабрь – 23 человека. Тогда среднесписочная численность работников за год равна 22,33 человека ((22 человека x 8 месяцев + 23 человека x 4 месяца) / 12 месяцев) (п. 16.5 Указаний от 17.11.2025 № 638).

Если справка о среднесписочной численности нужна организации, чтобы самостоятельно проверить своего контрагента, то можно воспользоваться бесплатным сервисом налоговой службы «Прозрачный бизнес». При поиске интересующей компании по ИНН или ОГРН система выдаст карточку организации, где будет указана ее среднесписочная численность за прошлый отчетный год.

Форма справки о среднесписочной численности работников

Унифицированной формы справки о среднесписочной численности сотрудников на государственном уровне не существует. Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, которым был утвержден официальный бланк КНД 1110018, утратил силу с 1 января 2021 года.

Поэтому справку о среднесписочной численности сотрудников компании в настоящее время составляют в свободной форме. В таком документе обычно прописывают следующие данные:

• реквизиты организации: полное наименование, ИНН, КПП, адрес;
• период, за который рассчитан показатель. Это может быть месяц, квартал, год или другой временной отрезок;
• сам показатель;
• указание на то, что расчет выполнен по правилам действующих Указаний Росстата;
• ссылку на отчетность, в которой отражены данные о среднесписочной численности работников;
• категории сотрудников, которые вошли в расчет. Чтобы подчеркнуть прозрачность расчета, компания может перечислить ключевые группы: основные работники, внутренние совместители, сотрудники с неполным рабочим временем. Также можно отразить, какие работники не были включены в расчет;
• подпись и дату. Руководитель организации подписывает справку, ставит дату составления. Если компания использует печать, то проставляется также ее оттиск. Кроме того свою подпись в справке может поставить главный бухгалтер организации.

Образец справки о среднесписочной численности работников

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»

(ООО «Вектор»)

ИНН 7701020304 / КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Новая, д. 5

Тел.: +7 (495) 000-00-00, e-mail: info@vector.ru

Исх. № 42/с от «23» июня 2026 года

Кому: По месту требования

СПРАВКА

о среднесписочной численности работников ООО «Вектор»

за 1 квартал 2026 года

Настоящей справкой ООО «Вектор» подтверждает, что среднесписочная численность работников организации за отчетный период – 1 квартал 2026 года составляет 12 (двенадцать) человек.

Показатель среднесписочной численности рассчитан в соответствии с действующими Указаниями, утвержденным Приказом Росстата от 17.11.2025 № 638.

Данные о численности сотрудников своевременно и в полном объеме отражены в отчетности, а именно в Расчете по страховым взносам (РСВ), представленном в ИФНС № 1 по г. Москве.

Генеральный директор                   _______________                 / Петров И. И. /

(подпись)

Главный бухгалтер                          _______________                 / Сидорова М. П. /

(подпись)