Средняя и среднесписочная численность работников: отличия

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что такое средняя численность работников
2. Что такое среднесписочная численность работников
3. Средняя и среднесписочная численность: в чем разница

Что такое средняя численность работников

Средняя численность работников (СЧР) – это обобщенный показатель, который учитывает  не только штатных сотрудников, но и других работников, в том числе  по договорам ГПХ. Полный перечень сотрудников, которые входят в среднюю численность, содержится в Приказе Росстата от 16.12.2024 № 647. В пункте 16 данного документа сказано, что средняя численность работников организации, включает:

• среднюю численность работников по списку. В это понятие входит списочная численность (входящие в нее перечислены в п. 17 приказа № 647), но за отдельными исключениями, указанными в п. 18 того же приказа;
• среднее число внешних совместителей;
• среднюю численность работников, занятых по договорам гражданско-правового характера.

Перечислим категории работников, которых в соответствии с пп. 17, 18 приказа № 647 включают в списочную численность и, как следствие, в среднесписочную численность:

• наемные работники, даже если они отработали только один день, а также собственники компаний, получающие в них зарплату;
• все фактически явившиеся на работу, а также не явившихся ввиду простоя;
• командированные;
• не пришедшие по болезни;
• пропустившие работу из-за выполнения государственных обязанностей;
• принятые на неполную ставку или неполное рабочее время;
• работающие на испытательном сроке;
• надомники;
• временно принятые из других организаций, где за ними не сохранена оплата;
• отгуливающие отпуск. Исключение составляют работники:

—  в декретных отпусках;

— ушедшие в отпуск, предназначенный для ухода за ребенком (если только работник не работает дома или неполное время с сохранением пособия);

— оформившие отпуск, предоставляемый усыновителям ребенка;

— студенты, которые ушли в дополнительный отпуск без сохранения оплаты, либо работники, которым отпуск предоставлен для поступления в учебное заведение;

• работники в их выходные дни, в том числе предоставленные за работу в праздники или переработку;
• вахтовики;
• работники, участвующие в забастовках;
• беременные, освобожденные от работы до момента предоставления им подходящей деятельности;
• прогульщики и находящиеся под следствием;
• освобожденные от работы для диспансеризации или сдачи крови.

Этот показатель используется для статистической отчетности, а также при определении права организации на льготы (например, применение упрощенной системы налогообложения или пониженных тарифов по страховым взносам).

Средняя численность рассчитывается следующим образом.

Складываются три компонента:

1) среднесписочная численность (имеются в виду все штатные сотрудники);

2) средняя численность внешних совместителей (рассчитывается пропорционально отработанному времени);

3) средняя численность работников по гражданско-правовым договорам (ГПХ).

Используется такая формула расчета:

СЧР = среднесписочная численность + средняя численность внешних совместителей + средняя численность работников по ГПХ.

Приведем пример расчета.

Допустим, в компании за месяц  среднесписочная численность штатных сотрудников составила 50 человек.  Внешние совместители отработали в общей сложности 200 часов. При норме 160 часов в месяц для одного сотрудника получается, что внешних совместителей было 200 / 160 = 1,25 человека. Гражданско-правовые договоры были заключены  с тремя лицами.

Таким образом, итоговая средняя численность в этом месяце составила: 50 + 1,25 + 3 = 54,25 (округляется до 54).

Из представленного расчета можно сделать вывод, что средняя численность – это более  широкая категория, дающая полное представление о количестве людей, имеющих отношение к деятельности компании.

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность (СЧ) – это показатель, который учитывает только тех сотрудников, которые состоят в штате и  оформлены по трудовому договору на полную или частичную занятость. В него не входят внешние совместители и работники по ГПХ.

Этот показатель используется для:

— подачи отчетности в налоговую (форма «Сведения о среднесписочной численности»);
— определения необходимости сдачи электронной отчетности. Если среднее количество штатных работников по списку в предшествующем году превысило 100 человек, отчеты сдают только в электронном виде (ст. 80 НК РФ);
— проверки соответствия квотам для трудоустройства инвалидов (глава 7 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения», Постановление Правительства РФ от 30.05.2024 № 709). Если в организации меньше 35 человек, квота по приему на работу инвалидов не устанавливается.

Если у организации несколько филиалов в разных субъектах РФ, нужно проверять требования каждого региона и подавать сведения отдельно по каждому подразделению.

Правила расчета среднесписочной численности предприятий содержатся в Приказе Росстата от 16.12.2024 № 647.
Во-первых, осуществляется ежедневный учет сотрудников, включая находящихся в отпусках, командировках или на больничном.
Во-вторых,  производится суммирование количества работников за каждый день месяца. Важно иметь в виду правила такого суммирования: количество работников в выходные и праздники определяется по  предыдущему рабочему дню.
В-третьих, полученная сумма делится  на количество дней в месяце.

Формула расчета среднесписочной численности сотрудников:

ССЧ = (cумма сотрудников за каждый день месяца) / (количество дней в месяце)

Приведем пример расчета.

В компании в январе (31 день) было:

1. С 1 по 10 января – 20 сотрудников.
2. С 11 по 20 января трудоустроены еще 2 человека, значит, всего 22 сотрудника;
3. С 21 по 31 января четверо уволились, осталось 18 сотрудников.

Расчет среднесписочной численности за указанный месяц можно произвести по следующим формулам:

(10 × 20) + (10 × 22) + (11 × 18) = 200 + 220 + 198 = 618.
ССЧ = 618 / 31 ≈ 19,94. Итоговое число должно быть  округлено до 20.

В свою очередь, годовой расчет среднесписочной численности работников осуществляется по следующей формуле:

СрЧ год = (СрЧ января + СрЧ февраля + … + СрЧ декабря) / 12,

где

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;
СрЧ января и пр. — это средняя  численность работников по списку за конкретные  месяцы года.

Если организацию создали только в текущем году, при расчете среднесписочной численности ее работников их среднее количество нужно делить тоже на 12 месяцев, а не на то количество месяцев, в течение которых данная организация реально существовала  (п. 21.3 указания из приказа № 647).

Подробнее о методике расчета среднесписочной численности можно прочитать в нашей статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников«.

Как видно из представленных данных, среднесписочная численность отражает только постоянный штат, без учета временных и внешних работников.

Средняя и среднесписочная численность: в чем разница

Хотя оба показателя связаны с учетом персонала, между ними есть три важных различия:

1. Состав учитываемых работников. Среднесписочная численность включает в себя только штатных сотрудников (включая находящихся в  отпусках или на больничном). Одновременно средняя численность дополнительно включает внешних совместителей и работников по ГПХ.

2. Назначение и применение. Среднесписочная численность нужна для налоговой отчетности и проверки соблюдения трудового законодательства.
Средняя численность используется для статистики (к примеру, она отражается в отчетах в Росстат), а также для определения права на налоговые льготы (так, организация вправе применять упрощенную систему налогообложения, если средняя численность ее работников не превышает 130 человек).

3. Методика расчета. Среднесписочная численность рассчитывается строго по календарным дням, без учета внешних работников.  Средняя включает дополнительные категории (совместители, ГПХ) и может иметь дробные значения.

Приведем пример, из которого видно, что средняя численность работников и среднесписочная численность в одной и той же компании могут различаться, причем вторая может быть выражена в дробных числах.

Допустим, в компании работает:
— 40 штатных сотрудников;
— 5 внешних совместителей, которые занимают 2,5 ставки);
— 3 человека по ГПХ.

Среднесписочная численность работников этой компании равна 40. В эту цифру включены только  штатные сотрудники.
При этом средняя численность равна 40 + 2,5 + 3 = 45,5. Итоговое число округляется до 46.
Как могут быть применены эти сведения на практике? Предположим, данная компания применяет УСН. Чтобы и дальше продолжать оставаться в рядах упрощенцев, ей необходимо следить за тем, чтобы средняя численность ее работников не превысила 130 человек. При этом среднесписочная может быть меньше.

Понимание, чем отличается  средняя и средняя списочная  численность,  важно для корректного ведения кадрового учета и соблюдения требований законодательства.  Неверный подсчет количества работников может привести к ошибкам в отчетности, штрафам или потере права на льготные режимы налогообложения, а малым или средним предприятиям грозит утрата соответствующего  статуса.

В то же время грамотный расчет поможет отстоять свою позицию в суде.
Так, в 2024 году в ходе рассмотрения дела № А55-34134/2022 Арбитражный суд Поволжского округа пришел к выводу, что налоговая инспекция неправомерно доначислила ИП налоги, поскольку неправильно рассчитала среднюю численность работников налогоплательщика.

Суть спора состояла в следующем.

Индивидуальный предприниматель (ИП) занимался обучением, оказывая услуги в сфере дошкольного и дополнительного образования для детей и взрослых. Он выбрал патентную систему налогообложения (ПСН) по виду деятельности «Репетиторские услуги», указав в заявлении, что привлекает в среднем 5 работников, включая тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры (ГПД).

Налоговая инспекция провела выездную проверку и пришла к выводу, что ИП неправомерно применял патент, занизив реальное количество сотрудников, чтобы уменьшить налоги. В результате ему доначислили НДС и НДФЛ, начислили пени и штрафы.

Предприниматель обжаловал это решение в вышестоящем налоговом органе, который частично согласился с ним и снизил сумму доначислений. Однако ИП счел требования безосновательными и обратился в суд.  Первая инстанция поддержала налоговиков, посчитав их расчеты обоснованными.

Однако апелляция отменила это решение и встала на сторону ИП, указав, что расчет налоговой инспекции был основан на данных, взятых из журнала учета рабочего времени. Суд признал данный журнал ненадлежащим доказательством, так как налоговикам не удалось доказать, что этот документ  велся правильно. К тому же  в расчетах были обнаружены ошибки и противоречия. Электронная переписка, на которую ссылалась инспекция, по мнению судей, не могла служить доказательством налогового нарушения, поскольку не обладала необходимой достоверностью.

Кассация оставила решение апелляции в силе, указав, что доказательства того, что ИП реально привлекал больше работников, чем заявил, в материалах дела не представлены (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 12.09.2024 по делу № А55-34134/2022).