Учет и использование топливных карт

Топливные карты — современное решение на рынке, которое позволяет компании не просто оплачивать покупку бензина, но и выстраивать прозрачную систему контроля за расходованием ГСМ. Этот инструмент заменяет традиционные расчеты наличными или подотчетными средствами, минимизируя риски злоупотреблений и ошибки бухучета. Однако, чтобы в полной мере воспользоваться этими преимуществами, важно правильно организовать учет топливных карт и их использование.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Кто и как может пользоваться топливной картой
2. Положение о топливных картах
3. Как заключить договор на топливную карту
4. Налогообложение операций с топливными картами
5. Топливные карты в бухгалтерском учете

Кто и как может пользоваться топливной картой

Топливная карта (карта ГСМ) — это специальный платежный инструмент, при помощи которого можно оплачивать топливо на АЗС. Она прикрепляется к юрлицу и марке автомобиля, но не к водителю автомобиля.

Карта ГСМ позволяет осуществлять учет количества и ассортимент товара, который отпускается клиенту в торговых точках — на заправках.

Основные характеристики карты ГСМ:

а) несмотря на то, что карта внешне похожа на банковскую, то есть имеет чип либо магнитную полосу, индивидуальный номер и срок действия, она не является платежным средством в том смысле, что не предназначена для получения наличных денежных средств или для расчетов в обычных магазинах;
б) ее обращение ограничено торговыми точками и товаром, реализуемым покупателю с использованием карты.

В установленном договором порядке карта программируется соответствующими товарными ограничителями по количеству, типу, объему нефтепродуктов, географии обслуживания и периоду времени обслуживания (день недели, фактическое время).

Вне торговых точек использовать карту нельзя.

Карта является собственностью продавца и возвращается покупателем продавцу в случае расторжения или истечения срока действия договора.

Топливные карты бывают:

а) монобрендовыми — применяются только на АЗС одной сети. К примеру, «Лукойл», «Газпромнефть», «Роснефть»;
б) мультибрендовыми — принимаются на АЗС разных операторов, что удобно для логистики с дальними и переменными маршрутами.

Кроме того, карты ГСМ подразделятся по типу учета:

а) «литровые» — выдаются на определенный объем топлива в литрах;
б) «денежные» — оформляются на определенный лимит стоимости ГСМ.

Оформить топливную карту могут:

а) юрлица — компании с автопарком. К примеру, логистические, строительные, коммунальные;
б) ИП — если ведут деятельность в сфере грузоперевозок;
в) физлица — владельцы личного транспорта, желающие получать скидки и бонусы.

Принцип работы карты ГСМ:

а) компания-эмитент (банк, нефтяная или топливная компания, агрегатор) выпускает карту и предоставляет доступ к сети АЗС;
б) владелец карты заключает договор с эмитентом и пополняет ее баланс;
в) при заправке водитель предъявляет карту на АЗС, входящей в сеть обслуживания;
г) сумма или объем топлива списываются с баланса карты в рамках установленных лимитов;
д) информация о транзакции, в том числе о виде и объеме топлива, стоимости, времени и месте заправки, автоматически фиксируется и отображается в личном кабинете пользователя.

В зависимости от условий эмитента картой можно оплачивать не только бензин, газ, дизель и иные виды топлива, но и дополнительные услуги — технические жидкости, услуги шиномонтажа, автомойки, автосервиса, товары в магазинах при АЗС.

Положение о топливных картах

В случае, если компания приняла решение об использовании в работе карт ГСМ, ей понадобится оформить это решение документально — издать приказ, перечислив в нем должности сотрудников, которым передают карты, и установить в нем лимиты на использование ГСМ, принять соответствующий ЛНА, вести журнал учета выданных карт.

Положение о топливных картах — ЛНА, которое определяет порядок применения карт в компании.

Структурно Положение о картах ГСМ может предусматривать:

а) общие положения — в них дается определение ключевым понятиям, используемым в документе, приводится ссылка на договор с поставщиком топлива, описываются цели и задачи принятия этого ЛНА. К примеру, оптимизация затрат на ГСМ, контроль за их расходованием;
б) порядок передачи карт сотрудникам. На практике топливные карты передаются компании от поставщика на основании акта приема-передачи. До закрепления за сотрудниками они хранятся у руководителя или в бухгалтерии. Закрепление за сотрудниками происходит на основании приказа руководителя с отметкой в журнале движения топливных карт;
в) условия использования. Как правило, работодатель разрешает использовать карты только для заправки служебного транспорта в пределах установленных лимитов, в рамках исполнения должностных обязанностей только некоторым категориям сотрудников. При этом компания вправе установить и ограничения — сотрудник не вправе использовать ее в личных целях, во внерабочее время и праздничные дни, а также передавать ее для использования третьим лицам;
г) последствия превышения расхода ГСМ над установленным по карте лимитом или порядок перехода не выбранного лимита на следующий месяц. К примеру, если сотрудник превысил установленный лимит, он немедленно подает об этом служебную записку в бухгалтерию. После этого руководитель определяет целесообразность увеличения лимита ГСМ или, наоборот, признает превышение необоснованным. В таком случае стоимость сверхлимитного горючего могут удержать с сотрудника;
д) учет и отчетность. Ежемесячно водители отчитываются по расходам на ГСМ. Для этого они сохраняют слипы и терминальные чеки, полученные при заправке, и сдают их в бухгалтерию в оговоренный срок, прикладывая к отчету о расходах. Кроме того, в личном кабинете сотрудник бухгалтерии сможет скачать закрывающие документы по НДС, в том числе счета-фактуры. С их помощью НДС можно будет принять к вычету;
е) особые случаи. В этом разделе Положения речь может идти о том, как передавать карту другому сотруднику при уходе в отпуск или на больничный, как возвращать ее работодателю при увольнении. Предусматриваются также действия сотрудника в случае утери или порчи карты;
ж) ответственность сотрудников за нарушение правил использования карт.

Сотрудников следует ознакомить с документом под роспись.

Как заключить договор на топливную карту

Оформление карты ГСМ происходит по заявке компании.

Заявка подается несколькими способами:

а) на портале выбранного эмитента. Большинство операторов предоставляют возможность заполнить онлайн-форму на сайте и подать документы на оформление;
в) лично в офисе;
г) на АЗС — в ряде случаев заявки принимают прямо на заправочной станции.

После одобрения заявки карту:

а) привезут в офис компании с помощью курьерской доставки;
б) выдадут в офисе оператора при личном посещении;
в) пришлют по почте;
г) на АЗС, если оператор поддерживает такую услугу.

Чтобы начать работу с топливной картой нужно:

а) в личном кабинете добавить всех сотрудников, которые будут использовать карты. Как правило, нужно внести номер телефона, с помощью которого они будут авторизоваться;
б) после того, как сотрудник добавлен в личный кабинет, он устанавливает приложение оператора или его партнеров и авторизуется с тем номером телефона, который его работодатель указал в ЛК. После чего выбирается способ оплаты ГСМ — по карте. Способ оплаты — топливная карта или банковская карта физлица водителю можно выбирать для каждой поездки. Поездки, у которых выбран способ оплаты по топливной карте, попадают в отчеты для работодателя, а стоимость таких поездок списывается с баланса клиента в личном кабинете оператора;
в) пополнить счет карты. Карта может работать по принципу предоплаты или постоплаты. В первом случае вначале вносится сумма, которая расходуется при заправке, во втором — эта сумма списывается по выставленному за топливо счету.

Топливная карта может быть и виртуальной.

Алгоритм оформления виртуальной топливной карты выглядит следующим образом:

а) клиент проходит регистрацию на сайте выбранного оператора, который предоставляет такую услугу;
б) оплачивает аванс за топливо;
в) подает заявку в личном кабинете на оформление виртуальной карты ГСМ;
г) устанавливает на смартфон держателя мобильное приложение оператора.

После этого у держателя карты появляется доступ в мобильном приложении к виртуальной карте. Расчеты за ГСМ производятся с использованием смартфона, а если по какой-либо причине на АЗС отсутствует доступ к интернету, есть возможность рассчитаться с помощью штрих-кода.

На практике отмечают больше выгод при использовании именно виртуальных карт. Эти преимущества связаны с тем, что виртуальная карта существует исключительно в цифровом формате и не имеет физического носителя, поэтому ее нельзя потерять или испортить.

Что касается контроля расходования ГСМ, установления лимитов и ограничений, просмотра остатков и получения выписок — все эти возможности в любое время доступны в приложении клиентам, оформившим как виртуальные топливные карты, так и пластиковые.

Налогообложение операций с топливными картами

Оператор может выдать карту ГСМ компании:

а) безвозмездно. В этом случае дохода у компании не возникает (ст. 41 НК);
б) в залог. В таком случае в налоговом учете компании её получение и возврат также никак не отражаются (пп. 2 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270 НК);
в) за плату. При этом ее стоимость учитывается в составе материальных затрат как по налогу на прибыль, так и при УСН (пп. 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК).

Стоимость признается в полной сумме по мере ввода в эксплуатацию — при передаче карт водителям (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК).

В случае, если за изготовление карты топливная компания взимает плату, возникает вопрос об уплате НДС.

Сумму предъявленного НДС со стоимости карты получатель вправе принять к вычету. Вычет производится после принятия топливных карт на учет на основании счета-фактуры и при наличии соответствующих первичных документов (п. п. 2, 5 ст. 169, пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

В налоговом учете топливные карты квалифицируются как средство строгой отчетности, позволяющее их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара.

При этом саму топливную карту не относят к универсальным платежным средствам, поскольку ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика.

В силу этой специфики приобретения топлива по картам ГСМ отчетными документами являются — акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Они оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети АЗС в течение этого периода (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016).

С этой спецификой налоговики связывают и порядок учета топлива, приобретенного по картам (письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@).

Они отмечали, что затраты на ГСМ, приобретенного по топливным картам, не признаются для целей налогового учета в полном размере:

а) ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты);
б) ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина.

Это связано с тем, что заправка бензина в бак машины на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт его использования на конкретном автомобиле в служебных целях.

Кроме того, основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. В связи с этим условия для списания расходов на бензин, приобретенный по топливной карте, выполняются при принятии к учету путевого листа.

Расходы на топливо, приобретенное по топливным картам, можно учесть при налогообложения прибыли либо в составе материальных расходов либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

При этом нормирование затрат на ГСМ не установлено ни в целях их учета по налогу на прибыль, ни при применении УСН. В связи с этим такие затраты списываются полностью (письмо Минфина от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832).

НДС, предъявленный поставщиком топлива, можно принять к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления облагаемых НДС операций (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса, письмо Минфина от 19.07.2021 № 03-07-11/57329).

Топливные карты в бухгалтерском учете

Карты ГСМ компания получает от оператора бесплатно или за плату.

В случае, если за саму карту надо заплатить, то перечисленные за нее топливной компании деньги можно сразу списать на расходы.

Стоимость карт относится к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются при выдаче карт водителям (п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019, утв. приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н, далее — ФСБУ 5/2019).

До их выдачи водителям карты ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы», к которому можно открыть отдельный субсчет, например 10-6 «Прочие материалы».

В случае, если срок использования карты составляет 12 и более месяцев, они учитываются в составе запасов (пп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019).

Что касается сумм, зачисленных на карту, то они являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухучете покупка топливной карты отражается следующими проводками:

а) Дебет 10-6 – Кредит 60 — отражена стоимость карты ГСМ;
б) Дебет 19 – Кредит 60 — отражен НДС, предъявленный поставщиком;
в) Дебет 68 – Кредит 19 — принят к вычету предъявленный НДС;
г) Дебет 60 – Кредит 51 — перечислена плата за топливные карты;
д) Дебет 20 – Кредит 10-6 — стоимость топливных карт списана на затраты по оказанию автотранспортных услуг.

В целях контроля за сохранностью топливных карт, стоимость которых отнесена на затраты, компания вправе учитывать их на забалансовом счете, например на счете 012 (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Движение ГСМ в бухучете отражается следующими проводками:

а) Дебет 10, субсчет «ГСМ в баках» — Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» — отражена стоимость ГСМ без НДС, заправленного в баки автомобилей;
б) Дебет 20 — Кредит 10, субсчет «ГСМ в баках» — стоимость фактически израсходованного на служебные поездки топлива, заправленного в баки, учтена в составе расходов на основании путевых листов;
в) Дебет 19, субсчет «НДС по приобретенным МПЗ» — Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» — учтен НДС за покупку топлива на основании счета-фактуры АЗС;
г) Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19, субсчет «НДС по приобретенным МПЗ» — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры АЗС по оприходованному топливу.

На счетах бухучета выдача водителю и возврат им топливной карты не показывается.