Учет расходов на покупку воды для работников

Работодатель должен обеспечить сотрудников приемлемыми условиями работы, чтобы избежать споров с персоналом и возможных претензий трудовых инспекций. Одной из таких гарантий является снабжение питьевой водой. Как отразить покупку воды в бухгалтерском учете и какие налоги при этом исчислить, читайте в статье.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Обязан ли работодатель обеспечивать водой
2. Учет расходов на покупку воды: проводки
3. Учет расходов на покупку воды: налоги

Обязан ли работодатель обеспечивать водой

Согласно нормам трудового законодательства работодатель обязан создавать нормальные условия труда для персонала. К примеру, обеспечить сотрудников горячих цехов и участков газированной соленой питьевой водой (ч. 1 ст. 216.3 ТК РФ). Отдельно такая обязанность установлена и некоторыми отраслевыми нормами:
• в сельском хозяйстве (п. 29 правил по охране труда в сельском хозяйстве, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 27.10.2020 № 746);
• в строительстве (п. 33 правил по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 11.12.2020 № 883н);
• при пассажирских железнодорожных перевозках (п. 3.2 отраслевых правил по охране труда в пассажирском хозяйстве федерального железнодорожного транспорта ПОТ РО-13153-ЦЛ-923-02, утвержденных Министерством путей сообщения 20.11.2002);
• при добыче и обогащении рудных и нерудных полезных ископаемых (п. 1.5, 1.5.2 рекомендаций к условиям труда в зависимости от вида деятельности и особенностей технологических процессов, утвержденных Главным государственным санитарным врачом 17.05.2021).

В остальных случаях ТК РФ не требует приобретать питьевую воду для персонала, к примеру, если по санитарным нормам водопровод соответствует ГОСТу. Однако работодатель вправе провести такие мероприятия по собственной инициативе или по условиям локального нормативного акта.

Чтобы организовать систему снабжения питьевой воды на рабочих местах, компании обычно приобретают и монтируют специальные установки – кулеры. Вместе с ними покупают бутыли с питьевой водой.

Если же работодатель принимает решение о дополнительном обеспечении сотрудников питьевой водой, это желательно закрепить в локальных актах, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре, чтобы избежать споров и обеспечить документальное обоснование расходов.

Учет расходов на покупку воды: проводки

Порядок учета кулеров зависит от того, к какому вида активов он относится. Если срок полезного использования прибора превышает 12 месяцев или стандартный операционный цикл, его учитывают в составе основных средств (п. 4 ФСБУ 6/2020). Затраты на приобретение отражают следующими проводками:

• Дебет 08 Кредит 60 (76) — приобретен кулер;
• Дебет 19 Кредит 60 (76) — выделен НДС, предъявленный поставщиком.

Когда объект готов к использованию, проводят ввод в эксплуатацию и начинают начисление амортизации. При этом в бухгалтерском учете делают записи:

• Дебет 01 «Основные средства в запасе» Кредит 08 — кулер принят к учету в качестве основного средства;
• Дебет 01 «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 «Основные средства в запасе» — кулер передан в эксплуатацию;
• Дебет 23, 25, 26, 91-2 и пр. Кредит 02 — начислена амортизация установки.

Когда аппарат отвечает всем признакам основного средства, но стоит менее установленного лимита, определенного для ОС, затраты на его приобретение учитывают единовременно в период покупки (п. 4 ФСБУ 6/2020, п. 3 ФСБУ 5/2019). При этом чтобы контролировать наличие и движения кулера, его отражают на забалансовом счете или в отдельном регистре.

В бухучете производят следующую проводку:

• Дебет 90-2 Кредит 60 (76) — приобретенный кулер в полной стоимости учтен в составе расходов периода;
• Дебет 19 Кредит 60 (76) — выделен НДС, предъявленный поставщиком.

Такую запись фиксируют на основании документов, которыми оформили покупку. Как правило, это товарная накладная по форме № ТОРГ-12, УПД или иной первичный документ. Приложением может являться бухгалтерская справка, в которой указывают на стоимость ниже лимита и ссылаются на соответствующее положение учетной политики.

Если срок полезного использования кулера составляет менее одного года или обычного операционного цикла, его отражают в составе запасов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Тогда в бухучете приобретение устройства оформляют записями, аналогичными оформлению приобретения материалов:

• Дебет 10-9 Кредит 60 (76) — отражена покупка кулера;
• Дебет 19 Кредит 60 (76) — учтен НДС, предъявленный поставщиком;
• Дебет 23, 25, 26,44, 91-2 и пр. Кредит 10-9 — списана стоимость кулера при передаче в эксплуатацию.

Если компания использует кулер в управленческих целях, например, в административном здании, его можно не включать в состав запасов. Стоимость актива в таком случае признают в расходах текущего периода в качестве запасов для управленческих нужд. Такое решение следует закрепить в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019). Тогда порядок учета будет совпадать с тем, который определен для отражения кулера как малоценного имущества с длительным сроком использования.

Что касается бутилированной питьевой воды для работы прибора, ее учитывают в составе запасов на счете 10-1 «Сырье и материалы». При этом фиксируют такие проводки:

• Дебет 10-1 Кредит 60 (76) — отражено приобретение питьевой воды;
• Дебет 19 Кредит 60 (76) — учтен НДС, предъявленный поставщиком.

Передачу воды в структурные подразделения оформляют требованием-накладной по унифицированной форме М-11 или актом на списание на собственном бланке организации. Такой документ будет основанием для признания расходов:

• Дебет 23, 25, 26, 44, 91-2 и пр. Кредит 10-1 — списана стоимость воды.

Питьевую воду можно учесть в расходах периода в полной стоимости и не принимать в состав запасов, если организация использует кулер для управленческих нужд. Тогда бухгалтерские записи по списанию воды будут аналогичны проводкам по списанию самого кулера.

Бутыли, в которых вода поставляется, являются возвратной тарой.
Поскольку работодатель приобретает питьевую воду не для перепродажи, он не относится к участникам оборота воды и не передает информацию в систему мониторинга. Такую процедуру проводит продавец.

Учет расходов на покупку воды: налоги

Порядок учета расходов на приобретение воды зависит от выбранной системы налогообложения.
Поскольку работодатель обязан обеспечить сотрудников нормальными условиями труда, расходы на кулер и питьевую воду можно учесть при исчислении налога на прибыль. При этом у налогоплательщика должны быть подтверждающие документы.

Если первоначальная стоимость актива превышает 100 тыс. рублей, в налоговом учете актив отражают в составе амортизируемого имущества. В данном случае расходы берут только сумму начисленной амортизации в отчетном периоде.

Входной НДС, который уплачен при покупке кулера, компания может принять к вычету. Исключения – плательщики УСН, освобожденные от НДС или применяющие пониженные ставки 5 или 7 процентов. Не имеет значения, списан кулер единовременно в расчетном периоде или нет.

Налог отражается в том же квартале. Раздельного учета НДС или оформления отдельного налогового регистра не требуется (ст. 171 НК РФ).

Когда компания применяет упрощенку, учесть стоимость кулера в составе затрат не получится. Дело в том, что при объекте «Доходы минус расходы» траты на обеспечение нормальных условий труда в закрытом перечне не приведены. При объекте «Доходы» налоговую базу на расходы вовсе не уменьшают (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но в случае готовности субъекта к судебным спорам с налоговыми органами допустимо списать затраты на покупку кулера в составе:
• расходов на приобретение основных средств, если первоначальная стоимость актива превышает 100 тыс. рублей;
• материальных расходов, когда цена ниже лимита в 100 тыс. рублей (пп. 1,5 ст. 346.16 НК РФ).
Главное, чтобы затраты были экономически обоснованны и документально подтверждены.

В процессе потребления питьевой воды сотрудниками определить, какой объем приходится на каждого конкретного работника, не представляется возможным. Поэтому объектов обложения НДФЛ и страховыми взносами не возникает (письмо от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107).

Если компания предоставляет воду не только для сотрудников, но и для посетителей офиса, это также допустимо при условии, что расходы подтверждены соответствующими локальными актами (положениями, приказами) и отражены в учетной политике организации.