Выкуп спецодежды при увольнении работника

Спецодежда, выдаваемая сотрудникам, принадлежит на праве собственности работодателю. При увольнении работники должны ее сдавать. Однако компания и сотрудник могут договориться, что последний выкупит выданную ему спецодежду. Как оформить такой выкуп и отразить его в бухучете, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Нужно ли возвращать спецодежду при увольнении
2. Что делать, если работодатель заставляет выкупить спецодежду
3. Что делать, если работник отказывается вернуть спецодежду
4. Как оформить выкуп спецодежды
5. Проводки

Нужно ли возвращать спецодежду при увольнении

Увольняющийся сотрудник должен вернуть спецодежду и другие средства индивидуальной защиты. Исключение составляют дерматологические СИЗ и средства однократного применения (пп. 12, 71 правил обеспечения работников СИЗ, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н).

Конкретный порядок сдачи спецодежды рекомендуем прописать в локальном нормативном акте компании, например, в положении об обеспечении работников СИЗ (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ, пп. 10, 77 приказа № 766н).

Как правило, сотрудник продолжает пользоваться спецодеждой и может сдать ее только в конце последнего рабочего дня. Если специалсит в последний день не производит работы, для которых необходима спецодежда, можно организовать ее сдачу накануне.

Возврат спецодежды нужно отразить в личной карточке учета СИЗ увольняющегося сотрудника (приложение № 2 к приказу № 766н). Для этого в таблице на оборотной стороне карточки нужно проставить:
• в графе 7 — дату возврата;
• в графе 8 – количество сдаваемой спецодежды;
• в графе 9 – подпись увольняющегося сотрудника;
• в графе 10 – реквизиты акта списания, если возвращенная спецодежда списывается.

Сданная спецодежда не всегда списывается. Она может быть переведена в дежурные СИЗ, если (п. 75 приказа № 766н):
• была возвращена до истечения срока эксплуатации;
• находится в целости и сохранила защитные свойства;
• была постирана или сдана в химчистку.

Исключение составляет белье, головные уборы, специальная обувь, которые не могут использоваться другими сотрудниками в соответствии с санитарно-гигиеническими требованиями.

Что делать, если работодатель заставляет выкупить спецодежду

Договор купли продажи регулируется главой 30 ГК РФ. Для его заключения требуется согласованная воля обеих сторон (п. 3 ст. 154, п. 1 ст. 421 ГК РФ). Поэтому нельзя принудить сотрудника выкупить спецодежду. Любая сделка, совершенная под влиянием насилия или угрозы может быть признана судом недействительной (п. 1 ст. 179 ГК РФ).

Что делать, если работник отказывается вернуть спецодежду

Если сотрудник отказывается вернуть спецодежду, этот факт нужно зафиксировать разными способами, порядок которых лучше прописать в локальном акте фирмы.

В личной карточке учета СИЗ необходимой графы нет, поэтому рекомендуемый образец документа можно доработать. Если в компании используется обходной лист, в нем можно проставить отметку о том, что увольняющийся работник не сдал выданную ему спецодежду. Кроме того, невозврат можно зафиксировать, составив соответствующий акт. В таком документе нужно указать:
• Ф.И.О. и должность увольняющегося сотрудника;
• Ф.И.О. и должности работников, составивших документ;
• факт выдачи увольняющемуся сотруднику спецодежды;
• факт ее невозврата.

Работники, составившие акт, должны его подписать.

С увольняющегося сотрудника можно взыскать причиненный им прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). Он определяется исходя из рыночной цены несданной спецодежды, наблюдаемой в данной местности на момент расторжения с работником трудового договора с учетом степени ее износа.

Идеально, если удалось договориться с сотрудником, чтобы он возместил ущерб добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

В противном случае необходимо (ч. 1 ст. 246, ч. 1, 2 ст. 247 ТК РФ, п. 27 положения, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, п. 13 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52):
• провести инвентаризацию, чтобы выявить утраченное имущество;
• организовать служебное расследование с целью установления причин утраты имущества и размера причиненного работодателю ущерба;
• запросить у сотрудника письменные объяснения;
• определить размер ущерба, причиненного несдачей работником спецодежды.

Если установленный размер ущерба не превышает среднего месячного заработка увольняющегося сотрудника, его можно взыскать без обращения в суд на основании распоряжения работодателя. Документ необходимо издать не позднее одного месяца с момента установления размера ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В нем указывается:
• Ф.И.О. и должность сотрудника, который не вернул спецодежду;
• размер причиненного работодателю ущерба
• распоряжение о привлечении сотрудника к материальной ответственности;
• поручение бухгалтерии произвести удержание суммы ущерба из зарплаты сотрудника при увольнении. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов (ч. 1 ст. 138 ТК РФ);
• название и реквизиты документов, послуживших основанием для издания приказа.

С приказом нужно ознакомить под подпись увольняющегося сотрудника и других должностных лиц, которые в нем указаны. Если работник отказывается от ознакомления, в приказе нужно сделать соответствующую надпись (Приказ Роструда от 11.11.2022 № 253). Кроме того, данный факт можно зафиксировать, составив соответствующий акт.
Если сумма ущерба от несданной спецодежды превышает среднемесячный заработок увольняемого сотрудника или с момента определения размера ущерба прошел месяц и более, взыскать ущерб можно, обратившись в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Как оформить выкуп спецодежды

Выкуп спецодежды сотрудником оформляется договором купли-продажи, который нужно составить в письменной форме (п. 1 ст. 454 ГК РФ). В документе необходимо согласовать существенные условия, без достижения согласия сторон по которым договор считается незаключенным. В нашем случае стороны должны согласовать (п. 1 ст. 432 ГК РФ):
• предмет,
• условия, выдвинутые одной из сторон как требующие обязательного согласования.

Чтобы согласовать предмет нужно прописать название спецодежды (куртка, брюки, комбинезон и так далее) и ее отличительные характеристики:
• модель,
• размер,
• цвет,
• название производителя и так далее.

Также можно зафиксировать состояние спецодежды, например, «бывшая в употреблении», «находится в целости и сохранила защитные свойства». Наряду с существенными условиями договор купли-продажи содержит следующие атрибуты:
• дату и место его оформления;
• информацию о продавце и покупателе (название юрлица, его юрадрес, ИНН, ОГРН, Ф.И.О. увольняющегося сотрудника, адрес проживания, ИНН);
• обязанность продавца передать спецодежду;
• обязанность покупателя принять спецодежду и внести за нее плату;
• порядок внесения платы (например, может быть предусмотрена рассрочка и составлен график платежей);
• реквизиты и подписи сторон.

Если спецодежда находится у сотрудника, она считается переданной ему с подписания договора купли-продажи (п. 1 ст. 223, п. 2 ст. 224 ГК РФ). Этот момент также можно отразить в тексте соглашения, тогда не придется оформлять дополнительные документы на передачу имущества.

Если спецодежда в момент подписания договора находится у работодателя, ее передачу нужно оформить актом приема-передачи.

Проводки

Спецодежда, срок полезного использования которой превышает 12 месяцев, включается в состав основных средств. Ее стоимость погашается посредством амортизации (пп. 4, 27 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», утвержденного Приказом Минфина РФ № 204н).

Если сотрудник сдал спецодежду и ее передали другому работнику, такую передачу можно отразить следующими проводками:

Если сотрудник сдал спецодежду, учтенную в составе ОС и непригодную для дальнейшего использования, ее списание нужно отражать как выбытие ОС (п. 40 ФСБУ 6/2020).

В этом случае суммы накопленной амортизации и накопленного обесценения по спецодежде относятся в уменьшение его первоначальной стоимости (п. 42 ФСБУ 6/2020).

Разница между суммой балансовой стоимости списываемого объекта основных средств и затрат на его выбытие, с одной стороны, и поступлениями от выбытия этого объекта, с другой стороны, признается доходом или расходом в составе прибыли (убытка) периода, в котором списывается объект основных средств (пп. 25, 44 ФСБУ 6/2020).

В таком случае можно использовать следующие бухгалтерские записи.

Спецодежду, срок полезного использования которой не превышает 12 месяцев, учитывают в бухучете в составе запасов. Ее стоимость списывается на затраты в момент выдачи работнику (пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденного Приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). Для контроля за сохранностью спецодежды ее обычно учитывают на забалансовом счете, например, 012 (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Если сданная сотрудником спецодежда непригодна для дальнейшего использования, для ее списания используют следующую проводку:

Если сотрудник не вернул спецодежду, сумму ущерба включают в состав прочих доходов на дату ее признания должником (пп. 7, 10.2, 16 положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н).

Проводки в этом случае могут быть следующие.

При выкупе спецодежды работником могут использоваться следующие бухгалтерские записи.