Забалансовые счета бухгалтерского учета

Забалансовые счета — это обособленная группа счетов бухгалтерского учета, на которых учитывают активы и обязательства, не принадлежащие организации. Это то имущество, которым нельзя распоряжаться, но за которое отвечает (контролирует) организация. На данных счетах учитывают арендованное имущество (если арендатор не признает право пользование активом), безвозмездно полученные основные средства, имущество, принятое по договору на ответственное хранение. Также на забалансовых счетах ведется учет сырья, полученного для переработки по давальческой схеме, оборудование заказчика, принятое для монтажных работ, бланки строгой отчетности и другие активы (обязательства).

В типовом плане счетов предусмотрены следующие забалансовые счета:
● 001 «Арендованные основные средства»;
● 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
● 003 «Материалы, принятые в переработку»;
● 004 «Товары, принятые на комиссию»;
● 005 «Оборудование, принятое для монтажа»;
● 006 «Бланки строгой отчетности»;
● 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
● 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»;
● 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»;
● 010 «Износ основных средств»;
● 011 «Основные средства, сданные в аренду».

При этом организация вправе ввести дополнительные счета. Дополнение рабочего плана счетов отражается в учетной политике (п. 4, 5 ПБУ 1/2008).

На забалансовых счетах учитывают активы, стоимость которых списывают при приобретении. Так, организация обязана контролировать сохранность малоценных основных средств, срок полезного использования которых более 12 месяцев или более длительного операционного производственного цикла, но стоимость не превышает лимит, установленный для учета основных средств. Такие активы нельзя учитывать и в составе запасов.

Аналогичным образом учитывают запасы для управленческих нужд. Их можно не учитывать в составе запасов, а сразу списывать на расходы отчетного периода. Такой порядок нужно установить в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Микропредприятия и некоммерческие организации могут на забалансовом счете учитывать запасы, в отношении которых не применяют ФСБУ 5/2019.

Для обеспечения контроля за сохранностью спецодежды, расходы на которую были признаны в периоде приобретения, можно отразить ее на забалансовом счете, например, 012 «ТМЦ, стоимость которых списана на затраты». На забалансовом счете учитывают малоценные ОС по условной цене, цене приобретения или в иной оценке в зависимости от порядка, установленного в учетной политике.

Если арендатор не признает предмет аренды как право пользования активом, он вправе продолжать учитывать арендованные объекты на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (п. 10, 11 ФСБУ 25/2018). Правила не запрещают продолжать учитывать на этом счете все арендованные объекты. Арендодатель по финансовой аренде по новым правилам списывает имущество с баланса (п. 34 ФСБУ 25/2018). Для контроля его можно учитывать на забалансовом счете 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Порядок учета на забалансовых счетах идентичен балансовым. Основанием для оприходования имущества (обязательств) является первичный документ, который должен быть оформлен и подписан по правилам бухгалтерского учета.

Списание с забалансовых счетов отражается по факту выбытия имущества, например, в результате продажи, списания или передачи другому лицу. При этом составляют соответствующие учетные документы, фиксирующие факт списания имущества (задолженности) и отражающие его стоимость (сумму обязательств).

Если организация продолжает вести учет арендованного имущества на счете 001, то при расторжении договора операционной аренды составляет документ, подтверждающий возврат основных средств арендодателю. Чаще всего оформляют акт приема-передачи. На основании этого документа отражают списание объектов с забалансового учета. Выполняется проводка:

Кредит 001 — возврат имущества арендодателю. Другое основание для списания с забалансового счета — реализация имущества. Организация может продать малоценные ОС, стоимость которых уже учтена в расходах, например, при продаже сотруднику ранее выданной ему спецодежды. Эта хозяйственная операция отражается во внутренних учетных регистрах и на забалансовом счете. Выполняется проводка:

Кредит 012 — списаны малоценные основные средства при продаже.
Основанием для этой записи являются документы (договор, акт, счет), подтверждающие факт реализации имущества.

Движение по забалансовым счетам отражается без использования двойной записи. По дебету фиксируется приход (получение имущества и обязательств), по кредиту — выбытие или расход (списание имущества и обязательств).

Типовые проводки по забалансовым счетам:

Дебет 001 — получено арендованное имущество;
Кредит 001 — возвращено арендованное имущество;

Дебет 002 — активы получены на хранение организацией;
Кредит 002 — имущество возвращено собственнику;

Дебет 003 — получено для переработки давальческое сырье;
Кредит 003 — использовано давальческое сырье или возвращено заказчику;

Дебет 004 — от комитента получены товары на продажу;
Кредит 004 — списаны товары (при продаже либо возврате комитенту);

Дебет 005 — от заказчика получено оборудование для монтажа;
Кредит 005 — оборудование возвращено после монтажа;

Дебет 006 — приняты на забалансовый учет бланки строгой отчетности;
Кредит 006 — списание бланков (на любом основании);

Дебет 007 — отражена списанная дебиторская задолженность, по которой есть вероятность взыскания с должника;
Кредит 007 — задолженность снята с учета после истечения 5 лет либо при ее взыскании с должника;

Дебет 008 — отражена сумма полученных обеспечений;
Кредит 008 — списаны суммы обеспечения при их возврате либо использовании для погашения долга;

Дебет 009 — отражена сумма выданных обеспечений;
Кредит 009 — списаны суммы обеспечения при их возврате либо использовании для погашения долга.

Учет по остальным счетам, в том числе введенным организацией самостоятельно, осуществляется аналогично: получение активов отражается по дебету, списание — по кредиту соответствующего счета.

Информация о забалансовых счетах раскрывается в пояснениях к бухгалтерской отчетности. Пояснения можно составить как в письменной, так и в табличной форме.

Инвентаризацию активов и обязательств, учитываемых на забалансовых счетах, проводят в процессе проверки тех активов, к которым это имущество и обязательства относятся. Например, при проверке основных средств дополнительно проводится инвентаризация счетов 001 «Арендованные основные средства», 005 «Оборудование, принятое для монтажа» и других забалансовых счетов, на которых учитывается имущество, относящееся к основным фондам. Эти активы необходимо проверять по правилам, установленным для инвентаризации основных средств.

Имущество, которое числится на счетах 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку» и 004 «Товары, принятые на комиссию» проверяют по правилам инвентаризации ТМЦ. Бланки строгой отчетности (счет 006) инвентаризируют аналогично кассам. Данные по задолженности неплатежеспособных дебиторов (счет 007), а также выданные и полученные обеспечения (счета 009 и 008) проверяют так же, как и балансовые счета расчетов.

Инвентаризация забалансовых счетов может быть плановой (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) и внеплановой (например, при смене материально ответственного лица). В соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008 порядок проведения инвентаризации необходимо закрепить в учетной политике или в приложении к ней. Инвентаризацию, как правило, проводит специальная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации своим приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации.

В соответствии с требованиями методических указаний по инвентаризации материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при проверке имущества, которое им вверили. Если это требование нарушить, то работник или иные заинтересованные лица могут оспорить результаты инвентаризации. Планировать контрольные мероприятия по забалансовым счетам необходимо так, чтобы на время проверки участка ответственные сотрудники были на работе.

На подготовительном этапе издается приказ об инвентаризации, график проведения контрольных мероприятий и собираются расписки материально ответственных лиц. На основном этапе оформляют инвентаризационные описи и акты. По забалансовым счетам информацию об учетном и фактическом наличии имущества отражают обособленно от активов, которые принадлежат организации на праве собственности. В завершение оформляют документы по учету результатов, выявленных инвентаризацией: сличительные ведомости и приказ об утверждении результатов инвентаризации.