Заполнение трудовой книжки

Многие работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки на своих сотрудников. Разберемся, в каком порядке необходимо вносить в нее записи в различных ситуациях, а также как можно исправить допущенные ошибки.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Первое заполнение трудовой книжки
2. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу
3. Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию
4. Заполнение трудовой книжки при увольнении по соглашению сторон
5. Заполнение трудовой книжки при переводе
6. Сроки заполнения трудовой книжки
7. Ошибки при заполнении трудовой книжки

Первое заполнение трудовой книжки

Если соискатель устроился на работу впервые, работодатель не должен оформлять ему трудовую книжку на бумажном носителе. В этом случае предполагается ведение исключительно электронной книжки (сведения о трудовой деятельности) (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работодатель при приеме на работу гражданина должен заполнить и направить в СФР форму ЕФС-1. Правила ее заполнения установлены Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. При этом полностью заполнять ее нужно. Необходимо представить только следующие разделы указанной формы (пп. 4, 12 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281):
• титульный лист,
• подраздел 1 раздела 1,
• подраздел 1.1 подраздела 1.

В первых двух разделах формы будет указана общая информация о работодателе и принимаемом сотруднике (разделы 2, 3 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

В подразделе 1.1 подраздела 1 нужно указать кадровое событие. В нашем случае это будет прием на работу, который представляет собой таблицу. Инструкция по ее заполнению содержится в разделе 4 Приказа СФР от 17.11.2023 № 2281.

Так, поля «Дата подачи» в рассматриваемом случае останутся пустыми, так как соискатель не подавал ни заявление о продолжении ведения бумажной книжки, ни об отказе от нее.

В графе 2 будет указываться дата приема лица на работу, отображаемая в приказе.

В графе 3 нужно прописать, какое кадровое мероприятие произошло. У нас это будет «ПРИЕМ» (п. 43 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Графу 4 нужно заполнять только в случае, когда человек будет трудиться в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностях. Для обозначения территории надо использовать специальные коды (п. 44 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

В графе 5 будет указана должность работника, согласно штатному расписанию компании. Кроме этого, нужно отразить код, обозначающий вид заключаемого трудового договора, а именно (п. 45 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281):
• 0 — бессрочный трудовой договор;
• 0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
• 1 — трудовой договор по совместительству;
• 1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

В графе 6 следует указать код профессии в соответствии с классификатором, который разработал Минтруд («ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий», введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Код будет состоять из пяти знаков, где первые четыре — это код наименования группы занятий, а 5-й знак представляет собой контрольное число (п. 46 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Графу 7 нужно заполнять, только когда увольняем работника.

В графе 8 следует указать наименование документа, на основании которого произошло кадровое изменение. Так в случае с приемом на работу это может быть приказ или трудовой договор.

В графе 9 следует прописать дату издания приказа о приеме на работу.

В графе 10 нужно указать номер кадрового документа. Пи этом необходимо учесть, что знак «№» проставлять не нужно (п. 50 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Графа 11 заполняется только в случае, когда необходимо отменить сделанную ранее запись (п. 51 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).
Для наглядности приведем образец записи о приеме на работу директора компании, с которым заключается бессрочный трудовой договор.

Форма может быть представлена в СФР как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 14 порядка, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

При приеме в компанию сотрудника, которые уже имеет трудовой стаж, сначала нужно убедиться в том, что он ранее не отказывался от ведения бумажной трудовой. Для этого нужно проверить его книжку. Если лицо отказывалось от ее ведения, в графе 3 будет указано следующее: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если такая запись есть, вести бумажную трудовую не нужно. Работодатель будет подавать на него в СФР только сведения о трудовой деятельность в порядке, который мы описали выше.

В случае же отсутствия такой записи компания обязана принять трудовую книжку на бумажном носителе и вести ее в соответствии с установленными правилами (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

В первую очередь следует сделать запись о приеме на работу.

В графе 3 документа нужно указать полное и сокращенное (если оно есть) наименование работодателя, а также структурное подразделение, в которое принимается лицо (при условии, что оно было указано в трудовом договоре) и должность (п. 10 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

В графе 2 будет указана дата приема на работу, в 1 графе — прописан порядковый номер записи.

Все слова при заполнении бланка нужно писать полностью, так как сокращения не допускаются (п. 3 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Приведем пример заполнения книжки.

Если заполнены все страницы одного из разделов в трудовой книжке, нужно оформить вкладыш, который будет ее неотъемлемой частью и ведется в том же порядке. Впоследствии предъявлять его можно только вместе с книжкой, так как без нее он недействителен (п. 32 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

На титульном листе книжки нужно в указанном случае проставить штамп «Выдан вкладыш» и указать серию и номер бланка. Если их было несколько и на титульном листе нет места для очередного штампа, проставить его можно на титульном листе первого вкладыша.

Может случиться так, что работник, не отказавшийся от бумажного варианта книжки, потерял ее. Тогда он должен получить ее дубликат у работодателя, который внес в нее последнюю запись. Для этого нужно направить соответствующее заявление. Выдать дубликат компания должна в течение 15 рабочих дней с момента поступления просьбы (п. 27 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Выдача дубликата предусмотрена также в случае (пп. 30, 31 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н):
• признания недействительной ранее сделанной записи об увольнении или переводе на другую работу;
• когда действующий документ был испорчен (порван, обгорел, испачкан);
• если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников в результате чрезвычайной ситуации.

Кроме этого, в организации должна вестись книга учета (журнал) движения трудовых книжек. В нее вносятся данные обо всех бумажных трудовых сотрудников (п. 40 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Необходимо помнить, что сотрудник вправе написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Сделать это он может как в момент оформления на новую работу, так и после, уже в процессе своей трудовой деятельности. Если это произошло, работодатель должен внести в графу 3 бумажного документа соответствующую запись (формулировку мы указывали выше), а в графе 4 указать, что основанием является заявление и указать его дату заполнения.

Книжка выдается сотруднику на руки, так как впредь вести ее у работодателя обязанности нет. Важно, что сделать это компания должна не позднее чем через 3 дня после подачи соответствующего заявления (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, п. 35 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

В книге учета также следует сделать запись о том, что трудовая книжка выдана сотруднику на руки на основании его заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за датой подачи заявления сотрудником, работодатель должен представить в СФР заполненный подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1, где в поле «Подача заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» нужно указать дату подачи сотрудником указанного документа.

Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию

При увольнении работника кадровый сотрудник должен сделать следующие записи (ст. 84.1 ТК РФ, пп. 15, 17 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н):

В графе 2 указать дату увольнения.

В 3 графе должна быть прописаны основания увольнения. При этом используемые формулировки должны точно соответствовать Трудовому кодексу РФ. Кроме этого, следует указать ссылку на норму, на основании которой происходит увольнение.

В нашем случае человек самостоятельно изъявил желание прекратить трудовые отношения. Такое основание расторжения договора предусмотрено п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Поэтому мы укажем следующее в книжке: «Трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».

В графе 4 отображаются реквизиты приказа или иного распорядительного документа работодателя, на основании которого произошло увольнение.

Необходимо помнить, что при увольнении все записи, которые были сделаны в период работы у работодателя, он должен заверить подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печатью компании (п. 36 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Выдать бумажную трудовую книжку нужно в день увольнения.

Если бумажная книжка не ведется, работодатель должен сделать соответствующую запись в ее электронный вариант и выдать работнику в день увольнения сведения по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ). Порядок ее заполнения закреплен в Приказе Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.

Заполнение электронной книжки аналогично описанному выше для приема на работу. Отличия будут лишь в том, что в графе 7 прописывается основание увольнения и звучать оно будет так «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника» (п. 47 Приказа СФР от 17.11.2023 № 2281).

В графе 3 в качестве кадрового события будет запись «УВОЛЬНЕНИЕ».

В графах 8 -9 нужно указать документ, на основании которого уволен сотрудник (приказ) и его реквизиты (дата и номер).

Заполнение трудовой книжки при увольнении по соглашению сторон

Если основанием для прекращения трудовых отношений стало соглашение сторон, порядок заполнения трудовой книжки будет аналогичен описанному выше. Отличаться будет только основание. В указанном случае нужно указать следующее: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

В ЕФС-1 мы укажем: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон».

Заполнение трудовой книжки при переводе

В случае изменения трудовой функции сотрудника внутри компании на постоянной основе в трудовую книжку также нужно внести запись об этом. При этом помимо его новой должности необходимо указать и наименование нового подразделения.

Так, в графе 3 отображается следующее кадровое событие, например: «Переведен в договорной отдел на должность специалиста».

В графе 4 следует сослаться на распорядительный акт работодателя о переводе (например, приказ) и указать его реквизиты (дату и номер).

В графе 2 будет указана дата перевода на новую должность.

Если сотрудник был переведен временно, в трудовую книжку ничего вносить не нужно. В случае когда временный перевод будет изменен на постоянный, запись следует сделать, учтя при этом следующие нюансы (п. 10 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н):

• в графе 2 указать дату, когда работник фактически приступил к работе в новой должности;
• в графу 4 необходимо внести реквизиты распоряжения руководителя и о временном и постоянном переводе.
Выглядеть это может так:

В ЕФС-1 тоже нужно внести запись. Ее порядок аналогичен описанному для приема на работу. Отличия:
• в графе 2 пропишем дату перевода;
• в графе 3 мы укажем событие «ПЕРЕВОД»;
• в графе 5 нужно указать новую должность;
• в графе 6 следует указать код, соответствующий новой должности;
• в качестве основания нужно отобразить приказ о переводе и его реквизиты (графы 8 — 10).

Если работник переводится в другую организацию, действующий работодатель должен оформить увольнение в порядке перевода. Основанием расторжения трудовых отношений будет п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Запись же в трудовой книжке должна быть сформулирована таким образом.

В поле 7 формы ЕСФ-1 в качестве основания увольнения отображается:  Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю».

В 2025 году действует возможность временного перевода сотрудника на работу к другому работодателю. Это можно осуществить, если в государственный центр занятости от работодателей поступили следующие сведения (п. 3 Постановления Правительства РФ от 30.03.2022 № 511):
• о потребности во временном переводе работников от другого работодателя;
• приостановке производства (работы).

Если такой перевод состоится, занятость по основному месту будет приостановлена, а срок трудового договора при этом прерываться не будет (п. 2 Постановления Правительства РФ от 30.03.2022 № 511).

Дата начала приостановки и начала действия временного договора будут совпадать (вопрос 2.2 письма Минтруда РФ от 19.05.2023 № 14-6/10/В-7527).
Основной работодатель при этом не представляет в СФР форму ЕФС-1, так как сведения о временной приостановке работы не являются кадровым событием. Ее представит временный работодатель, который принимает и увольняет работника. Все записи вносятся в общем порядке, применяемом для срочного трудового договора (вопрос 2.23 письма Минтруда РФ от 19.05.2023 № 14-6/10/В-7527).

Трудовая книжка будет храниться у основного работодателя. Запись о временном переводе может быть внесена в нее по желанию работника (вопросы 2.7, 2.8 письма Минтруда РФ от 19.05.2023 № 14-6/10/В-7527).

Сроки заполнения трудовой книжки

Определено, что все записи о произошедших кадровых событиях работодатель обязан вносить в течение 5 рабочих дней после издания распорядительного акта руководителя. Исключением является только увольнение: запись о нем должна быть внесена в день прекращения трудовых отношений (п. 9 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Если приказ о приеме на работу не издавался, ориентироваться нужно на дату подписания трудового договора и отсчитывать 5 дней именно от нее. Его же следует указать в качестве основания внесения записи в книжку (графа 4) (ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499).

Ошибки при заполнении трудовой книжки

Если кадровый сотрудник допустил опечатки при заполнении трудовой, важно помнить, что нельзя зачеркивать ошибочно внесенные сведения (п. 12 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

По нашему мнению, неверную запись следует признать недействительной и внести корректную информацию.

Это будет выглядеть следующим образом, если неверно было указано подразделение работодателя.

Если ошибка была допущена в дате приема на работу, запись будет такая.

Если ошибки были допущены на титульном листе, например, неверно указали фамилию, неверную запись нужно зачеркнуть и указать корректные данные (п. 7 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

При этом на внутренней стороне обложки следует указать реквизиты документа, на основании которого были внесены новые данные. В нашем случае это будет паспорт, так как фамилия у сотрудника не менялась, а была допущена ошибка.

Формулировка может быть следующая: «Фамилия Грачева изменена на фамилию Грочева на основании паспорта гражданина РФ серия 1 526 номер 123 987, выданного 23.06.2020 УФМС России по г. Москве по району Бирюлево.

Надпись должна быть заверена сотрудником, отвечающим за ведение трудовых книжек и печатью компании.