Ответ подготовлен
Службой правового консалтинга компании РУНА
Ответ:
Форма СЗВ-К входит в состав документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. В ней отражаются сведения о трудовом стаже застрахованного лица до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования за период до 01.01.2002.
Страхователи (работодатели) должны были представить форму СЗВ-К в территориальные органы ПФР с 01.08.2003 до 01.07.2004. Представление сведений о стаже по форме СЗВ-К ежегодно в срок до 1 марта предусматривалось только п. 38 инструкции № 318, которая с 01.06.2010 утратила силу.
Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 2п была утверждена обновленная форма СЗВ-К в числе прочих документов индивидуального (персонифицированного) учета, однако по составу информации она полностью аналогична ранее применявшейся. Чаще всего на практике страхователи представляют форму СЗВ-К по запросу органа ПФР.
По большинству застрахованных граждан Пенсионный фонд уже располагает необходимой информацией, однако время от времени организации получают запросы о предоставлении сведений о стаже по форме СЗВ-К. Обычно он запрашивает данные о тех застрахованных лицах, по которым у него отсутствуют сведения о трудовом стаже до 2002 года.
Страхователь представляет такие сведения по лицам (п. 1 ст. 8 Закона о персонифицированном учете):
- работающим у него по трудовому договору;
- заключившим с ним гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
В случаях когда форму невозможно представить из-за отсутствия информации, необходимой для ее заполнения, рекомендуется направить в территориальное отделение ПФР письмо с указанием причины, по которой у вас нет возможности ее представить. Такие ситуации характерны в случаях отсутствия стажа за период до 2002 года или отсутствует трудовая книжка работника, когда он уже уволился. Предоставлять информацию об уволенных сотрудниках не нужно.
Запрашивая эту форму, территориальный орган фонда может установить срок, в который ее требуется представить. В таком случае ее нужно подать в указанный срок. Как правило, это 4 недели с даты получения письма-запроса. Официально сроки предоставления СЗВ-К нигде не установлены.
Страхователи могут представить сведения по форме СЗВ-К в бумажном или электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона о персонифицированном учете, п. 29 инструкции № 766н).
В электронной форме обязательно формируются сведения на 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 Закона о персонифицированном учете). Вместе с тем данный вид отчетности не является периодическим, поэтому требования этого пункта нельзя считать обязательными для данной формы. Но при наличии технической возможности целесообразно все же использовать электронный формат, это ускорит документооборот и позволит избежать возможных споров.
Заполненную форму СЗВ-К необходимо подписать у того застрахованного лица, на которое она представляется, и передать ему ее копию. Такой порядок предусмотрен ст. 15 Закона о персонифицированном учете и п. 32 инструкции № 2п.
Форма СЗВ-К передается в ПФР вместе с описью документов по форме АДВ-6-1 (п. 7 инструкции № 2п).
Порядок заполнения формы СЗВ-К установлен в пп. 31-33 инструкции № 2п.
Заполняется она на основании данных из трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения своего трудового стажа (п. 31 инструкции № 2п).
Такими документами могут быть письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).
Сведения в форму СЗВ-К заносятся в хронологическом порядке за период с начала трудовой или иной общественно полезной деятельности застрахованного лица до 01.01.2002 (п. 31 инструкции № 2п).
Кроме того, в форме СЗВ-К должны отражаться периоды учебы в ПТУ, колледже, техникуме, вузе, аспирантуре, ординатуре, интернатуре, докторантуре.
При подсчете «вредного» стажа отдельно суммируются периоды работы в равноценных условиях, то есть отдельно по каждому коду.
В связи с тем, что регистрация застрахованных лиц по субъектам Российской Федерации проходила не одновременно, трудовой стаж в бланке СЗВ-К рекомендуется отражать с начала трудовой деятельности застрахованного лица по 31 декабря 2001 года включительно.
Количество листов формы СЗВ-К зависит от того, как много работодателей сменил работник до 01.01.2002.
Если необходимо заполнить большее количество строк, чем имеется в блоке периодов работы в одной организации, заполняются строки в следующем блоке. В этом случае реквизиты «Наименование организации» и «Вид деятельности» заполняются обязательно.
Специально установленной санкции за игнорирование запроса предоставить форму СЗВ-К законодательство не предусматривает. Однако отказ от представления, представление в неполном объеме или искажение сведений (неисполнение своих обязанностей) влечет наложение на должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя) административного штрафа в размере от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, 15.33.2 КоАП РФ).
Размер штрафов для данного вида нарушений невелик, однако пренебрегать обязанностью предоставления данной формы не стоит, эта информация поможет максимально учесть и сохранить пенсионные права, приобретенные вашими работниками по состоянию на 01.01.2002, упростить процедуру назначения им пенсий, а также избежать конфликтов с сотрудниками отделений ПФР.
Кроме того, пенсионный орган вправе обратиться за возмещением ущерба, если докажет, что права работника по пенсионному обеспечению были ущемлены в результате неисполнения работодателем обязанностей . Такая возможность предусмотрена ст. 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.
