Карточки выдачи СИЗ

Выполнение отдельных видов работ не допускается в обычной одежде. Чтобы к ним приступить, работник должен надеть специальный костюм,  а в некоторых случаях еще и воспользоваться другими предметами, призванными уберечь его от опасности и вреда для жизни и здоровья.  Каски, противоударные жилеты, накидки, предотвращающие загрязнение, а также многие другие подобные предметы  называются  средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Эти спецсредства позволяют сделать производственный процесс безопасным. По закону такими средствами работников обязан обеспечивать работодатель. Выдача СИЗ регламентируется различными нормативно-правовыми актами. Согласно этим документам работодатель также обязан вести учет снабжения работников спецсредствами. Делать это необходимо  посредством оформления специальных карточек. В этой статье расскажем, в каких случаях выдаются средства индивидуальной защиты, как заполняются и хранятся карточки, подтверждающие передачу спецодежды или других спецсредств работникам.

Над статьей работали:
Автор: Ирина Кузнецова; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Когда и зачем выдают СИЗ
2. Заполнение личной карточки учета выдачи СИЗ
3. Заполнение карточки учета выдачи дежурных СИЗ
4. Электронные карточки выдачи СИЗ
5. Хранение карточек выдачи СИЗ

Когда и зачем выдают СИЗ

Выдача средств индивидуальной защиты — прямая обязанность работодателя, установленная ст. 221 Трудового кодекса РФ. Целью обеспечения работников СИЗ является обеспечение их безопасности:

1)  при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов;
2) работе  с особыми температурными условиями;
3) присутствии на рабочем месте загрязняющих веществ.

Работодатель обязан выдать все необходимое для защиты, как то:

— спецодежду,
— обувь,
— каски,
— очки,
— респираторы,
— средства, предотвращающие вред от падения,
— мыло,
— очистители,
— обезвреживающие пасты,
— другие подобные средства.

Перечисленные предметы приобретаются за счет организации и передаются работникам бесплатно. При этом все СИЗ и смывающие средства должны быть:

— сертифицированы;

—  соответствовать требованиям к подобным защитным костюмам и приспособлениям, установленным различными актами (СанПинами, многочисленными методическими рекомендациями).

Нормы выдачи устанавливаются работодателем на основе:

— типовых норм, утвержденных Приказом Минтруда РФ от 29.10.2021 №767н;
— результатов специальной оценки условий труда (СОУТ) или оценки профессиональных рисков;
— мнения профсоюза (если он имеется в организации).

Работодатель обязан не только выдать средства индивидуальной защиты, но также организовать их хранение, стирку, ремонт, сушку и своевременную замену.

Учет СИЗ необходим, поскольку он:

— позволяет подтвердить факт выполнения работодателем обязанностей по обеспечению безопасности. Это особенно  важно при проверках госорганов или расследованиях несчастных случаев;
— определяет персональную ответственность работника за полученное и закрепленное за ним имущество;
— служит основанием для списания СИЗ в бухгалтерском и налоговом учете;
— помогает планировать закупки и контролировать сроки носки средств защиты.

Учет осуществляется посредством заполнения  карточек выдачи СИЗ.

Следовательно, рассматриваемая документальная форма — это юридически значимый документ. Он подтверждает факт  исполнения сторонами трудового договора их обязанностей и разграничивает между ними материальную ответственность.

Заполнение личной карточки учета выдачи СИЗ

На каждого работника, которому положены средства индивидуальной защиты по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ), должна быть:
1) выделена спецодежда и другие защитные предметы;
2) заведена личная карточка учета. Это основной документ, подтверждающий, что работодатель выполнил свою обязанность и обеспечил данного работника специальными средствами защиты от неблагоприятных воздействий и опасностей.

Работодатель вправе выбрать один из двух вариантов ведения карточек (оба из них являются равнозначными и законными):

1. Оформить бумажную карточку. Это  традиционная форма ведения учета выдачи СИЗ. Рекомендуемый образец бумажной карточки приведен в приложении №2 к Приказу Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н (далее – приказ № 766н). Работник обязан расписаться в получении СИЗ.
2. Оформить карточку в электронном виде. Согласно пункту 27 приказа № 766н Минтруда РФ такое оформление полностью заменяет бумажное. Другими словами, если работодатель создал электронный документ, дублировать на бумаге содержащуюся в нем информацию не нужно.

Правила заполнения карточки выдачи СИЗ  предполагают следующее. В нее вносится запись о каждой выдаче:
— всех видов СИЗ (спецодежда, обувь, каски, перчатки, респираторы и т.д.);
— дерматологических средств защиты (кремы, пасты);
— смывающих и обезвреживающих средств (мыло, гели, пасты).

Образец заполнения такой карточки:

Лицевая сторона личной карточки

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № 1

учета выдачи СИЗ

Оборотная сторона карточки

Скачать бланк и образец заполнения личной карточки учета выдачи СИЗ.

Такие данные, как рост и прочие характеристики внешности получившего спецсредства, нужны, чтобы подтвердить исполнение п. 24 приказа № 766н, из которого следует, что защитные средства должны выдаваться работникам в соответствии с их полом и антропометрическими параметрами.

Работодатель вправе не покупать СИЗ для раздачи работникам, а взять их в аренду. Выдача арендованных средств защиты тоже обязательно фиксируется в карточке (п. 29 приказа № 766н). За каждым работником в этом случае закрепляется индивидуальный комплект. Он маркируется (к примеру, биркой с табельным номером).

Совместителям и членам комплексных бригад СИЗ выдается  и по основной, и по совмещаемой профессии. Все выданные позиции вносятся в  личную карточку  с соответствующими отметками (п. 31 приказа № 766н).

Практикантам, стажерам, временно переведенным сотрудникам СИЗ выдаются на срок их деятельности. Для этого используются дежурные СИЗ. Запись о выдаче им дежурного имущества также ведется в учетных документах.

Заполнение карточки учета выдачи дежурных СИЗ

Выше мы уже затронули тему дежурных СИЗ. Это средства защиты общего пользования, которые не закрепляются за конкретным человеком, а привязаны к рабочему месту, объекту или виду работ.

Они выдаются временно и поочередно разным работникам только на время выполнения конкретной задачи, для которой они нужны.

Приведем примеры дежурных СИЗ:

— сигнальный жилет для выхода на дорогу;
— каска и страховочная привязь для разовой работы на высоте;
— защитные очки для операции шлифовки.

Другими словами, в основном это СИЗ, которые:

1) можно использовать после санитарной обработки;
2) не требуют плотного индивидуального подбора.

Они могут быть предназначены:

— для защиты от падения (привязи, канаты);
— подачи сигнала о присутствии человека (к примеру, сигнальные жилеты);
— защиты для разовых операций (очки, щитки, наушники);
— защиты от внешних условий (водонепроницаемые плащи, тулупы);
— для изоляции (диэлектрические перчатки, противогазы, самоспасатели).

Ответственность за исправность таких средств и передачу между сменами лежит на уполномоченном сотруднике (допустим, на мастере, начальнике смены или кладовщике).

При передаче от одного работника другому необходимо соблюдать правила гигиены, производить их обработку и очистку. Особенно это важно при передаче от одного сотрудника другому средств, контактирующих с лицом или телом.

Для учета выдачи дежурных СИЗ заполняется карточка по образцу, представленному в приложении № 3 к приказу № 766н. Эта типовая форма имеет менее персонифицированный характер, чем документ о выдаче индивидуальных СИЗ. Но все равно это именно карточка, не общий журнал.

Ниже представлен заполненный бланк учета выдачи дежурных спецсредств.

Лицевая сторона личной карточки

КАРТОЧКА № 1

учета выдачи дежурных СИЗ

Оборотная сторона личной карточки

Скачать бланк и образец заполнения карточки выдачи дежурных СИЗ.

Стоит также отметить, что перед тем как выдать дежурное СИЗ (как пример —  противогаз или предохранительный пояс), ответственное лицо обязано проверить его исправность.

Электронные карточки выдачи СИЗ

Как было отмечено, электронная версия рассматриваемого документа — это цифровой аналог бумажной формы. Он создается с помощью  специализированного программного обеспечения или кадровых (складских) ERP-систем.

Заполнять такой документ проще. Система автоматически подтягивает нормы выдачи из справочников, основанных на актуальных типовых нормах и результатах СОУТ. Это минимизирует человеческие ошибки.

Специалист, в чьи обязанности входит охрана труда, или руководитель может, не заглядывая в  бумаги, легко увидеть, кому и что положено выдать, у каких средств защиты истекают  сроки носки, какие пора заменить на новые.  Система формирует автоматические оповещения о необходимости очередной выдачи.

Электронная карточка может быть связана с модулями складского учета (для списания), с кадровой системой (прием, перевод, увольнение) и с программами проведения инструктажей.
Электронный учет выдачи СИЗ значительно упрощает формирование сводных отчетов для проверяющих органов и внутренний анализ.
Если в системе имеется также личный кабинет сотрудника, он тоже может видеть все положенные и выданные ему СИЗ и сроки их носки, а также оставлять заявки на их замену.

Однако у электронного учета есть и свои  минусы. В частности, работодателю может быть сложнее  обеспечить механизм получения подписи работника. Решить эту проблему можно двумя способами:

1) с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП);
2) через гибридный подход. В этом случае итоговый электронный документ с данными о выдаче распечатывается, подписывается работником вручную, сканируется и хранится в системе вместе с электронной записью.

В любом случае работодатель должен быть готов обосновать проверяющим законность и юридическую силу применяемого им электронного документооборота.

Хранение карточек выдачи СИЗ

Как и где будут храниться рассматриваемые карточки, нужно предусмотреть во  внутренних документах организации. При этом должны быть учтены требования архивного и трудового законодательства.

Как правило, карточки хранятся у специалиста по охране труда, в отделе кадров или в самом структурном подразделении у ответственного лица. Доступ к ним должен быть ограничен, чтобы исключить утерю или несанкционированное изменение.

Срок хранения карточек зависит от того, есть ли в организации другие документы, подтверждающие вредные или опасные условия труда.

По общему правилу хранить их нужно в течение 3 лет с момента заполнения. Но если другие документы, доказывающие, что работник трудился во вредных или опасных условиях, в организации отсутствуют, карточки нужно хранить:

1) не менее 50 лет, если они были окончены делопроизводством после 01.01.2003;
2) не менее  75 лет, если  делопроизводство в отношении них было окончено до 01.01.2003.

Электронные документы должны храниться в защищенной базе данных с регулярным резервным копированием. Необходимо обеспечить их неизменность (целостность) и возможность воспроизведения в читаемом виде в течение всего установленного срока. Правила хранения должны быть закреплены внутренним регламентом компании.