Компенсация за разъездную работу: размер, оформление, налоги

Если в вашей компании трудятся работники с разъездным характером работы, вы обязаны им возмещать расходы, которые они несут в служебных поездках. Но нужно правильно оформить данные выплаты, чтобы проверяющие не отнесли их к заработной плате и не начислили НДФЛ и страховые взносы. Чтобы у вас не возникло таких неприятностей, давайте разберемся, как нужно документально оформлять выплату компенсации за разъездной характер работы, а также каких она должна быть размеров. Кроме того, вы узнаете об особенностях налогообложения компенсации и сможете ознакомиться с типовыми проводками для ее выплаты.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Выплата компенсации за разъездной характер работ
2. Размер компенсации за разъездную работу
3. Налогообложение компенсации за разъездной характер работы
4. Проводки для выплаты компенсации за разъездную работу

Выплата компенсации за разъездной характер работ

Сотрудники с разъездным характером работы не имеют постоянного рабочего места, их трудовая функция состоит в постоянных разъездах в пределах обслуживаемой территории. После завершения трудового дня они, как и все остальные, возвращаются домой.

Например, с постоянными поездками работа связана у курьеров, водителей, экспедиторов, работников связи, инженерных сетей, торговых агентов, менеджеров банков и прочее. Даже работа директора компании может быть связана с постоянными разъездами, если он часто посещает встречи с деловыми партнерами, семинары и иные мероприятия для управленцев.

Такие поездки не считаются командировками, так как в пределах обслуживаемой территории сотрудник выполняет свою трудовую функцию. Причем делает это на постоянной основе, что и отличает разъездную работу от командировок.

Как следует из ст. 168.1 ТК РФ, работодатель обязан возмещать сотрудникам с разъездным характером работы расходы, понесенные в служебных поездках. Компенсации подлежат:

• расходы на проезд (на общественном транспорте, личном автомобиле или ином транспортном средстве, поезде и прочее);
• расходы по найму жилья (квартиры, номера в гостинице);
• иные расходы, связанные с проживанием за пределами дома (суточные);
• иные расходы, которые понесены сотрудником и согласованы с работодателем (на связь, интернет, платную парковку и прочее).

Чтобы у проверяющих не возникло вопросов, перечень должностей, трудовая функция которых связана с постоянными разъездами, утвердите внутренними документами. Например, коллективным договором или положением о разъездном характере работы (перечень можно включить в виде приложения). Как правило, положение разрабатывают компании, в которых трудится целый штат разъездных сотрудников. Если их количество невелико, можно ограничиться  изданием отдельного приказа.

Но на этом документальное оформление разъездной работы не завершается. Условие о том, что трудовая функция сотрудника связана с постоянными поездками, необходимо обязательно включить в трудовой договор. Это следует из ст. 57 ТК РФ.

Более подробно узнать о том, что такое разъездная работа, как она устанавливается внутренними документами и трудовым договором, вы сможете в нашей отдельной статье.

Размер компенсации за разъездную работу

Трудовым законодательством не определено, в каких размерах работодатель обязан компенсировать разъездному сотруднику понесенные им расходы. Как следует из ст. 8, 168.1 ТК РФ, данный вопрос работодатель должен решить самостоятельно и раскрыть во внутреннем нормативном акте или трудовом договоре. Например, коллективным договором или положением о разъездном характере работы можно определить:

• правила оформления служебных поездок;
• порядок и размеры компенсации расходов;
• размер суточных и прочее.

В правилах оформления четко пропишите, как сотрудники направляются в служебные поездки и как они должны отчитываться за них, а также за понесенные расходы. Допустим, формулировка может быть такой: «работник направляется в служебную поездку по письменному поручению работодателя, которое оформляется в виде путевого (маршрутного) листа автомобиля».

Для отчета сотрудник может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1. Также вы вправе разработать собственный бланк отчетности.

Например, в правилах можно прописать, что после завершения служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию следующие документы:

1. Заполненный путевой или маршрутный лист.
2. Авансовый отчет по форме № АО-1.
3. Документы, подтверждающие расходы. Такими документами могут быть:

• чеки на бензин;
• проездные билеты;
• распечатки электронных билетов;
• посадочные талоны;
• чеки об оплате гостиницы;
• счет из гостиницы с отметкой об оплате;
• договор найма жилья;
• документ об оплате найма.

Также внутренним нормативом определите, какие именно расходы и в каком размере возмещает компания. Например, это могут быть:

• расходы на проезд в общественном транспорте — в размере фактически понесенных расходов (такси можно обозначить исключением);
• расходы водителям автомобилей – в размере фактических затрат на топливо;
• траты на проживание в размере фактических расходов;
• суточные в определенном размере за каждый день служебной поездки в пределах РФ и за границей (например, для поездок внутри страны – 800 рублей, за ее пределами – 4 000 рублей).

Кроме того, обязательно укажите, в какие сроки компания будет возмещать работнику затраты на служебные поездки. Например, в день выплаты заработной платы или на протяжении определенного количества дней после сдачи авансового отчета и подтверждающих документов.

Также рекомендуется указать условие о том, что компенсация выплачивается только в случае предоставления всех необходимых документов.

Конечно, вы можете просто установить разъездному сотруднику фиксированную надбавку к зарплате. Но ее придется выплачивать независимо от результатов работы. Кроме того, ее суммы должно быть достаточно для возмещения расходов на поездки. Но при отсутствии подтверждающих документов такие выплаты проверяющие признают частью заработка, а не компенсацией расходов в связи с разъездным характером работы (Письмо Минтруда России от 30.09.2014 N 17-4/В-462). Поэтому разумнее выплачивать компенсацию в размере фактически понесенных расходов, а не в фиксированной сумме.

Кроме того, работодателю никто не запрещает вдобавок к компенсации выплачивать сотруднику надбавку к заработной плате за разъездной характер работы. Но если она не связана с возмещением расходов на служебные поездки и выдается в фиксированной сумме каждый месяц, ее также нельзя отнести к компенсациям по смыслу ст. 168.1 ТК РФ.

Налогообложение компенсации за разъездной характер работы

По общему правилу не подлежат налогообложению любые компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ). К таким компенсациям также относят и суммы, выплаченные на основании ст. 168.1 ТК РФ в виде возмещения расходов на служебные поездки.

При этом в Налоговом кодексе имеется особая оговорка по поводу суточных, которые выплачиваются работникам с разъездной работой. В 2026 году начислить НДФЛ и страховые взносы придется с суточных, сумма которых превышает (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 рублей за каждый день в пути в пределах РФ;
• 3 500 рублей за каждый день разъездной работы за границей.

Например, если для поездок по России локальным актом установлены суточные в размере 900 рублей, уплатить НДФЛ и начислить взносы придется только на сумму 200 рублей:

900 рублей — 700 рублей = 200 рублей.

Обратите внимание, для суточных подтверждающие документы не нужны. Размер данных выплат устанавливается внутренними нормативами компании. Чтобы избежать обложения НДФЛ и взносами остальной части компенсации (на бензин, жилье, проезд на общественном транспорте и прочее), такие документы должны быть у работодателя.

Некоторые компании возмещают своим сотрудникам стоимость питания по чекам. По идее такие выплаты также считаются компенсацией и не должны облагаться налогами и взносами. Но данный вид расходов отсутствует в перечне из п. 1 ст. 217 НК РФ, которым определены виды расходов, не подлежащих налогообложению. Соответственно, даже если компенсация расходов на питание сотрудникам закреплена внутренними нормативами, с нее придется уплатить НДФЛ и страховые взносы (Письмо Минфина России от 07.02.2022 N 03-01-10/7881).

Для целей исчисления налога на доходном УСН расходы на служебные поездки никак не могут влиять на налогооблагаемую базу, так как она определяется исключительно доходами (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Что касается доходно-расходного УСН, в данном случае компенсацию можно учесть, если расходы связаны с выполнением трудовой функции. Они должны быть обоснованы и документально подтверждены. То есть, сотрудник должен представить ананасовый отчет, чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы (п. 1 ст. 252, пп. 45 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 03.06.2024 N 03-03-06/1/50926).

В целях налогообложения прибыли всю сумму компенсации, которая установлена локальным актом и не превышает фактически понесенных сотрудником затрат, учитывайте в «прибыльных» расходах, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Принимаются к учету они на дату утверждения авансового отчета (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 03.06.2024 N 03-03-06/1/50926, от 27.04.2022 N 03-04-06/38439).

Что касается входного НДС по расходам на проезд и наем жилья для разъездных работников, его вы можете принять к вычету при соблюдении следующих условий:

• поездки проводятся в рамках облагаемой НДС деятельности;
• имеются документы, подтверждающие принятие к учету данных расходов (счета-фактуры, авиа- и железнодорожные билеты, бланки строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой).

Проводки для выплаты компенсации за разъездную работу

Если вы возмещаете расходы разъездному работнику после того, как он сдал авансовый отчет, проводки будут такими:

Некоторые компании выдают средства разъездным работникам авансом, то есть под отчет. В этом случае задолженность последних отражается на счете 71. Проводки будут такими: