Налоговый агент по НДФЛ

Налоговый агент должен удерживать НДФЛ с выплат, производимых в пользу физических лиц, и перечислять его в бюджет. Кто является налоговым агентом, каковы его основные функции, какая ответственность грозит за их нарушение, изложено в статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Кто является налоговым агентом по НДФЛ
2. Физическое лицо – налоговый агент по НДФЛ
3. Организация — налоговый агент по НДФЛ
4. ИП — налоговый агент по НДФЛ
5. Банк — налоговый агент по НДФЛ
6. Самозанятый — налоговый агент по НДФЛ
7. Обязанности налогового агента по НДФЛ
8. Проверка налогового агента по НДФЛ
9. Отчетность налогового агента по НДФЛ
10. Ответственность налогового агента по НДФЛ

Кто является налоговым агентом по НДФЛ

Налоговый агент по НДФЛ – это компания или ИП, которые удерживают НДФЛ с выплат, производимых в пользу физлиц, и перечисляют его в бюджет.

Физическое лицо – налоговый агент по НДФЛ

Обычные граждане налоговыми агентами по НДФЛ не являются. При продаже имущества, попадающего по уплату налога, НДФЛ рассчитывают и уплачивают физлица-продавцы.

Однако существует две категории граждан, выступающих в качестве налоговых агентов по НДФЛ. Это адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и нотариусы, занимающиеся частной практикой, которые производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Организация — налоговый агент по НДФЛ

Организации, выплачивающие доход физлицам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Они должны удерживать налог и перечислять его в бюджет, в частности:
• с заработной платы, которую они выплачивают своим сотрудникам;
• дивидендов, выплачиваемых в пользу физлиц;
• выплат, производимым физлицам по гражданско-правовым договорам.

Компания не является налоговым агентом, если производит выплаты:
• по гражданско-правовым договорам физлицам, зарегистрированным в качестве ИП (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ, письмо Минфина РФ от 05.08.2020 № 03-04-06/68522);
• физлицам, которые занимаются частной практикой, например нотариусам или адвокатам, учредившим адвокатские кабинеты (пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ);
• самозанятым по договорам ГПХ, с которыми у нее отсутствуют трудовые отношения либо такие отношения были прекращены не менее двух лет назад (ч. 8 ст. 2, п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). При этом если налоговики переквалифицируют гражданско-правовой договор в трудовой, то компанию признают налоговым агентом и доначислят НДФЛ (информация ФНС РФ от 28.11.2024, от 26.11.2019, письмо УФНС России по Московской области от 27.07.2020 № 10-17/051757@). Это же произойдет, если инспекторы посчитают, что услуги, оказанные самозанятым, не подпадают под обложение налогом на профессиональный доход. Например, при сдаче самозанятым квартиры компании под размещение в ней офиса. Под НПД же подпадает сдача в аренду исключительно жилых помещений, которые должны использоваться арендатором только для проживания (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.03.2025 № Ф07-1757/2025 по делу № А56-9810/2023);
• физлицам при покупке у них имущества (п. 2 ст. 226, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ).

ИП — налоговый агент по НДФЛ

Индивидуальный предприниматель, как и компания, является налоговым агентом по НДФЛ, с выплат, которые он производит в пользу своих сотрудников или других физлиц, которые не являются:

• самозанятыми,
• ИП,
• частнопрактикующими специалистами (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Банк — налоговый агент по НДФЛ

Банк, как любая компания, выступает налоговым агентом по НДФЛ, если выплачивает зарплату своим работникам либо перечисляет дивиденды физлицам (ст. 214, ст. 226, пп. 7, 9 ст. 226.1 НК РФ).

Кредитные организации не удерживают НДФЛ с материальной выгоды своих клиентов (несотрудников), определяемой в соответствии с пп. 1, 2 п. 1 ст. 212 НК РФ. Правила пункта 4 статьи 226 НК РФ к банкам не применяются.

Банки не выступают налоговым агентом по НДФЛ к доходам, полученным физлицами в качестве процентов по вкладам. Они представляют информацию о таких суммах в налоговый орган, который и рассчитывает сумму налога. Граждане в этом случае не обязаны представлять декларацию 3-НДФЛ. Они платят налог на основании налогового уведомления (пп. 1, 3, 4 ст. 214.2, ст. 216, п. 6 ст. 228 НК РФ).

Самозанятый — налоговый агент по НДФЛ

Самозанятый, зарегистрированный в качестве ИП, выступает налоговым агентом по НДФЛ, если выплачивает доход по гражданско-правовому договору физлицу, которое не является ИП или плательщиком НПД и не занимается частной практикой (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ, ч. 10 ст. 2 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Обязанности налогового агента по НДФЛ

Налоговый агент обязан выполнять следующие функции (п. 3 ст. 24, ст. 230 НК РФ):

1. Правильно и своевременно исчислять и удерживать НДФЛ. Напомним, что в РФ с 2025 года действует прогрессивная шкала налоговой ставки НДФЛ (п. 1 ст. 224 НК РФ). Так, по доходам до 2,4 млн рублей ставка составляет 13 процентов. По доходам от 2,4 до 5 млн рублей ее размер равняется уже 15 процентам. Подробнее с действующими ставками можно ознакомиться в нашей статье Новые ставки НДФЛ в 2025 году.

2. Своевременно перечислять налог в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если НДФЛ исчислен и удержан:
• с 1-го по 22-е число текущего месяца, перечислить его следует не позднее 28-го числа текущего месяца;
• с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня текущего года;
• с 23-го числа по последнее число текущего месяца – не позднее 5-го числа следующего месяца.
Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный и (или) нерабочий день, НДФЛ нужно перечислить не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). При этом налог за последнюю часть декабря нужно уплатить в текущем году – не позднее последнего рабочего дня уходящего года.

НДФЛ уплачивают путем перечисления денежных средств в качестве единого налогового платежа (пп. 1, 16 ст. 45, п. 1 ст. 58 НК РФ).

Чтобы налоговый орган мог правильно идентифицировать поступивший платеж, нужно своевременно подать уведомление по НДФЛ, указав в нем соответствующий КБК (п. 9 ст. 58 НК РФ). Если это не сделать, налоговый орган не сможет зачесть ЕНП в счет уплаты налога, что может привести к начислению пеней (письмо ФНС РФ от 22.03.2023 № БС-4-11/3383@). Подробнее можно прочитать в нашей статье Уплата НДФЛ в 2025 году.

3. Вести учет всех доходов, выплаченных физлицам, предоставленных вычетов и налогов, начисленных и удержанных с этих доходов в специальных налоговых регистрах.

4. Сдавать отчетность по форме 6-НДФЛ.

5. Предоставлять физлицам налоговые вычеты по НДФЛ.

6. Сообщать физлицам об излишне удержанном налоге и возвращать его.

7. Выдавать физлицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ.

8. Представлять в налоговую инспекцию документы, необходимые для контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления НДФЛ.

9. Хранить документы, которые связаны с исчислением, удержанием и перечислением налога в течение пяти лет.

Проверка налогового агента по НДФЛ

Налоговые органы проводят камеральную проверку расчета 6-НДФЛ на протяжении трех месяцев с момента его подачи (п. 2 ст. 88 НК РФ). Если документ составлен без ошибок,  инспектор не вправе требовать дополнительные документы. Он проверяет расчет на основании имеющихся у него сведений (п. 7 ст. 88 НК РФ). Акт камеральной проверки в этом случае не составляют (п. 5 ст. 88 НК РФ).

Если в ходе проверки инспектор выявит ошибки в расчете 6-НДФЛ и (или) противоречия с другой отчетностью, он потребует от налогового агента представить пояснения или исправить расчет. На это дается 5 рабочих дней (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 88 НК РФ).

Налоговый агент вместе с пояснениями или с исправленным расчетом может направить в налоговый орган регистры налогового, бухгалтерского учета и другие документы, которые подтвердят достоверность представленных им сведений (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Если в ходе камеральной проверки налоговики выявят правонарушение, например, неудержанную сумму НДФЛ, нарушения в сроках перечисления налога, то по итогам проверки составят акт (п. 5 ст. 88, п. 1 ст. 100 НК РФ). На это им отведено 10 рабочих дней после окончания проверки. Документ должен быть передан налоговому агенту в течение 5 рабочих дней с момента составления (п. 6 ст. 6.1, пп. 1, 5 ст. 100 НК РФ). В случае несогласия с актом можно подать в инспекцию в течение месяца с даты его получения свои письменные возражения (п. 6 ст. 100 НК РФ). Итоговое решение будет вынесено после изучения всех материалов (п. 1 ст. 101 НК РФ).

На основании специального решения руководителя налогового органа или его заместителя может быть проведена выездная поверка компании. Обычно ее проводят, когда фирма своими действиями вызвала интерес налоговиков и попала в план выездных проверок (пп. 1, 3, 4, 17 ст. 89 НК РФ). Проверить могут не только деятельность компании в качестве налогового агента, но по некоторым другим налогам или сразу по всем налогам, сборам, страховым взносам.

Отчетность налогового агента по НДФЛ

Налоговый агент должен составить и сдать в налоговую инспекцию расчет 6-НДФЛ. Его форма и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Документ на бумаге могут сдавать только те налоговые агенты, у которых численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 10 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС РФ от 15.11.2019 № БС-4-11/23242@). Все остальные сдают расчет в электронной форме по формату, который утвержден приказом № ЕД-7-11/649@. Документ, передаваемый по ТКС, должен быть заверен квалифицированной электронной подписью директора компании или уполномоченного им лица, действующего на основании машиночитаемой доверенности (письмо ФНС РФ от 11.06.2024 № БС-2-11/8717@).

Если у компании есть обособленные подразделения в других населенных пунктах, по каждому ОКТМО нужно представить отдельный расчет (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для заполнения 6-НДФЛ используют данные налоговых регистров по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 3 приказа № ЕД-7-11/649@). Расчет заполняется нарастающим итогом. Это значит, что сведения приводятся не за отдельный квартал, а общими суммами за весь период с начала года и по последнее число отчетного (налогового) периода, за который составляется расчет. Например, при заполнении формы 6-НДФЛ за полугодие нужно указать соответствующие суммы за все шесть месяцев с начала года (пп. 4, 24, 26 приказа № ЕД-7-11/649@).

Перед сдачей в налоговую нужно проверить расчет при помощи контрольных соотношений, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@.

Также можно свериться с контрольными соотношениями, которые направлены письмом ФНС РФ от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ с учетом ряда уточнений (письма ФНС РФ от 05.04.2024 № БС-4-11/4009@, от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@).
Расчет 6-НДФЛ:
• за I квартал нужно сдать не позднее 25 апреля.
• полугодие – не позднее 25 июля.
• 9 месяцев – не позднее 25 октября.
• год – не позднее 25 февраля следующего года.
Если соответствующая дата выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, форму 6-НДФЛ нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Например, 25.10.2025 – суббота, следовательно, документ нужно направить в налоговую инспекцию не позднее 27.10.2025.

Ответственность налогового агента по НДФЛ

За невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию НДФЛ и (или) перечислению удержанных сумм в установленный срок в бюджет ему грозит штраф – 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению (п. 1 ст. 123 НК РФ).

Он освобождается от ответственности при одновременном выполнении следующих условий (п. 2 ст. 123 НК РФ):
• налоговый агент представил в инспекцию в установленный срок расчет 6-НДФЛ;
• в расчете отсутствуют факты неотражения или неполноты отражения сведений и (или) ошибки, приводящие к занижению суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет;
• налоговый агент исполнил обязанность по перечислению суммы НДФЛ до момента, когда ему стало известно об обнаружении налоговым органом факта несвоевременного перечисления суммы налога или о назначении выездной налоговой проверки по НДФЛ за соответствующий налоговый период.

За неперечисление или несвоевременное перечисление удержанного налога в бюджет налоговому агенту будут начислены пени (пп. 1, 9 ст. 75 НК РФ).

Если расчет 6-НДФЛ не был предоставлен в течение 20 рабочих дней по истечении установленного срока для его представления, налоговики могут приостановить операции по банковским счетам, по счету цифрового рубля и переводы электронных денежных средств (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Кроме того, предусмотрена ответственность за нарушения, допущенные агентом при составлении и сдаче отчетности. Если агент должен сдавать расчет 6-НДФЛ в электронном виде, а он сдал его на бумаге, штраф составит 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

При отправке расчета позже установленного срока размер штрафа составляет 1 тыс. рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, работника, который отвечает за его подачу, например, руководителя компании, могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ. Штраф в этом случае составит от 300 до 500 рублей.

Если расчет 6-НДФЛ содержит недостоверные сведения, налоговому агенту грозит штраф 500 рублей за каждый документ, содержащий такие сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

К недостоверным сведениям налоговики относят любые ошибки, допущенные при составлении расчета, например, в персональных данных физлица, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и так далее (п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Если такие ошибки не привели к уменьшению суммы НДФЛ, которую нужно уплатить в бюджет, или нарушению прав граждан, размер штрафа может быть снижен (пп. 3 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, п. 3 письма ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).