НДС в розничной торговле на УСН: учет, отчетность, настройки в «1С»

Для розничного бизнеса на УСН введение обязанности по уплате НДС стало настоящей революцией, требующей полной перестройки привычных учетных процессов. В этой статье мы разберем ключевые изменения 2026 года и правила выбора ставок, покажем на примерах, как рассчитывать налог и формировать проводки, а также подскажем, как технически реализовать эти изменения в системе «1С.»

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Особенности розничной торговли
2. Какие предприятия розничной торговли на УСН должны платить НДС в 2026 году
3. Налоговая реформа 2026 года: что изменилось для розницы на УСН
4. Ставки НДС в розничной торговле
5. Проводки по НДС в рознице
6. Расчет НДС в розничной торговле: примеры
7. Как вести учет по НДС для розницы
8. Розничная продажа: как отразить НДС при ставках 5 (7) и 22 процента
9. Покупка товаров для перепродажи при ставках 5 (7) и 22 процента
10. Какие отчеты сдавать по НДС на УСН
11. Переход на уплату НДС при УСН в «1С»
12. Поступление товара с НДС в «1С»
13. Реализация товара с НДС в «1С»
14. Сводная справка по розничным продажам в «1С»

Особенности розничной торговли

Отличительной чертой розничной торговли является то, что товары продаются конечному потребителю, а не для дальнейшего использования в предпринимательской деятельности (п. 2, 3 ст. 2 Закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах торговой деятельности»). Цены в розничных магазинах указываются с учетом НДС. Это объясняется тем, что покупателями выступают физические лица. Они не используют налоговые вычеты по НДС, так как являются конечными плательщиками налога, и для них важна итоговая сумма к уплате.

Для розничной торговли характерно осуществление расчетов преимущественно наличными или безналичным способом с использованием платежных карт через эквайринг с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Основным документом при расчетах становится кассовый чек. Данные о них агрегируются в конце смены. А ввиду большого количества мелких сделок в течение дня большинство магазинов не выставляют отдельные счета-фактуры на каждую продажу, а формируют сводные документы по итогам дня или месяца.

Ещё одна специфика – разные базовые ставки НДС на разные группы товаров. В ассортименте розничного магазина могут быть товары, облагаемые по как стандартной ставке (с 2026 года – 22 процента) и по льготной ставке 10 процентов (некоторые продовольственные товары, детские товары, лекарства и прочее).

Какие предприятия розничной торговли на УСН должны платить НДС в 2026 году

Платить НДС в бюджет должны предприятия розничной торговли, чьи годовые доходы превышают установленные ст. 145 НК РФ лимиты.

Кроме того, плательщиком НДС в роли налогового агента организация становится при приобретении товаров или услуг, местом реализации которых признается территория Российской Федерации у иностранных организаций, не состоящих на учете в российских налоговых органах, а также при аренде государственного или муниципального имущества (ст. 24, пп. 1 п. 1 ст. 146, 161, 147, 148, 174.2 НК РФ). Например, если иностранный исполнитель оказывает магазину услуги по разработке интернет-сайта (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ).

Операции по импорту товаров на территорию РФ также всегда сопровождаются уплатой НДС (пп. 4 п. 1 ст. 146 НК РФ). Это касается тех магазинов, которые самостоятельно ввозят товары из-за границы на территорию РФ. В этом случае налог уплачивается в таможенные органы при пересечении границы, если товары привозят из дальнего зарубежья, или в налоговые органы РФ, если товары ввозятся из ЕАЭС (косвенный налог).

И еще одна ситуация, когда плательщик УСН обязан уплатить в НДС в бюджет, а также исполнить иные обязанности налогоплательщика НДС — это выставление по просьбе покупателя счета-фактуры с выделенной суммой налога.

Налоговая реформа 2026 года: что изменилось для розницы на УСН

Основные изменения в НДС, затрагивающие розничные магазины на спецрежиме, заключаются в том, что с 2026 года понижены лимиты доходов, при превышении которых магазин должен начать продавать товары с НДС. Если в 2025 году порог доходов был равен 60 млн рублям, то начиная с нового года он снижен до 20 млн рублей. В последующие годы он будет еще меньше: 15 млн рублей в 2027 году, 10 млн рублей – начиная с 2028 года (ст. 145 НК РФ).

Другое важное изменение – повышение базовой ставки НДС с 20 до 22 процентов. Как и в 2025 году, плательщики УСН могут выбрать применение пониженных ставок по НДС 5 или 7 процентов, но они не дают права на вычет входящего налога. Поскольку в розничной торговле основная часть затрат приходится на покупку товаров для перепродажи, в случае если они приобретаются у поставщиков, работающих с НДС,  магазинам часто бывает выгоднее работать с общими ставками налога.

Еще один нюанс касается применения ККТ. Начиная с 2026 года продавцы, которые до 1 марта 2025 года могли не применять ККТ (торговля на розничных рынках, ярмарках и т.д.), обязаны скорректировать содержащуюся в кассовом чеке информацию. Теперь они обязаны указывать наименование товара и его количество (п. 2 ст. 3 Закона от 08.08.2024 № 273-ФЗ).

Ставки НДС в розничной торговле

В рознице продавцам на УСН, как и остальным налогоплательщикам единого налога, предоставлена возможность выбирать применяемые ставки НДС. Это могут быть общие ставки (22, 10 процентов) или специальные пониженные (5, 7 процентов).

Общие ставки
Базовая ставка по НДС с 01.01.2026 составляет 22 процента и применяется к большинству товаров. Но в отношении некоторых социально значимых товаров законодатель установил ставку 10 процентов. Это основные продукты питания, такие как молоко, овощи, мясо, крупы, сахар, ряд детских и медицинских товаров (п. 2 ст. 164 НК РФ). Основное преимущество базовых ставок – возможность уменьшить подлежащую сумму НДС к уплате на налог, предъявленный поставщиками.
Специальные ставки
Они значительно ниже общих и составляют 5 и 7 процентов. Какую именно из этих двух ставок магазин будет применять, зависит не от их категории товаров, а от общего уровня его доходов. Ставка 5 процентов применяется до тех пор, пока доходы в течение года не превысят 250 млн рублей (в 2026 году с учетом коэффициента-дефлятора 272,5 млн рублей). После достижения указанного значения и до тех пор, пока доходы магазина не выйдут за лимит доходов, дающих возможность продолжать применять УСН, НДС уплачивается по 7-процентной ставке.
Если розничный магазин получает предварительную оплату, применяются не обычные, а расчетные ставки: 22/122, 10/110, 5/105 или 7/107 (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Проводки по НДС в рознице

Основным счетом для расчетов с бюджетом по НДС является счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», к которому открывается соответствующий субсчет, как правило, 68.02. По кредиту этого счета отражаются начисленные обязательства перед государством, а по дебету — суммы, подлежащие вычету, и фактически перечисленные платежи.

В момент признания выручки формируется запись: Дебет 90 Кредит 68. Параллельно отражается выручка: Дебет 50 «Касса» или 57 «Переводы в пути» (при эквайринге) Кредит 90.01 «Выручка».

Вторая группа проводок связана с принятием к вычету входного НДС, уплаченного поставщикам при закупке товаров. После оприходования ценностей и получения от поставщика корректно оформленного счета-фактуры производится запись: Дебет 19 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками». А после регистрации счета-фактуры в книге покупок НДС принимается к вычету: Дебет 68 Кредит 19.

Уплата НДС в бюджет отражается проводкой Дт 68 Кт 51.

Расчет НДС в розничной торговле: примеры

Основная формула, по которой рассчитывается НДС к уплате по итогам квартала, выглядит следующим образом:

НДС к уплате = НДС начисленный с реализации – НДС к вычету (входной) + НДС восстановленный.

НДС с реализации считается со стоимости проданных магазином товаров (с учетом акциза для подакцизных товаров) путем умножения на ставку налога. При этом в момент продажи магазин дополнительно к цене товара предъявляет покупателю сумму налога. Итоговая цена товара включает в себя сумму НДС, который обязательно необходимо указывать в счетах-фактурах, расчетных и первичных документах, составляемых при реализации, чеках ККТ (п. 6 письма ФНС РФ от 17.10.2024 N СД-4-3/11815@, п. 1 ст. 4.7 Закона о ККТ).

Уменьшать НДС к уплате на сумму входящего НДС могут только плательщики, выбравшие уплату НДС по общим ставкам.

Предположим, что доходы ИП Иванова  (применяет УСН) в 2025 году составили 30 млн рублей, в связи с чем в 2026 году он утратил право на освобождение от НДС. ИП решил платить НДС по ставке 5 процентов. Если в I квартале 2026 года он продал 1 000 единиц товара по цене 1 050 рублей, в том числе НДС 50 рублей (1 000 руб. х 5 % НДС = 50 руб.), то его налоговая база составила 1 млн рублей, а перечислить в бюджет ему необходимо 50 тыс. рублей. Уменьшить налог к уплате не получится, поскольку права на вычет входного налога пониженная ставка не дает.

Рассмотрим другой пример. ООО «Матрешка» (применяет УСН, доходы в 2025 году более 20 млн рублей) в 2026 году решила платить НДС по общим ставкам. Реализуемые обществом товары облагаются по ставке 22  процента. Допустим, что в I квартале 2026 года оно продало товаров на сумму 12,2 млн рублей (в том числе НДС 2,2 млн рублей). При этом входящий НДС по ставке 22 процента, который ООО «Матрешка» уплатило в цене аренды торгового зала и при покупке товаров, составил 1,2 млн рублей. Сумма НДС к уплате по итогам I квартала составит 1 млн рублей (2,2 млн – 1,2 млн руб.).

Как вести учет по НДС для розницы

Основой ведения налогового учета по НДС являются два регистра – книга покупок и книга продаж. Порядок их ведения установлен Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В книге продаж собираются сведения о реализации товаров. Обычно в нее заносятся данные выставленных налогоплательщиком счетов-фактур.

Важной особенностью учета в рознице является то, что основанием для проводок по начислению НДС с продаж служат не отдельные счета-фактуры на каждого покупателя, а консолидированные данные кассовых отчетов при продаже за наличный расчет (п. 7 ст. 168 НК РФ, п. 1, 13 правил ведения книги продаж). Если оплата от покупателей приходит по безналу, то допускается оформлять счет-фактуру в единственном экземпляре по итогам квартала (письмо Минфина РФ от 25.01.2019 № 03-07-11/4320). Даже существует мнение, что вместо счета-фактуры в этом случае можно использовать бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-07-09/66869).

В книге покупок консолидируются данные о входящем налоге, который налогоплательщик уплатил своим контрагентам (при оплате аренды, покупке товаров для перепродажи, оплате услуг и так далее). Данные из книги покупок необходимы для уменьшения подлежащего уплате по итогам налогового периода НДС.

Розничная продажа: как отразить НДС при ставках 5 (7) и 22 процента

Когда налогоплательщик выбирает, какую группу ставок он будет применять, сообщать о своем решение в налоговый орган не требуется (п. 7 письма ФНС РФ от 17.10.2024 № СД-4-3/11815@). Нужную информация фискальный орган получит из налоговой декларации, которую налогоплательщик представит по итогам налогового периода.

Сведения о сумме реализованных товаров (налоговой базе) отражаются налогоплательщиком на листе 3 налоговой декларации по строкам 010–042. Выбор строки зависит от применяемой налогоплательщиком ставки. Сумма реализации, облагаемая по ставке 22 процента, отражается по строке 010, по ставке 10 процентов — по строке 020, по ставке 7 процентов — по строке 021, а по ставке 5 процентов — по строке 022.

В кассовом чеке НДС указывается в обязательном порядке. Контрольно-кассовая техника должна быть настроена на корректное отражение ставки и суммы налога для каждой позиции чека. Информация о НДС из кассовых чеков впоследствии используется для формирования книги продаж и налоговой декларации.

Покупка товаров для перепродажи при ставках 5 (7) и 22 процента

Порядок учета приобретенных товаров зависит от выбранной ставки налога.

При использовании пониженных ставок входной НДС не принимается к вычету и включается в себестоимость товаров. В бухгалтерском учете компания может как отражать входящий налога на счете 19, так и обойтись без его применения. Необходимо закрепить в учетной политике применяемый порядок. Если налогоплательщик применяет УСН с объектом «Доходы минус расходы», уплаченный поставщику НДС учитывается в стоимости приобретенных товаров (пп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ).

При выборе общих ставок налогообложения схема учета меняется. Товар приходуется по стоимости без НДС: Дт 41 Кт 60 — 100 тыс. рублей. Входной налог отражается обособленно: Дт 19 Кт 60 — 22 тыс. рублей. После получения счета-фактуры от поставщика и выполнения прочих условий для вычета НДС принимается к уменьшению задолженности перед бюджетом: Дт 68 Кт 19 — 22 тыс. рублей. Сумма входящего НДС в этом случае налог при УСН не уменьшает.

Какие отчеты сдавать по НДС на УСН

С момента возникновения обязанности по уплате налога на добавленную стоимость, будь то в силу превышения лимита доходов или по иным основаниям, организация на УСН приравнивается к плательщику НДС в части представления отчетности.

Упрощенцы-плательщики НДС, как и организации на общей системе, должны ежеквартально сдавать декларацию по НДС. В декларации отражаются обороты по продажам, суммы начисленного налога, суммы вычетов (если применяются). Для тех, кто работает по ставкам 5  или 7 процентов, форма декларации содержит специальные строки для отражения реализации, облагаемой по пониженным ставкам без вычетов.

Отчетность по НДС сдается только в электронном виде (через оператора ЭДО или по телекоммуникационным каналам связи). Срок ее представления — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Так, подать декларацию за III квартал необходимо до 26 октября. В то же время торопиться с подачей декларации тоже не стоит. Обязанность по ее представлению возникает у налогоплательщика на следующий день после окончания налогового периода (Определение Верховного Суда РФ от 01.02.2023 № 305-ЭС22-25615). Декларация, которая представлена ранее установленного срока, не имеет юридической силы и не подлежит проверке.

Кроме того, если розничный магазин самостоятельно ввозит в РФ товары из Евразийского союза (Белоруссии, Казахстана Армении или Киргизии), возникает обязанность представить декларацию по косвенному налогу. Ее подают не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем принятия на учет ввезенных из ЕАЭС товаров (п. 20 протокола о взимании косвенных налогов).

Если последний день, когда нужно представить декларацию, выпал на выходной или нерабочий праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день, который следует за ним (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Переход на уплату НДС при УСН в «1С»

Для начала необходимо проверить, используется ли в работе актуальная версия программы, поддерживающая работу с НДС плательщиками УСН.

Если доходы налогоплательщика превысили пороговые значения для освобождения от НДС, система «1С» обратит на это внимание пользователя.

После этого необходимо проанализировать, с какой ставкой налога выгоднее работать. Помочь в этом может встроенный в «1С» калькулятор (сервис «Сравнение режимов налогообложения»). Оптимальная ставка НДС будет подсвечена зеленым маркером. При этом необходимо учитывать, что, указывая необходимое для расчета значение параметра «Предполагаемая сумма НДС к вычету», пользователю необходимо оценить не только сумму, но и реальную возможность подтверждения указанной суммы перед налоговиками (возможность получения надлежащим образом оформленных документов, в том числе счетов-фактур, благонадежность контрагентов). Если впоследствии налоговая снимет заявленный вычет, применение общей ставки, скорее всего, окажется экономически необоснованным.

Далее необходимо установить признак того, что налогоплательщик будет работать с НДС. Сделать это можно в разделе «Настройки налогов и отчетов – Система налогообложения». А во вкладке НДС пользователь выбирает ставку, по которой он будет уплачивать налог.

Поступление товара с НДС в «1С»

Оформление поступления товаров от поставщика в «1С» осуществляется путем создания документа «Поступление» с видом «Товары». Для этого необходимо перейти в раздел «Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)».

Данные шапки документа заполняются на основании полученного от поставщика документа. Далее заполняются поля «Склад» и «Тип склада (розничный магазин)».

В табличную часть документа заносятся данные о приобретенных товарах. Для каждой позиции необходимо указать количество, цену, ставку и сумму НДС, счет учета, а также принимаются ли затраты в расходах по УСН.

В зависимости от выбранной налогоплательщиком ставки НДС входящий налог будет приниматься к вычету (при выполнении установленных НК РФ условий) или включаться в стоимость товара.

Чтобы включить НДС в стоимость товара (при применении пониженной ставки), необходимо перейти во вкладку «НДС в сумме, НДС включен в стоимость», которая расположена под полем «Тип склада», и поставить галочку напротив соответствующей строки.

После проведения документа в «1С» формируются бухгалтерские проводки.

Реализация товара с НДС в «1С»

Для отражения реализации используется отчет о розничных продажах. Он создается из раздела «Продажи». Для розницы выбирается тип отчета «Розничный магазин».

В отчете заполняется шапка, а в табличную часть заносятся данные о реализованных товарах и ставках НДС, которые магазин применил при их продаже.

После проведения документа отчет о розничных продажах система автоматически формирует необходимые бухгалтерские проводки.

Для того чтобы сформировать приходный кассовый ордер создается документ «Поступление наличных».

Сводная справка по розничным продажам в «1С»

Формирование этого документа является одной из регламентных операций при формировании отчетности по НДС. Она формируется по итогам налогового периода.

Найти сводную справку можно:
• в разделе «Отчеты (Отчетность по НДС – НДС – Регламентные операции – Формирование Сводной справки по розничным продажам)»;
• или в разделе «Продажи – Счета-фактуры выданные».

По умолчанию справка формируется на последнее число налогового периода. После нажатия кнопки «Заполнить» в нее автоматически подтягиваются данные из ранее созданных в «1С» документов (отчетов о розничных продажах).

После того как справка создана, в «1С» формируется регистр «Журнал учета счетов-фактур» за соответствующий период, данные из которого будут отражены в книге продаж.