НДС в розничной торговле на УСН: учет, отчетность, настройки в «1С»

Для розничного бизнеса на УСН введение обязанности по уплате НДС стало настоящей революцией, требующей полной перестройки привычных учетных процессов. В этой статье мы разберем ключевые изменения 2026 года и правила выбора ставок, покажем на примерах, как рассчитывать налог и формировать проводки, а также подскажем, как технически реализовать эти изменения в системе «1С.»

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Особенности розничной торговли
2. Какие предприятия розничной торговли на УСН должны платить НДС в 2026 году
3. Налоговая реформа 2026 года: что изменится для розницы на УСН
4. Ставки НДС в розничной торговле
5. Проводки по НДС в рознице
6. Расчет НДС в розничной торговле: примеры
7. Как вести учет по НДС для розницы
8. Розничная продажа: как отразить НДС при ставках 5 (7) и 22 процента
9. Покупка товаров для перепродажи при ставках 5 (7) и 22 процента
10. Какие отчеты сдавать по НДС на УСН
11. Переход на уплату НДС при УСН в «1С»
12. Поступление товара с НДС в «1С»
13. Реализация товара с НДС в «1С»
14. Сводная справка по розничным продажам в «1С»

Особенности розничной торговли

Отличительной чертой розничной торговли является то, что товары продаются конечному потребителю, а не для дальнейшего использования в предпринимательской деятельности (п. 2, 3 ст. 2 Закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах торговой деятельности»). Цены в розничных магазинах указываются с учетом НДС. Это объясняется тем, что покупателями выступают физические лица. Они не используют налоговые вычеты по НДС, так как являются конечными плательщиками налога, и для них важна итоговая сумма к уплате.

Для розничной торговли характерно осуществление расчетов преимущественно наличными или безналичным способом с использованием платежных карт через эквайринг с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Основным документом при расчетах становится кассовый чек. Данные о них агрегируются в конце смены. А ввиду большого количества мелких сделок в течение дня большинство магазинов не выставляют отдельные счета-фактуры на каждую продажу, а формируют сводные документы по итогам дня или месяца.

Ещё одна специфика – разные базовые ставки НДС на разные группы товаров. В ассортименте розничного магазина могут быть товары, облагаемые по как стандартной ставке (с 2026 года – 22 процента) и по льготной ставке 10 процентов (некоторые продовольственные товары, детские товары, лекарства и прочее).

Какие предприятия розничной торговли на УСН должны платить НДС в 2026 году

Платить НДС в бюджет должны предприятия розничной торговли, чьи годовые доходы превышают установленные ст. 145 НК РФ лимиты.

Кроме того, плательщиком НДС в роли налогового агента организация становится при приобретении товаров или услуг, местом реализации которых признается территория Российской Федерации у иностранных организаций, не состоящих на учете в российских налоговых органах, а также при аренде государственного или муниципального имущества (ст. 24, пп. 1 п. 1 ст. 146, 161, 147, 148, 174.2 НК РФ). Например, если иностранный исполнитель оказывает магазину услуги по разработке интернет-сайта (пп. 4 п. 1 ст. 148 НК РФ).

Операции по импорту товаров на территорию РФ также всегда сопровождаются уплатой НДС (пп. 4 п. 1 ст. 146 НК РФ). Это касается тех магазинов, которые самостоятельно ввозят товары из-за границы на территорию РФ. В этом случае налог уплачивается в таможенные органы при пересечении границы, если товары привозят из дальнего зарубежья, или в налоговые органы РФ, если товары ввозятся из ЕАЭС (косвенный налог).

И еще одна ситуация, когда плательщик УСН обязан уплатить в НДС в бюджет, а также исполнить иные обязанности налогоплательщика НДС — это выставление по просьбе покупателя счета-фактуры с выделенной суммой налога.

Налоговая реформа 2026 года: что изменится для розницы на УСН

Основные изменения в НДС, затрагивающие розничные магазины на спецрежиме, заключаются в том, что с 1 января 2026 года понижаются лимиты доходов, при превышении которых магазин должен начать продавать товары с НДС. Если в 2025 году порог доходов был равен 60 млн рублям, то начиная с нового года он снижен до 20 млн рублей. В последующие годы он будет еще меньше: 15 млн рублей в 2027 году, 10 млн рублей – начиная с 2028 года (ст. 145 НК РФ).

Другое важное изменение – повышение базовой ставки НДС с 20 до 22 процентов. Как и в прошлом году, плательщики УСН могут выбрать применение пониженных ставок по НДС 5 или 7 процентов, но они не дают права на вычет входящего налога. Поскольку в розничной торговле основная часть затрат приходится на покупку товаров для перепродажи, в случае если они приобретаются у поставщиков, работающих с НДС,  магазинам часто бывает выгоднее работать с общими ставками налога.

Еще один нюанс касается применения ККТ. Начиная с нового года продавцы, которые до 1 марта 2025 года могли не применять ККТ (торговля на розничных рынках, ярмарках и т.д.), обязаны скорректировать содержащуюся в кассовом чеке информацию. Теперь они обязаны указывать наименование товара и его количество (п. 2 ст. 3 Закона от 08.08.2024 № 273-ФЗ).

Ставки НДС в розничной торговле

В рознице продавцам на УСН, как и остальным налогоплательщикам единого налога, предоставлена возможность выбирать применяемые ставки НДС. Это могут быть общие ставки (22, 10 процентов) или специальные пониженные (5, 7 процентов).

Общие ставки
Базовая ставка по НДС с 01.01.2026 составляет 22 процента и применяется к большинству товаров. Но в отношении некоторых социально значимых товаров законодатель установил ставку 10 процентов. Это основные продукты питания, такие как молоко, овощи, мясо, крупы, сахар, ряд детских и медицинских товаров (п. 2 ст. 164 НК РФ). Основное преимущество базовых ставок – возможность уменьшить подлежащую сумму НДС к уплате на налог, предъявленный поставщиками.
Специальные ставки
Они значительно ниже общих и составляют 5 и 7 процентов. Какую именно из этих двух ставок магазин будет применять, зависит не от их категории товаров, а от общего уровня его доходов. Ставка 5 процентов применяется до тех пор, пока доходы в течение года не превысят 250 млн рублей (в 2026 году с учетом коэффициента-дефлятора 272,5 млн рублей). После достижения указанного значения и до тех пор, пока доходы магазина не выйдут за лимит доходов, дающих возможность продолжать применять УСН, НДС уплачивается по 7-процентной ставке.
Если розничный магазин получает предварительную оплату, применяются не обычные, а расчетные ставки: 22/122, 10/110, 5/105 или 7/107 (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Проводки по НДС в рознице

Основным счетом для расчетов с бюджетом по НДС является счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», к которому открывается соответствующий субсчет, как правило, 68.02. По кредиту этого счета отражаются начисленные обязательства перед государством, а по дебету — суммы, подлежащие вычету, и фактически перечисленные платежи.

В момент признания выручки формируется запись: Дебет 90 Кредит 68. Параллельно отражается выручка: Дебет 50 «Касса» или 57 «Переводы в пути» (при эквайринге) Кредит 90.01 «Выручка».

Вторая группа проводок связана с принятием к вычету входного НДС, уплаченного поставщикам при закупке товаров. После оприходования ценностей и получения от поставщика корректно оформленного счета-фактуры производится запись: Дебет 19 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками». А после регистрации счета-фактуры в книге покупок НДС принимается к вычету: Дебет 68 Кредит 19.

Уплата НДС в бюджет отражается проводкой Дт 68 Кт 51.

Расчет НДС в розничной торговле: примеры

Основная формула, по которой рассчитывается НДС к уплате по итогам квартала, выглядит следующим образом:

НДС к уплате = НДС начисленный с реализации – НДС к вычету (входной) + НДС восстановленный.

НДС с реализации считается со стоимости проданных магазином товаров (с учетом акциза для подакцизных товаров) путем умножения на ставку налога. При этом в момент продажи магазин дополнительно к цене товара предъявляет покупателю сумму налога. Итоговая цена товара включает в себя сумму НДС, который обязательно необходимо указывать в счетах-фактурах, расчетных и первичных документах, составляемых при реализации, чеках ККТ (п. 6 письма ФНС РФ от 17.10.2024 N СД-4-3/11815@, п. 1 ст. 4.7 Закона о ККТ).

Уменьшать НДС к уплате на сумму входящего НДС могут только плательщики, выбравшие уплату НДС по общим ставкам.

Предположим, что доходы ИП Иванова  (применяет УСН) в 2025 году составили 30 млн рублей, в связи с чем в 2026 году он утрачивает право на освобождение от НДС. ИП решил платить НДС по ставке 5 процентов. Если в I квартале 2026 года он продаст 1 000 единиц товара по цене 1 050 рублей, в том числе НДС 50 рублей (1 000 руб. х 5 % НДС = 50 руб.), то его налоговая база составит 1 млн рублей, а перечислить в бюджет ему необходимо будет 50 тыс. рублей. Уменьшить налог к уплате не получится, поскольку права на вычет входного налога пониженная ставка не дает.

Рассмотрим другой пример. ООО «Матрешка» (применяет УСН, доходы в 2025 году более 20 млн рублей) в 2026 году решила платить НДС по общим ставкам. Реализуемые обществом товары облагаются по ставке 22  процента. Допустим, что в I квартале 2026 года оно продаст товаров на сумму 12 200 млн рублей (в том числе НДС 2,2 млн рублей). При этом входящий НДС по ставке 22 процента, который ООО «Матрешка» уплатило в цене аренды торгового зала и при покупке товаров, составил 1,2 млн рублей. Сумма НДС к уплате по итогам I квартала составит 1 млн рублей (2,2 млн – 1,2 млн руб.).

Как вести учет по НДС для розницы

Основой ведения налогового учета по НДС являются два регистра – книга покупок и книга продаж. Порядок их ведения установлен Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

В книге продаж собираются сведения о реализации товаров. Обычно в нее заносятся данные выставленных налогоплательщиком счетов-фактур.

Важной особенностью учета в рознице является то, что основанием для проводок по начислению НДС с продаж служат не отдельные счета-фактуры на каждого покупателя, а консолидированные данные кассовых отчетов при продаже за наличный расчет (п. 7 ст. 168 НК РФ, п. 1, 13 правил ведения книги продаж). Если оплата от покупателей приходит по безналу, то допускается оформлять счет-фактуру в единственном экземпляре по итогам квартала (письмо Минфина РФ от 25.01.2019 № 03-07-11/4320). Даже существует мнение, что вместо счета-фактуры в этом случае можно использовать бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-07-09/66869).

В книге покупок консолидируются данные о входящем налоге, который налогоплательщик уплатил своим контрагентам (при оплате аренды, покупке товаров для перепродажи, оплате услуг и так далее). Данные из книги покупок необходимы для уменьшения подлежащего уплате по итогам налогового периода НДС.

Розничная продажа: как отразить НДС при ставках 5 (7) и 22 процента

Когда налогоплательщик выбирает, какую группу ставок он будет применять, сообщать о своем решение в налоговый орган не требуется (п. 7 письма ФНС РФ от 17.10.2024 № СД-4-3/11815@). Нужную информация фискальный орган получит из налоговой декларации, которую налогоплательщик представит по итогам налогового периода.

Сведения о сумме реализованных товаров (налоговой базе) отражаются налогоплательщиком на листе 3 налоговой декларации по строкам 010–042. Выбор строки зависит от применяемой налогоплательщиком ставки. Сумма реализации, облагаемая по ставке 22 процента, отражается по строке 010, по ставке 10 процентов — по строке 020, по ставке 7 процентов — по строке 021, а по ставке 5 процентов — по строке 022.

В кассовом чеке НДС указывается в обязательном порядке. Контрольно-кассовая техника должна быть настроена на корректное отражение ставки и суммы налога для каждой позиции чека. Информация о НДС из кассовых чеков впоследствии используется для формирования книги продаж и налоговой декларации.

Покупка товаров для перепродажи при ставках 5 (7) и 22 процента

Порядок учета приобретенных товаров зависит от выбранной ставки налога.

При использовании пониженных ставок входной НДС не принимается к вычету и включается в себестоимость товаров. В бухгалтерском учете компания может как отражать входящий налога на счете 19, так и обойтись без его применения. Необходимо закрепить в учетной политике применяемый порядок. Если налогоплательщик применяет УСН с объектом «Доходы минус расходы», уплаченный поставщику НДС учитывается в стоимости приобретенных товаров (пп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ).

При выборе общих ставок налогообложения схема учета меняется. Товар приходуется по стоимости без НДС: Дт 41 Кт 60 — 100 тыс. рублей. Входной налог отражается обособленно: Дт 19 Кт 60 — 22 тыс. рублей. После получения счета-фактуры от поставщика и выполнения прочих условий для вычета НДС принимается к уменьшению задолженности перед бюджетом: Дт 68 Кт 19 — 22 тыс. рублей. Сумма входящего НДС в этом случае налог при УСН не уменьшает.

Какие отчеты сдавать по НДС на УСН

С момента возникновения обязанности по уплате налога на добавленную стоимость, будь то в силу превышения лимита доходов или по иным основаниям, организация на УСН приравнивается к плательщику НДС в части представления отчетности.

Упрощенцы-плательщики НДС, как и организации на общей системе, должны ежеквартально сдавать декларацию по НДС. В декларации отражаются обороты по продажам, суммы начисленного налога, суммы вычетов (если применяются). Для тех, кто работает по ставкам 5  или 7 процентов, форма декларации содержит специальные строки для отражения реализации, облагаемой по пониженным ставкам без вычетов.

Отчетность по НДС сдается только в электронном виде (через оператора ЭДО или по телекоммуникационным каналам связи). Срок ее представления — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Так, подать декларацию за I квартал необходимо до 25 апреля. В то же время торопиться с подачей декларации тоже не стоит. Обязанность по ее представлению возникает у налогоплательщика на следующий день после окончания налогового периода (Определение Верховного Суда РФ от 01.02.2023 № 305-ЭС22-25615). Декларация, которая представлена ранее установленного срока, не имеет юридической силы и не подлежит проверке.

Кроме того, если розничный магазин самостоятельно ввозит в РФ товары из Евразийского союза (Белоруссии, Казахстана Армении или Киргизии), возникает обязанность представить декларацию по косвенному налогу. Ее подают не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем принятия на учет ввезенных из ЕАЭС товаров (п. 20 протокола о взимании косвенных налогов).

Если последний день, когда нужно представить декларацию, выпал на выходной или нерабочий праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день, который следует за ним (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Переход на уплату НДС при УСН в «1С»

Для начала необходимо проверить, используется ли в работе актуальная версия программы, поддерживающая работу с НДС плательщиками УСН.

Если доходы налогоплательщика превысили пороговые значения для освобождения от НДС, система «1С» обратит на это внимание пользователя.

После этого необходимо проанализировать, с какой ставкой налога выгоднее работать. Помочь в этом может встроенный в «1С» калькулятор (сервис «Сравнение режимов налогообложения»). Оптимальная ставка НДС будет подсвечена зеленым маркером. При этом необходимо учитывать, что, указывая необходимое для расчета значение параметра «Предполагаемая сумма НДС к вычету», пользователю необходимо оценить не только сумму, но и реальную возможность подтверждения указанной суммы перед налоговиками (возможность получения надлежащим образом оформленных документов, в том числе счетов-фактур, благонадежность контрагентов). Если впоследствии налоговая снимет заявленный вычет, применение общей ставки, скорее всего, окажется экономически необоснованным.

Далее необходимо установить признак того, что налогоплательщик будет работать с НДС. Сделать это можно в разделе «Настройки налогов и отчетов – Система налогообложения». А во вкладке НДС пользователь выбирает ставку, по которой он будет уплачивать налог.

Поступление товара с НДС в «1С»

Оформление поступления товаров от поставщика в «1С» осуществляется путем создания документа «Поступление» с видом «Товары». Для этого необходимо перейти в раздел «Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)».

Данные шапки документа заполняются на основании полученного от поставщика документа. Далее заполняются поля «Склад» и «Тип склада (розничный магазин)».

В табличную часть документа заносятся данные о приобретенных товарах. Для каждой позиции необходимо указать количество, цену, ставку и сумму НДС, счет учета, а также принимаются ли затраты в расходах по УСН.

В зависимости от выбранной налогоплательщиком ставки НДС входящий налог будет приниматься к вычету (при выполнении установленных НК РФ условий) или включаться в стоимость товара.

Чтобы включить НДС в стоимость товара (при применении пониженной ставки), необходимо перейти во вкладку «НДС в сумме, НДС включен в стоимость», которая расположена под полем «Тип склада», и поставить галочку напротив соответствующей строки.

После проведения документа в «1С» формируются бухгалтерские проводки.

Реализация товара с НДС в «1С»

Для отражения реализации используется отчет о розничных продажах. Он создается из раздела «Продажи». Для розницы выбирается тип отчета «Розничный магазин».

В отчете заполняется шапка, а в табличную часть заносятся данные о реализованных товарах и ставках НДС, которые магазин применил при их продаже.

После проведения документа отчет о розничных продажах система автоматически формирует необходимые бухгалтерские проводки.

Для того чтобы сформировать приходный кассовый ордер создается документ «Поступление наличных».

Сводная справка по розничным продажам в «1С»

Формирование этого документа является одной из регламентных операций при формировании отчетности по НДС. Она формируется по итогам налогового периода.

Найти сводную справку можно:
• в разделе «Отчеты (Отчетность по НДС – НДС – Регламентные операции – Формирование Сводной справки по розничным продажам)»;
• или в разделе «Продажи – Счета-фактуры выданные».

По умолчанию справка формируется на последнее число налогового периода. После нажатия кнопки «Заполнить» в нее автоматически подтягиваются данные из ранее созданных в «1С» документов (отчетов о розничных продажах).

После того как справка создана, в «1С» формируется регистр «Журнал учета счетов-фактур» за соответствующий период, данные из которого будут отражены в книге продаж.