Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Для правильного оформления и обоснования издания приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск необходимо наличие основания. В статье узнаете, в каком случае нужно составлять приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск и как оформить документ.

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Приказ о выплате компенсации отпуска: когда составляют
2. Приказ о выплате компенсации: образец
3. Приказ о выплате компенсации: срок хранения

Приказ о выплате компенсации отпуска: когда составляют

Работники получают денежную компенсацию за неиспользованный оплачиваемый основной или дополнительный отпуск в двух случаях:
• в момент увольнения, если есть основания (ст. 127 ТК РФ).
• при замене части оплачиваемого отпуска (ст. 126 ТК РФ);

При этом в связи с возникновением производственной необходимости работодатель вправе перенести отпуск или его часть по согласованию с сотрудником на следующий год. Отгулять его сотрудник должен не позднее 12 месяцев с момента окончания года, за который этот вид отдыха должен быть предоставлен. Законодательством предусмотрена компенсация за отпуск без увольнения, но при этом:

1. Компенсировать можно только часть, которая превышает 28 календарных дней — это не зависит от того, за какие годы их предоставляют: только за один текущий или сразу за несколько. При этом работодатель должен учитывать существующие ограничения на компенсацию.

2. Инициатива по замене части отпуска компенсацией должна исходить только от сотрудника, а не от работодателя.
Работодатель по собственной инициативе не вправе заменить хотя бы какую-то часть ежегодного отдыха денежной компенсацией, даже когда существует производственная необходимость. Это можно сделать только по инициативе сотрудника (ч. 1 и 2 ст. 126, ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

По общему правилу компенсация за неиспользованные дни отпуска, то есть денежная выплата вместо отдыха, полагается сотруднику только при увольнении. Чтобы получить компенсацию за неиспользованный отпуск, работник должен иметь стаж работы не менее 11 месяцев и не менее 5,5 месяца работы по определенным причинам увольнения. Так, например, если вы проработали 10 месяцев и 16 дней в течение рабочего года, то компенсацию за неиспользованный отпуск надо учитывать в соответствии с общими правилами, округляя трудовой стаж до 11 месяцев.

При расчете компенсации при увольнении учитывают все основные и дополнительные неиспользованные дни отдыха сотрудника за весь период работы в организации (ст. 127 ТК РФ). Выплата компенсации за неиспользованный отпуск не зависит от причины увольнения. Не имеет значения, будет ли сотрудник через определенное время вновь принят на работу в эту же организацию. Чтобы выплатить компенсацию, можно оформить увольнение, а затем повторное трудоустройство, например, через неделю. При таком варианте Трудовым и Налоговым кодексами РФ не предусмотрено, чтобы работодатель давал какие-то объяснения. Кадровые решения компании считаются ее внутренним делом. Если трудовая инспекция все-таки потребует объяснений, можно назвать следующие причины: не удалось принять на вакантное место нового специалиста или сотрудник передумал уходить и решил вновь вернуться. Такой вариант возможен исключительно с согласия работника.

Иногда компенсировать отпуск деньгами можно и тому, кто продолжает работать. Работающий сотрудник сможет получить денежную компенсацию взамен ежегодного отпуска, только когда у него есть право на дополнительный или удлиненный отпуск.

Дело в том, что компенсировать деньгами можно лишь часть времени отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году. То есть в пределах обычного отпуска воспользоваться компенсацией не удастся.

Нельзя компенсировать незаработанные дни отпуска. Право на отпуск работник получает спустя шесть месяцев после трудоустройства (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В этот же момент он вправе обратиться за компенсацией. Но сотрудник рассчитает компенсацию только за заработанные на момент обращения дни отпуска сверх 28 календарных дней (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

При этом ограничение на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлено. Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Заменив компенсацией весь отпуск, а не часть, превышающую 28 календарных дней, работодатель нарушит трудовое законодательство. За это трудовые инспекторы могут оштрафовать и работодателя, и его должностных лиц. Вот какие установлены штрафы:
• от 1 до 5 тыс. рублей – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 30 до 50 тыс. рублей – для организаций.
Это предусмотрено частью 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За повторное правонарушение трудовые инспекторы накажут уже серьезнее – величина штрафов возрастет:
• от 10 до 20 тыс. рублей – для должностных лиц организации и предпринимателей. Штраф для должностных лиц могут заменить дисквалификацией на срок от одного года до трех лет;
• от 50 до 70 тыс. рублей – для организаций.
Такие меры ответственности предусмотрены уже частью 2 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Платить компенсацию вместо основного отпуска до увольнения запрещено. Нельзя заменить дни дополнительного или удлиненного отпуска компенсацией сотрудникам следующих категорий:
• беременным;
• несовершеннолетним, то есть сотрудникам, которые не достигли 18 лет;
• тем, кто занят на тяжелых работах и с вредными условиями труда. Допустимо заменить компенсацией дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда только в части, превышающей 7 календарных дней. При этом порядок, размеры и условия такой замены устанавливают в отраслевых или межотраслевых соглашениях либо в коллективном договоре (ст. 117 ТК РФ).

Такие ограничения установлены в абзаце 3 статьи 126 Трудового кодекса РФ. Отдельные ограничения предусмотрены в отношении сотрудников:
• таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ);
• органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 положения, утвержденного Постановлением ВС РФ от 23.12.1992 № 4202-1);
• других госорганов, если это прямо установлено внутренними приказами или законодательством.

Необходимо учитывать, что если дополнительные дни отдыха, предоставляемые за вредные или опасные условия труда, превышают минимальную установленную продолжительность, например, составляет от 8 календарных дней и более, то эти дни превышения можно заменять денежной компенсацией. Но при этом соответствующий порядок, а также размеры и условия проведения такой замены должны быть установлены в отраслевых или межотраслевых соглашениях, прописаны в коллективном договоре (ч. 3 ст. 126 и ст. 117 ТК РФ).

Платить компенсацию вместо отпуска по своему желанию работодатель не вправе. Сделать это он может только после того, как получит заявление от сотрудника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Выплачивать или нет компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением сотрудника, решает руководство организации. Но такой обязанности у него нет (письмо Минтруда РФ от 25.04.2002 № 966-10).

Если руководитель организации согласен выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, оформляют приказ о выплате компенсации отпуска. Работодатель вправе издать всего один приказ о выплате компенсации, причем как разбивая, так и не разбивая в нем количество дней неиспользованного отпуска на основной и дополнительный. Это пояснил Роструд («Онлайнинспекция.рф», ответ на вопрос от 11.06.2024 № 200783).

При ошибке в расчете компенсации ее надо пересчитать и доплатить (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Иначе могут возникнуть споры с работником. Причем чаще всего сотрудники спорят из-за неправильно посчитанных дней неиспользованного отпуска или указывают, что им не предоставляли дополнительные отпуска, на которые они на самом деле не имели права (Определение Второго кассационного суда от 09.11.2023 № 88-24440/2023).

Также следует помнить, что приказ о выплате компенсации за отпуск, не связанный с увольнением, оформляется только после получения от сотрудника письменного заявления. В документе обязательно указывают основание для выплаты, количество компенсируемых дней, вид отпуска (основной или дополнительный) и период, за который он не был использован. При наличии профсоюзной организации работодателю также рекомендуется согласовать такие выплаты в рамках коллективных договоров или локальных нормативных актов.

Приказ о выплате компенсации: образец

Основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ руководителя организации об увольнении.
Организация может по собственному выбору:
• использовать унифицированную форму приказа № Т-8, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
• применять самостоятельно разработанную форму приказа, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В соответствии с приказом об увольнении бухгалтерия начисляет сотруднику компенсацию и оформляет записку-расчет по форме № Т-61 или по самостоятельно разработанной форме. Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает сотрудник кадровой службы, а оборотную — бухгалтер организации. Для унифицированной формы записки-расчета такой порядок оформления установлен указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Выплату компенсации оформляют расходным кассовым ордером по форме № КО-2. Если же компенсация была начислена одновременно с зарплатой за текущий месяц, то ее можно выплатить по ведомостям формы № Т-53 или № Т-49 вместе с зарплатой. Такие правила установлены в пункте 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Трудовой кодекс не определяет, в какой форме должен быть составлен приказ руководителя о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, не связанной с увольнением, унифицированная форма этого документа также не утверждена. Поэтому приказ можно составить в произвольном виде. В приказе должны быть указаны следующие данные:
• получатель компенсации;
• количество дней отпуска, которые заменяют компенсацией;
• рабочий год, за который работник получит деньги вместо отпуска.

Также в приказе можно дать распоряжение для бухгалтерии произвести расчет компенсации и ее выплату. В Трудовом кодексе не сказано, в какой срок выплачивать компенсацию по заявлению работника. Поэтому руководитель компании может определить эту дату на свое усмотрение. К примеру, установить, что она будет выдана работнику одновременно с зарплатой или отпускными.

Образец приказа о выплате компенсации можете скачать по ссылке.

Приказ о выплате компенсации: срок хранения

Приказ относится к документам по личному составу и регистрируется в журнале вместе с приказом о предоставлении основного отпуска. Обычно срок хранения таких документов составляет 5 лет, но если речь идет о работе во вредных условиях, срок хранения увеличивается до 75 лет.

Также важно учитывать, что срок хранения распространяется не только на приказ, но и на все приложения к нему — расчеты, служебные записки, копии заявлений сотрудников. При проверках трудовой инспекцией или при восстановлении данных по стажу работника эти документы могут потребоваться, поэтому их архивное хранение должно быть организовано в соответствии с правилами делопроизводства.