Пропускной режим: пошаговая инструкция по установлению

Для того чтобы не допустить проход на свою территорию посторонних лиц либо пронос запрещенных предметов, компании устанавливают пропускной режим. Какие действия нужно предпринять, чтобы данный режим был введен законно, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Понятие пропускного режима по закону
2. Изменение в ПВТР
3. Положение о пропускном режиме
4. Извещение работников о пропускном режиме
5. Получение согласия работников на обработку персональных данных
6. Судебная практика

Понятие пропускного режима по закону

Пропускной режим – это порядок, который устанавливает клиент или заказчик. Он не должен противоречить действующему законодательству. Данные о введении режима должны быть доведены до сведения сотрудников и посетителей территории предприятия.

Пропускной режим исключает возможность бесконтрольного входа и выхода, въезда и выезда автомобилей, вноса (ввоза) и выноса (вывоза) имущества на территорию и с территории компании (п. 7 ст. 1.1 Закона РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 № 2487-1).

На практике такой режим может вводиться в отношении всей территории предприятия либо его отдельных корпусов, цехов или помещений.

Кроме того работодатели нередко используют введение пропускного режима в качестве способа учета и контроля рабочего времени персонала.

Контролировать соблюдение пропускного режима могут как работники компании, так и сотрудники охранной организации, с которой заключен соответствующий договор.

Для установления режима необходимо:

• внести соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• разработать специальный локальный нормативный акт, в котором будут прописаны правила работы пропускного режима;
• известить сотрудников о введении режима;
• получить от работников согласие на обработку биометрических персональных данных, если на пропуске будет фотография сотрудника, с помощью которой его личность будут идентифицировать.

Изменение в ПВТР

Перед введением пропускного режима нужно внести соответствующие изменения в ПВТР. В документе нужно, в частности, прописать, что в компании с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим.

Кроме того, необходимо указать, что все работники обязаны его соблюдать. Если режим вводится в отношении не всего персонала фирмы, а отдельных категорий сотрудников, то нужно перечислить такие категории. Также в документе можно сослаться на локальный нормативный акт фирмы, который регулирует пропускной режим.

Внесение правок в ПВТР утверждается приказом руководителя компании. Изменения можно прописать непосредственно в приказе либо разработать новую редакцию Правил и уже ее утвердить. В приказе рекомендуем указать:

• причину внесения изменений в ПВТР, например, прописать, что вводится пропускной режим в целях безопасности сотрудников предприятия;
• дату, с которой будут действовать изменения, в нашем случае – будет введен пропускной режим;
• лиц, которые будут отвечать за ознакомление сотрудников с правками.

Если в компании есть профсоюз, то во избежание спорных ситуаций, поправки к ПВТР нужно принять с учетом его мнения, который предусмотрен ст. 372 ТК РФ. В ч. 1 ст. 190 ТК РФ такой порядок предусмотрен для утверждения ПВТР. Думается, что и изменения к документу должны приниматься аналогичным образом.

Работодатель должен до утверждения изменений в ПВТР направить проект поправок и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз). Тот в свою очередь в течение 5 рабочих дней с момента получения документов направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Если такое мнение содержит предложения по совершенствованию документа, работодатель может согласиться с ним. В противном случае он обязан в течение 3 дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.

Если стороны не достигли компромисса, то разногласия заносят в протокол. После этого работодатель может ввести в действие новую редакцию ПВТР. Профсоюз же в свою очередь может обжаловать документ в государственную инспекцию труда или в суд.

Кроме того он имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

С утвержденными изменениями, которые внесены в ПВТР либо с новой редакцией Правил нужно ознакомить под роспись всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают. Факт ознакомления можно зафиксировать:

• в отдельном документе – в листе ознакомления;
• в журнале ознакомления сотрудников с ЛНА компании.

Положение о пропускном режиме

В положении о пропускном режиме, как правило, прописывают:
• цели и задачи введения режима. Например, контроль входа и выхода персонала и посетителей, исключение несанкционированного проникновения посторонних лиц и предметов на территорию предприятия, обеспечение защиты коммерческих секретов фирмы и так далее;
• на каких объектах вводится режим. Например, вход в административное здание может быть свободным, а чтобы попасть в цеха, где производится продукция, потребуется пропуск;
• категории лиц, подлежащих пропускному режиму;
• лиц, которые ответственны за соблюдение режима: должности работников компании или название охранной фирмы;
• порядок идентификации и контролируемого допуска на территорию компании сотрудников, клиентов, работников фирм-контрагентов;
• порядок выдачи и использования пропусков;
• правила осмотра личных вещей, транспортных средств, въезжающих на территорию предприятия;
• порядок вноса и выноса, ввоза и вывоза материальных ценностей;
• правила фиксации входа и выхода сотрудников в специальных электронных базах;
• правила предоставления сведений из электронной контрольно-пропускной системы: кому, в каких случаях, в какой форме могут быть выданы данные;
• ответственность за нарушение пропускного режима.

Положение о пропускном режиме утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения сотрудников под роспись.

Составить положение поможет наша статья.

Извещение работников о пропускном режиме

Введение пропускного режима не является организационным или технологическим изменением условий труда, поэтому уведомлять сотрудников за 2 месяца как предписывает ст. 74 ТК РФ не требуется. Однако все работники должны быть ознакомлены с положением о пропускном режиме, а также изменениями, внесенными в ПВТР под роспись. В противном случае у них не возникнет обязанности такой режим соблюдать.

Дополнительно можно разместить на информационных стендах объявление о введении пропускного режима. В нем нужно прописать:

• дату введения режима;
• правила получения и использования пропусков;
• лиц, ответственных за выдачу пропусков и соблюдение режима;
• возможные санкции за нарушение требований о входе и выходе на территорию по пропускам.

Получение согласия работников на обработку персональных данных

Фото- и видеоизображение человека, которое используется для установления личности человека, относится к биометрическим персональным данным. А такие данные могут обрабатываться только при наличии письменного согласия человека (п. 1 ст. 11 Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Письма Минцифры России от 17.07.2020 № ОП-П24-070-19433, Роскомнадзора от 10.02.2020 № 08АП-6782). Поэтому, если лица, осуществляющие пропуск сотрудников на территорию предприятия будут сравнивать фото с лицом предъявителя пропуска, то для этого необходимо получить согласие на обработку персональных данных.

Кроме того для работы с личными сведениями граждан в компании должен быть разработан специальный комплект документов. Подробности можно узнать из нашей статьи «Документы по обработке персональных данных».

Компания может:
• составить отдельное согласие на обработку биометрических персональных данных сотрудника;
• включить такое согласие в общее согласие работника на обработку его персональных данных.

В любом случае в документе должна содержаться информация, указанная в ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Это, в частности:
• ФИО, адрес сотрудника, его паспортные данные;
• название или ФИО, адрес оператора (работодателя), получающего согласие на обработку сведений;
• цель обработки информации;
• перечень сведений о гражданине, на обработку которых дается согласие, например, фотоизображение сотрудника;
• название или ФИО, адрес лица, осуществляющего обработку информации по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу. Например, если контролировать проход сотрудников будет сторонняя охранная организация, нужно привести ее данные;
• перечень действий с данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки;
• срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва, если другое правило не установлено законом;
• подпись работника.

За обработку персональных данных без соответствующего письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных ст. 17.13 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, может быть наложен штраф в размере (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

• от 100 до 300 тыс. рублей – на должностных лиц;
• от 300 до 700 тыс. рублей – на юрлицо.

За повторное нарушение штраф будет больше (ч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ):

• от 300 до 500 тыс. рублей – для должностных лиц;
• от 500 тыс. до 1 млн рублей – для ИП;
• от 1 до 1,5 млн рублей – для фирмы.

Судебная практика

Само нарушение правил пропускного режима может стать основанием для наложения дисциплинарного взыскания. Так, положением работодателя о пропускном и внутриобъектовом режиме закреплена обязанность предъявить к осмотру ручную кладь. Сотрудник поставил рюкзак на столик возле турникета, однако открыть его отказался. Свои вещи он предъявил к осмотру только после того как на КПП прибыл мастер. За такое правонарушение сотруднику был объявлен выговор. Он пытался оспорить его в суде, однако все три инстанции встали на сторону работодателя (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 22.12.2025 № 88-22713/2025).

Сведения о прохождении работников через пропускную систему нередко служат доказательствами в суде. Они могут свидетельствовать и в пользу сотрудников и в пользу работодателей. Так, с помощью выгрузки из системы контроля входа и выхода на предприятие суд установил, что сотрудники проходили через пропускную систему контроля в выходные и праздничные дни, а также находились на территории сверхустановленного трудовым договором периода рабочего времени. Работодатель не оплатил такие периоды в установленном порядке, что привело к взысканию с него задолженности по заработной плате (Определение 1-го КСОЮ от 10.03.2026 № 88-6593/2026).

Однако в другом случае суд не посчитал сведения пропускной системы о раннем начале и позднем окончании времени пребывания на рабочем месте доказательством выполнения сотрудником сверхурочной работы (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 08.02.2024 № 88-2951/2024 по делу № 2-886/2023).

Еще в одном случае данные прохода через КПП послужили доказательством отсутствия сотрудника на рабочем месте, что было расценено судом, как нарушение ПВТР, и основание для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.03.2018 по делу № 33-8775/2018).

Однако сведения пропускной системы не всегда являются достаточным доказательством отсутствия сотрудника на рабочем месте. Они должны рассматриваться в совокупности с другими доказательствами. Например, суд с помощью показаний вахтера установил, что в электронной пропускной системе случались сбои, когда данные с пропуска на экране не отображались. Он не признал данные пропускной системы доказательством, подтверждающим отсутствие сотрудника на рабочем месте (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.09.2017 по делу № 33-6873/2017).