Расчет зарплаты по окладу: инструкция

Расчет заработной платы — это задача, требующая точности и строгого соблюдения норм трудового законодательства. Как правильно рассчитать зарплату по окладу, чтобы соблюсти все нормы ТК РФ и не допустить претензий со стороны работников и контролирующих органов, разъясняется в статье с подробной инструкцией, формулами, примерами и разбором различных случаев — от базового начисления до учета премий и северных надбавок.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Что такое оклад
2. Что такое зарплата
3. Что входит в заработную плату
4. Виды выплат работникам
5. Как рассчитать зарплату за месяц: основная и расширенная формулы
6. Расчет зарплаты с премией по окладу: формула, пример
7. Расчет зарплаты с северными надбавками по окладу: формула, пример
8. Как начисляется зарплата по окладу: формула, пример расчета

Что такое оклад

Согласно статье 129 ТК РФ, должностной оклад – это фиксированный размер месячной оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Это ключевая характеристика: оклад представляет собой базовую, голую ставку за труд в рамках установленной нормы рабочего времени за календарный месяц.

Важно подчеркнуть, что оклад – это не зарплата работника в полном объеме. Это лишь одна из ее составных частей, пусть и часто основная.

Обычно размер оклада указывают в штатном расписании. Если работодатель использует унифицированную форму № Т-3, информацию об окладе указывают в столбце № 5. Кроме того, размер оклада обязательно должен быть закреплен в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Формулировка: «Оплата согласно штатному расписанию»  без указания размера оклада является нарушением трудового законодательства и может повлечь риски привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Информацию о размере оклада также указывают в приказе о приеме на работу и в личной карточке работника, если работодатель ведет их.

Оклад служит отправной точкой для расчета множества других выплат: отпускных, больничных, командировочных (которые исчисляются исходя из среднего заработка), а также для начисления компенсационных и стимулирующих надбавок.

Оклад устанавливается работнику исходя из его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества труда. Он не зависит от переменных факторов, таких как объем продаж или количество произведенной продукции (в отличие от сдельных расценок). Работник, полностью отработавший месячную норму рабочего времени (все рабочие дни по производственному календарю) и исполнивший свои трудовые обязанности, вправе получить оклада в полном размере. Если же месяц отработан не полностью (болезнь, отпуск за свой счет и т.д.), оклад пропорционально уменьшается.

Стоит также упомянуть об индексации. Работодатель обязан обеспечивать повышение уровня реального содержания заработной платы, включая оклад, в связи с ростом потребительских цен (ст. 134 ТК РФ). Порядок индексации для коммерческих организаций устанавливается коллективным договором или локальными нормативными актами (например, положением об оплате труда). Игнорирование этого требования может привести к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (письмо Роструда от 19.05.2020 № ПГ/24772-6-1).

Что такое зарплата

Если оклад — это фиксированная базовая ставка, то заработная плата представляет собой совокупность всех выплат, которые работник получает за свой труд.

Согласно статье 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда) включает три ключевых компонента: вознаграждение за труд (оклад или тарифная ставка), компенсационные и стимулирующие выплаты. Таким образом, зарплата — это итоговая сумма, которую сотрудник видит в расчетном листке, включающая не только оклад, но и все предусмотренные законодательством или локальными актами доплаты.

Важная особенность выплаты зарплаты — она должна производиться не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). На практике это реализуется через систему аванса и окончательного расчета. Первая выплата (условно называемая авансом) представляет собой часть зарплаты за первую половину месяца и рассчитывается пропорционально отработанному времени. Вторая выплата (часто называемая зарплатой, хотя правильнее — окончательный расчет) включает всю начисленную за месяц заработную плату за вычетом ранее выплаченного аванса. Например, если работнику начислено 50 тыс. рублей за месяц, а аванс составил 20 тыс. рублей, то при второй выплате он получит 30 тыс. рублей.

В отличие от оклада размер зарплаты может варьироваться от месяца к месяцу даже у одного и того же сотрудника. Например, если работник получил премию, работал в ночное время или выходил на смену в праздничный день, его зарплата увеличится за счет компенсационных и стимулирующих надбавок.

Законодательство устанавливает минимальные гарантии по оплате труда. С первого января 2025 года федеральный МРОТ составляет 22 440 рублей (Федеральный закон от 29.10.2024 № 365-ФЗ). Это минимум, который получит работник, если отработает все рабочие дни и выполнит норму труда. При этом важно помнить: если в регионе действует специальное соглашение о минимальной зарплате (например, в Москве или Санкт-Петербурге), работодатели обязаны ориентироваться на этот повышенный показатель. При этом в расчет берутся все составные части зарплаты, кроме тех выплат, которые не являются вознаграждением за труд (к примеру, материальная помощь). При этом МРОТ должен соблюдаться в отношении всей месячной зарплаты, а не отдельных выплат (аванса или окончательного расчета).

Отдельного внимания заслуживает форма выплаты зарплаты. По общему правилу она должна выдаваться в рублях (ст. 131 ТК РФ). Однако в исключительных случаях допускается натуральная форма, но не более 20 процентов от начисленной суммы и только при добровольном согласии работника. Как правило, сотрудникам выдают производимую организацией продукцию. При этом законом запрещено выдавать в качестве зарплаты алкоголь, наркотики, оружие или иные товары, оборот которых ограничен. Не допускается выдавать зарплату и в виде долговых расписок или купонов.

Что входит в заработную плату

Заработная плата работника представляет собой сложную структуру выплат, регламентированную ст. 129 ТК РФ. Ее принято разделять на три ключевые группы выплат.
Первая и основная группа – это вознаграждение за труд, включающее должностной оклад или тарифную ставку. Данная составляющая является базой для расчета всех остальных выплат.

Вторая значимая группа — компенсационные выплаты. Сюда, в частности, относятся:
• доплаты за работу в особых условиях;
• надбавки за работу в ночные часы;
• оплата сверхурочной работы;
• оплата за труд в выходные и праздники;
• доплаты за совмещение профессий;
• использование собственного имущества работника;
• доплата за работу с гостайной.

Третья группа — стимулирующие выплаты, которые включают:
• различные премии (ежемесячные, квартальные, годовые);
• надбавки стимулирующего характера (за выслугу лет, квалификацию, за наличие ученой степени);
• иные поощрительные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Особое внимание следует уделить тому, что по статье 135 ТК РФ все эти выплаты устанавливаются коллективным договором либо локальными актами организации (например, положением о системе оплаты труда и премировании). При этом работодатель обязан ознакомить работника под подпись с документами, регламентирующими систему оплаты труда.

Виды выплат работникам

Выплаты работникам принято подразделять на постоянные и переменные, а также на обязательные и факультативные.
Постоянные выплаты составляют основу заработной платы и включают:
• оклад (тарифную ставку) — фиксированную сумму за выполнение трудовых обязанностей в нормальных условиях;
• обязательные надбавки: районные коэффициенты (для особых климатических зон), доплаты за вредные условия труда.

Переменные выплаты зависят от различных факторов и могут изменяться:
• премии;
• компенсации за сверхурочную работу;
• оплата работы в ночное время и выходные дни.

С точки зрения периодичности выплаты можно разделить:
• на регулярные (ежемесячные оклады, ежеквартальные премии);
• единовременные (годовые премии, вознаграждения по итогам работы);
• специальные (компенсации при увольнении, выплаты по больничным листам).

Особую категорию составляют гарантийные и компенсационные выплаты, которые не являются вознаграждением за труд, но подлежат обязательной выплате, как то:
• оплата времени простоя;
• командировочные расходы;
• оплата учебных отпусков;
• выходные пособия при увольнении.

Также в компании могут быть предусмотрены и иные выплаты работникам, не входящие в состав заработной платы. Например, материальная помощь по случаю рождения ребенка или смерти родственника, компенсация расходов на проезд или питание, различные социальные выплаты (оплата путевок, обучения), предоставление займов.

Как рассчитать зарплату за месяц: основная и расширенная формулы

Расчет заработной платы по окладу требует понимания нескольких ключевых формул, применяемых в зависимости от конкретных условий работы сотрудника. Рассмотрим основные методики расчета, актуальные на 2025 год.

Базовая формула для расчета зарплаты выглядит следующим образом:

Зарплата = оклад / количество рабочих дней в месяце × количество фактически отработанных дней в месяце.

Отношение количества отработанных дней к общему количеству рабочих дней в месяце по производственному календарю еще называют коэффициентом отработанного времени.

Допустим, сотрудник с окладом 50 тыс. рублей отработал 15 из 22 рабочих дней в месяце. Расчет будет: 50 000 / 22 × 15 = 34 090,91 рубля.

Эта формула применяется, если работнику не положены никакие дополнительные надбавки. Если же они имеются, используют расширенную формулу:

Зарплата = оклад / количество рабочих дней в месяце × количество фактически отработанных дней + компенсационные выплаты + стимулирующие выплаты

Все расчеты должны быть документально подтверждены и отражены в расчетной ведомости (форма № Т-49 или № Т-51), а также в индивидуальных расчетных листках, которые выдают сотрудникам (ст. 136 ТК РФ).

Расчет зарплаты с премией по окладу: формула, пример

В системе оплаты труда многих организаций премиальные выплаты составляют значительную часть дохода сотрудников. В этом случае будет применяться формула:

Зарплата с премией = оклад × коэффициент отработанного времени + премия + дополнительные выплаты.

При расчете премии важно понимать порядок ее расчета. Он устанавливается коллективным договором, внутренним локальным актов работодателя или приказом руководителя:
• премия нередко начисляется в виде процента от премиальной базы. Это может быть месячный оклад или суммы продаж. В этом случае размер премии определяется как произведение премиальной базы на процент премии;
• премия начисляют в фиксированном размере (например, 10 тыс. рублей).

Рассмотрим на примере.
Предположим, оклад сотрудника составляет 65 тыс. рублей. В расчетном месяце сотрудник отработал 18 из 22 рабочих дней. При этом он заключил контракт на сумму 100 тыс. рублей и в соответствии с положением о премировании ему положена премия в размере 10 процентов от этой суммы. Доплаты работнику не положены.  Заплата работника рассчитывается следующим образом: 65 000 х 18/22 + 100 000 х 10 % = 53 181,82 + 10 000 = 54 181,82 рубля.

Расчет зарплаты с северными надбавками по окладу: формула, пример

Для работников районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей установлены районные коэффициенты, которые зависят от конкретной территории (ст. 316 ТК РФ). Также существуют процентные надбавки к зарплате за стаж работы в данных районах или местностях (ст. 317 ТК РФ). Они выплачиваются за работу от 6 месяцев или 1 года на указанных территориях.
Точные размеры коэффициентов, стажа, процентов надбавок нужно искать в нормативно-правовых актах (постановления Правительства РФ, Совмина СССР, Госкомтруда СССР и др.).
Базой для расчета коэффициента и надбавки является фактическая плата за труд. Она включает в себя не только оклад за фактически отработанное время, но и премии, выплаты компенсационного характера, являющиеся частью зарплаты. Более подробная информация представлена в письме Минтруда РФ от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718. На выплаты, которые производятся исходя из среднего заработка, они не начисляются. Это отпускные, больничные, командировочные.

Формула для расчета выглядит следующим образом:
Зарплата с северными надбавками = ФПД х РК + ФПД х ПН, где:

ФПД – фактическая плата за труд;
РК – районный коэффициент;
ПН – процентная надбавка.

Рассмотрим пример расчета.
Работник работает в городе Кызыле Республики Тыва 1 год и 3 месяца. Районный коэффициент – 1,4, процентная надбавка 10 процентов, оклад 70 тыс. рублей. Июль 2025 года отработан полностью. Оклад с районным коэффициентом – 98 тыс. рублей (70 000 х 1,4), северная надбавка – 7 тыс. рублей (70 000 х 10 %).
Зарплата за июль 2025 года с учетом районного коэффициента и надбавки составляет 105 тыс. рублей.

Как начисляется зарплата по окладу: формула, пример расчета

В заключении рассмотрим пример расчета зарплаты исходя из оклада. Напомним, что она рассчитывается по формуле:

Зарплата = оклад / количество рабочих дней в месяце × количество фактически отработанных дней + компенсационные выплаты + стимулирующие выплаты.

Предположим, сотрудник с окладом 50 тыс. рублей отработал за месяц 20 из 22 рабочих дней. Помимо оклада ему начислена доплата за ночные смены 8 тыс. рублей и премия за высокие производственные результаты в размере 10 тыс. рублей.
Зарплата за месяц = 50 000 х 20/22 + 8 000 + 10 000 = 63 454,55 рубля.