Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Такси в служебных целях

Использование такси в служебных целях – распространенное явление. В материале изложено, в каких случаях работодатель возмещает понесенные сотрудником расходы на использование данного вида транспорта, как учитывается сумма компенсации в бухгалтерском и налоговом учете.

Над статьей работали:
редактор: Бурцева Алла

Содержание

  1. В каких случаях возмещаются расходы на такси 
  2. Положение об использовании такси в служебных целях
  3. Чем подтвердить расходы на такси
  4. НДФЛ
  5. Страховые взносы
  6. Налог на прибыль
  7. Бухгалтерский учет

В каких случаях возмещаются расходы на такси

Работодатель должен компенсировать сотруднику расходы на использование такси в связи с исполнением им трудовых обязанностей, если такое возмещение согласовано с руководителем организации или иным уполномоченным лицом (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

Порядок возмещения расходов на такси может быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом организации, например, положением об оплате поездок на такси в служебных целях, положением о разъездном характере работы.

Если регулярные поездки предусмотрены должностными обязанностями работника, например, при разъездном характере работы, то размеры и порядок возмещения ему расходов на такси могут также устанавливаться трудовым договором наряду с порядком возмещения других расходов на служебные поездки (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Расходы на отдельные поездки на такси в случаях, не указанных в локальном нормативном акте, также могут быть возмещены работнику при условии согласования руководителем компании или иным уполномоченным лицом. В этом случае работник также может оформить заявление (служебную записку, отчет) с обоснованием необходимости поездки на такси и приложить к нему документы, подтверждающие фактически понесенные расходы.

Положение об использовании такси в служебных целях

Положение об использовании такси в служебных целях, как правило, содержит:
• случаи, когда работники могут пользоваться услугами такси для выполнения своих должностных обязанностей, например, отсутствие общественного транспорта, перевозка особо важных документов, неисправность служебного автомобиля;
• список работников, имеющих право использовать такси в служебных целях. Это могут быть конкретные лица либо специалисты, занимающие определенные должности или выполняющие определенные виды работ;
• установленные ограничения, например, предельная сумма возмещаемых расходов на такси в месяц, возможность использования определенных тарифов для поездок (эконом, комфорт и так далее);
• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя компании о возмещении расходов на услуги такси, понесенных в служебных целях, с приложением документов, подтверждающих эти расходы;
• сроки предоставления документов и порядок их согласования, например, получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов на такси;
• сроки и порядок выплаты компенсации (наличные деньги из кассы или перечисление их на банковскую карту работника).

Чем подтвердить расходы на такси

Документально подтвердить расходы на проезд на такси работник может заказ-нарядом, чеком ККТ или чеком, сформированным самозанятым (п. 76, пп. «г» п. 82 правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, ст. 14 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

НДФЛ

Компенсация расходов на использование такси для служебных поездок в размере, установленном работодателем (но не выше фактических затрат работника), не облагается НДФЛ, если она выплачивается:
• работникам, чья работа по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или в трудовом договоре (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 19.11.2021 № 03-01-10/93643, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746);
• другим сотрудникам, совершающим периодические или разовые поездки на такси в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, то есть в интересах компании (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 20.03.2017 № 03-04-06/15815, от 14.05.2010 № 03-04-06/1-97).

Для освобождения компенсации от обложения НДФЛ компания должна располагать подтверждающими документами (письма Минфина РФ от 02.05.2024 № 03-04-05/40913, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 20.03.2017 № 03-04-06/15815).

Суммы возмещения расходов работников на услуги такси для проезда из дома до места работы и обратно включают в доходы работников, облагаемые НДФЛ (письма Минфина РФ от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 (п. 1), от 09.11.2020 № 03-01-10/97136).

Что касается обложения НДФЛ стоимости проезда на такси из дома до места работы и обратно, оплаченной за работника организацией, то этот вопрос неоднозначный. Если такая оплата обусловлена производственной необходимостью и невозможностью работника воспользоваться общественным транспортом, дохода, облагаемого НДФЛ, у него не возникает (письмо Минфина РФ от 22.12.2022 № 03-04-07/125960). Вместе с тем ранее Минфин высказывал позицию, по которой при использовании сотрудниками организации такси для проезда от местожительства до работы и обратно, услуги которых оплачены организацией, у них возникает облагаемый доход (письма Минфина РФ от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 06.11.2020 № 03-04-06/96911). В этой связи, чтобы избежать споров, рекомендуем обратиться за разъяснениями в налоговую инспекцию.

Страховые взносы

Если работа сотрудника по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или в трудовом договоре, то выплачиваемая ему компенсация расходов на такси для служебных поездок не облагается всеми видами страховых взносов в размере, установленном работодателем, но не выше фактических затрат работника (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина РФ от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746).

Полагаем, что суммы возмещения расходов на такси для служебных поездок другим категориям сотрудников (если они согласованы работодателем) также не облагаются всеми видами страховых взносов, поскольку они являются компенсационной выплатой, установленной с целью возмещения сотрудникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, то есть в интересах организации (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Для освобождения компенсации от обложения страховыми взносами у работодателя должны быть подтверждающие документы (письма Минфина РФ от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247).

При этом суммы возмещения расходов работников на такси для поездки из дома до места работы и обратно облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 (п. 3), от 09.11.2020 № 03-01-10/97136).

Вопрос обложения страховыми взносами стоимости проезда на такси из дома до места работы и обратно, оплаченной за работника организацией, неоднозначен. Если оплата такси обусловлена производственной необходимостью и отсутствием возможности у работника воспользоваться общественным транспортом, объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минфина РФ от 22.12.2022 № 03-04-07/125960). В то же время ранее Минфин высказывал позицию, по которой суммы расходов организации на оплату такси для сотрудников облагаются страховыми взносами (письма от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 03.12.2020 № 03-04-06/105658). В этой связи, чтобы избежать споров, рекомендуем обратиться за разъяснениями в налоговую инспекцию.

Налог на прибыль

При возмещении расходов на такси сотруднику с разъездным характером работы, компенсации в размере, определяемом коллективным договором (локальным нормативным актом, трудовым договором, соглашением) и не превышающем фактические затраты работника, включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439, от 19.11.2021 № 03-01-10/93643).

Если поездка не связана с выполнением работ, оказанием услуг, производством и реализацией продукции, продажей товаров, сумму компенсации относят к внереализационным расходам, например, судебные издержки, когда поездка работника на такси связана с участием в суде (пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если работа сотрудника не связана с постоянными разъездами, но он совершает периодические или разовые поездки на такси в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, то компенсацию его затрат также можно учесть в составе прочих или внереализационных расходов. Поездки должны быть согласованы с работодателем, а произведенные затраты – отвечать общим требованиям для признания расходов (ч. 2 ст. 164 ТК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина РФ от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Расход признают на дату, на которую у организации возникает обязанность компенсировать работнику понесенные затраты согласно трудовому либо коллективному договору или принятому в организации локальному нормативному акту (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Для подтверждения расходов и их экономического обоснования используют документы, из которых следует производственный (служебный) характер поездки, а также размер произведенной оплаты, в частности (п. 1 ст. 252 НК РФ):
• документ, устанавливающий порядок компенсации расходов работника на использование такси в служебных целях (локальный нормативный акт, трудовой или коллективный договор и так далее);
• документ, предоставляемый сотрудником для получения компенсации (заявление, служебная записка, отчет);
• документ, подтверждающий размер понесенных работником расходов на такси;
• бухгалтерскую справку-расчет с определением суммы возмещения (при необходимости).

Суммы возмещения расходов работников на такси для поездки из дома до места работы и обратно (оплаты этих услуг организацией) в общем случае нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ). Из разъяснений Минфина можно сделать вывод, что исключением из данного правила является ситуация, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно понесены организацией в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются частью системы оплаты труда в этой организации (письма Минфина РФ от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239 (п. 2), от 24.11.2020 № 03-04-06/102170 (п. 2), от 06.11.2020 № 03-04-06/96911 (п. 2)). В этом случае соответствующие расходы организации можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что они обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичные разъяснения даны Минфином в отношении ситуации, когда работники пользуются услугами такси для служебных поездок (встречи с клиентами), а организация возмещает им уплаченные суммы (письмо Минфина РФ от 20.11.2024 № 03-03-06/1/116860).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете сумму компенсации затрат работника на такси включают:
• в расходы по обычным видам деятельности, если сотрудник использовал такси для служебных поездок в рамках обычной деятельности организации, например, в связи с выполнением работ, оказанием услуг, продажей товаров (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
• в прочие расходы – в иных случаях (п. 4 ПБУ 10/99). К примеру, к прочим расходам относят сумму возмещения стоимости поездки работнику-юристу, воспользовавшемуся услугами такси для поездки в суд на очередное судебное заседание, поскольку после предыдущего судебного заседания он не успевал добраться на общественном транспорте.

Расход признают в том периоде, в котором у компании возникает обязанность компенсировать затраты работнику согласно трудовому либо коллективному договору или принятому в организации локальному нормативному акту (пп. 16, 18 ПБУ 10/99).

                    ТАБЛИЦА: «Бухгалтерские записи по учету компенсации расходов работника на такси в служебных целях» 

Операция

Дебет

Кредит

Начислена компенсация расходов работника на такси 20 (26, 44, 91-2) 73
Выплачена работнику компенсация расходов на такси 73 50 (51)

 

эту статью еще не обсуждали
Вы можете оставить первый комментарий

Авторизуйтесь, чтобы оставлять комментарии

Нет аккаунта? Зарегистрируйтесь