Ответ:
Вам необходимо оформить новую трудовую книжку, а работнику необходимо обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Если бывший работодатель прекратил свою деятельность или с работником уже оформлен трудовой договор и он приступил к выполнению своих трудовых обязанностей, то с заявлением о выдаче дубликата и документами, подтверждающими факт трудовой деятельности в других организациях работник может обратиться к вам. При этом представленная трудовая книжка неустановленного образца не является документом, подтверждающим трудовой стаж, т.е. только на ее основании нельзя оформить дубликат, она может только сориентировать: где, когда и сколько работал работник.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Форма и порядок ведения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 88 ТК РФ, п.1 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Трудовые книжки установленного образца действовавшего до 1 января 2004 года действительны и обмену не подлежат.
Дубликат оформляется работодателем по последнему месту работы в случае утраты работником трудовой книжки на основании документов, подтверждающих общий и непрерывный стаж работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении по последнему месту работы. Перечень таких документов законодательством не установлен. Это могут быть трудовые договора, копии (выписки) приказов о приеме на работу и увольнении, справки от бывших работодателей, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица и т.п.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п.7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА
