Приказ о переводе на дистанционную работу

Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ):
1) работа осуществляется вне места нахождения рабочего места, предоставленного нанимателем;
2) для работы используется Интернет.

Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же (ст. 312.1 ТК РФ).

Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной (в течение срока действия договора) либо не на постоянной основе.

Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА). Это допускается в ситуациях, предусмотренных ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (ч. 1—3 ст. 312.9 ТК РФ).

Поговорим о преимуществах дистанционной работы для работодателя.

Первое — это экономическая выгода.
Поскольку не нужно организовывать работнику рабочее место, у работодателя снижаются расходы на аренду помещения и коммунальные расходы. Также снижаются другие офисные расходы: на бумагу, чай, кофе, печенье, туалетные принадлежности.
Даже если нельзя полностью отказаться от работы в офисе, можно создать офисы с рабочими местами, которые в течение дня поочередно используют сразу несколько работников.
Кроме того, на дистанционке у работодателя нет столько обязанностей по соблюдению правил охраны труда, сколько при работе в офисе.

Вторая выгода состоит в улучшении производительности и эффективности труда.
В рамках дистанционной работы отношения между работником и работодателем становятся формальнее и конструктивнее, работники не отвлекаются на ненужные разговоры с коллегами, снижается также конфликтность.

Третье: в удаленном режиме сотрудник не тратит время на дорогу до места работы. Если работодатель обычно компенсирует транспортные расходы работников или самостоятельно организует их транспортировку, то на удаленном режиме получится неплохо сэкономить.
Снижается скорость распространения инфекции среди работников компании или сводится к нулю во время удаленного режима, что немаловажно во время вспышек коронавируса .

Для приема соискателя сразу на дистанционную работу работодателю необходимо, в частности:
1) получить от него обязательные документы (ст. 65 ТК РФ);
2) ознакомить с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);
5) по желанию работника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1);
6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Перевод работников на дистанционный труд — это изменение характера и режима труда. Зарплата должна остаться той же при тех же нормативах труда. Если работник трудится полное время и выполняет объем работы, оснований для снижения зарплаты нет (письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

Заботиться об охране труда на своем фактическом месте работы дистанционный сотрудник должен в основном самостоятельно (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.7 ТК РФ).

Об особенностях перевода уже принятых сотрудников на удаленку мы расскажем ниже. В остальном порядок приема на работу не отличается от общих правил.

Перед тем как оформлять приказ о дистанционной работе, нужно оформить другие документы.

Порядок немного отличается в зависимости от того, переводится ли на дистанционную работу уже принятый работник или оформляется новый. Начнем с ситуации, когда принимается новый сотрудник.

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить с кандидатом, который будет работать вне офиса. При этом работа должна осуществляться через Интернет. Необязательно, чтобы работник работал лишь из дома, он может делать в любом месте, где есть доступ к Сети. Этим дистанционные сотрудники отличаются от надомников, которые трудятся только у себя дома и используют преимущественно материалы и инструменты, а не Интернет. Трудовой договор или дополнительное соглашение о дистанционной работе разрешается заключать путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Приказ о приеме нового сотрудника сразу на дистанционное место оформляется аналогично приему обычных сотрудников. Для этого лучше всего использовать форму № Т-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Документ оформляется только после подписания трудового договора. В приказе должно быть указано, что сотрудник работает дистанционно (ч. 1 ст. 68, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

С работниками, которых надо временно перевести на удаленку, ситуация проще. С 2021 года для временного перевода на удаленку в связи с коронавирусом заключать допсоглашения к трудовым договорам не нужно, согласие работников на перевод не требуется. Издайте ЛНА, например, положение о временном переводе на дистанционную работу. Укажите в нем причину и срок перевода, список переводимых работников, порядок обеспечения их необходимым оборудованием и другие правила организации труда на удаленке. Ознакомьте с ним работников (ст. 312.9 ТК РФ).
Приказ о переводе на дистанционный способ труда теперь издавать необязательно. Однако количество и перечень удаленных работников может меняться. Поэтому удобно поступить так. В положении о переводе на удаленку написать, что список конкретных работников и все изменения к нему утверждаются приказом руководителя и знакомить с приказами следует только указанных в них работников. В связи с переводом на удаленную работу оклады работников не уменьшайте, запись о переводе в трудовых книжках не делайте, СЗВ-ТД не подавайте (ст. 312.5 ТК РФ).

Форма приказа не утверждена государством, поэтому составьте документ по собственной форме или воспользуйтесь нашими образцами (представлены ниже). В приказе укажите:
1) основание перевода (указ мэра, президента);
2) срок перевода (может быть указано, что перевод осуществляется до окончания угрозы эпидемии);
3) обеспечиваются ли удаленные сотрудники за счет компании необходимыми для выполнения ими трудовой функции приспособлениями (оборудованием, программно-техническими средствами, устройствами защиты информации);
4) ответственного за выдачу работникам оборудования;
5) режим рабочего дня (не забудьте, что удаленные сотрудники имеет право на обед, как и работники в офисе);
6) как работники осуществляют взаимодействие с другими сотрудниками и с непосредственным руководителем (корпоративная электронная почта, мессенджеры, скайп, зум, телефон).

При прекращении удаленного режима издайте соответствующий приказ и ознакомьте с ним работников. Дополнительное соглашение об отмене перевода на удаленку нужно, только если вы оформили перевод работника на этот режим труда допсоглашением к трудовому договору (ст. 312.1 ТК РФ).

Образцы приказов представлены ниже.

Скачайте пример приказа о переводе работников на удаленный режим работы:

Приказ о переводе на временную дистанционную работу

Когда необходимость в удаленном режиме работы отпала, можно издать соответствующий приказ:

Приказ об отмене дистанционной работы

Иногда удаленный режим нужно продлить. Это оформляется приказом свободной формы:

Приказ о продлении дистанционной работы